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2012年7月1日起实施的《党政机关公文处理工作条例》(以
下简称《条例》)规定,“纪要。适用于记载会议主要情况和议
定事项”。《条例》非常明确地规定了纪要的适用范围,虽然其
名称中去掉了“会议”两字,但仍然是会议的专用文种,用于对
会议的主要情况和议定事项进行记载。
可以用来对会议进行记载的还有另外一个文种——会议记录
。会议记录是对会议的实录,它与纪要的区别从“记”与“纪
”两个字的不同上就可以看出。“记”的本义是“录事、记录
”,而“纪”的本义是“别丝”,即理出丝绪。两个字的不同
,提示着会议记录与纪要有明显区别。
首先,会议记录是一种实录,是用文字对会议整个过程的记
录,理论上应该是有闻必录,完全客观真实地以文字反映会议过
程。而纪要是择要而记,不追求全面完整,而是以对要点的准确
抓取为目的。其次,从完成时间上看,会议记录一般在会上完成
,与会议同步,会议结束,会议记录完成;纪要则一般在会后完
成,要求其与会议同步是不现实的,因为它必须经过后期的加工
整理。最后,从二者的功能和归宿上来看,会议记录作为会议的
实录,一般不对外公开,在现实功能发挥之后,则会转化为档案
备查,备查是其主要功能;而纪要则主要用于传达会议精神或贯
彻会议决定,现实功能比较明显,当然最后也会转化为档案。会
议记录与纪要虽然有区别,但也有联系,这主要体现在形成纪要
的过程中。纪要在形成时的一个很重要的原始材料就是会议记录
,纪要的形成离不开会议记录,会议记录是形成纪要的素材,而
纪要是会议记录的高级形式。
纪要是法定公文中比较常用的种类,不仅要了解其基本写作
要求,还要把握其写作技法。下面从择要之法和语句选择两个方
面来谈谈纪要写作的特殊技法。
一、择要之法
纪要的主体部分须择要而记,具体的写作方法包括概述法、
发言摘要法和归纳法三种。在上述三种写法中,以概述法使用最
为普遍,也最简单,只要将会议的基本情况概括出来即可,因此
它常常用于一般会议或小型会议。发言摘要法和归纳法常常用于
重要会议、大型会议或内容相对复杂的会议,尽管基本写法容易
掌握,但要真正用好这种写法,还是有一定难度的,对写作者的
要求也较高,特别是概括要点这一过程。下面结合一篇案例进行
说明。
XX集团公司人事行政部会议记录
会议时间:20XX年8月19日
会议地点:集团公司大会议室
与会人员:集团及各分子公司人事行政部全体员工
会议主题:下半年工作部署
×××:
介绍在座的每一位同事及其负责的工作。
下半年人力资源工作重点:
(1)下月开始推行新的绩效考核制度,下周四前提交各个公
司的岗位职责。
(2)完善人才招募渠道:加强与应届优秀毕业生和在校优秀
大学生的联系,重视技术工人的育与留的工作,采用多方式多渠
道招聘更多的优秀人才,特别是港务公司的网架人才。
(3)完善员工内部档案管理工作。全面了解公司所在地的政
策和相关法律法规等,包括合同签定,社保缴纳,用工规定,员
工档案的具体要求(特别是港务公司)。部门经理及以上的员工
档案在集团公司备份,部门经理以下的员工档案由各分子公司留
存。
培训:
(1)各分子公司根据集团公司培训制度总则建立自己完善的
培训制度,特别是新员工的入职培训,要高速高效地把他们培养
成公司的人才,尤其是销售人才,因为在一线的销售员工是公司
整体形象的体现,对他们的培训要及时。
(2)加强培训后的跟踪工作。对培训后的效果及时反馈,与
被培训人员及其主管及时沟通,以便随后跟进培训内容,给出有
效的培训规划。
对外宣传:
目前公司的对外宣传有两块:(1)集团月报,希望每一位员
工都踊跃参与,特别是一线的员工。各分子公司人事行政部门要
引起重视。(2)集团网站,新开分子公司设立新的网页。
公司活动的组织和员工福利:
在杭男员工组织盈都篮球队,女员工组织其他娱乐活动。
员工生日形式多样化,公司的关怀体现在具体的工作细节中
,各分子公司可以有不同的方式:如举办生日会,发放由部门主
管写的贺卡等等。
加强工作交流:
(1)通讯录每月31日更新后传至集团。
(2)每月2日前提供上月入职新员工情况、员工离职情况和
上月培训总结。
(3)每月25日前提交下月培训计划和下月招聘计划。
纪要就是择要而记,因此“择要”就成为纪要写作的关键
,特别是在采用发言摘要法和归纳法进行写作时,如果不知何为
“要”,不知如何“择要”,纪要写作几乎是不可能完成的。那
么,到底应该如何择要?
(一)从客体角度看,首先要明确何为“要”的问题。何为
“要”?这不可一概而论,一般要结合会议类型、发言者的表达
特点等进行分析。通常情况下,会议类型不同、会议内容不同
,会议涉及的问题不同,同时会议的目标也不同,所谓的“要
”也不同。例如,如果是部署工作类的会议,通常会议是以工作
任务的部署和安排为主要内容,目标是将工作任务分派出去,使
工作任务准时准点、保质保量地完成。对于这样的会议,任务的
分派是重点,因此关于工作任务是什么、由谁来做、怎样做、什
么时间完成、具体要求等就是“要”。如上面案例中对外宣传工
作中集团网站工作涉及的“做什么”“谁来做”的问题,在会议
记录中非常明确,就是要求集团分公司和子公司都要在集团网站
设立新的网页,这就是“要”。再如“下月开始推行新的绩效考
核制度,下周四前提交各个公司的岗位职责”,这项内容有明确
的时间节点“下月”“下周四”,这涉及什么时间完成,这样的
内容也是“要”。如果是讨论研究工作的会议,通常会议是以与
会人员谈看法、谈意见为主要内容,大家各抒己见、畅所欲言
,目标是形成一致意见,确定问题的解决方法。对于这样的会议
,最终达成的意见、形成的决议是重点,研讨中每位与会人员的
发言内容、会议形成的决议均可视为“要”,而每一位发言者的
发言内容,则需要以其发言的落脚点为“要”,至于前面的开场
、铺垫则不属于“要”。因为每个人讲话的特点不同,有些人喜
欢一针见血、直奔主题,这样的发言通常“要”非常明显;而有
些人则喜好旁征博引、从外围突击,在判断是不是“要”时,就
要拨开云雾,找出其发言的本意。最后要补充说明一点,会议最
终形成的决定、决议或其他成果形式,无论从哪个角度看都应是
“要”,有时甚至要一字不差地写入纪要。
(二)从主体角度看,还有一个如何择的问题。了解了什么
是“要”,还要会择要,要了解择要的基本方法。从大的方面说
,不论何种会议,择要时首先要摸清会议精神和会议主题,要围
绕着会议精神和会议主题来“择”。一次大型或重要的会议,从
会前的策划、会议筹备开始,首先要确定的就是会议的主题,它
是会议是否需要召开、围绕什么召开以及如何召开的出发点,同
时也是这次会议的落脚点,会议主题的实现是会议召开的意义所
在。因此,在择要时可以从会议主题入手进行思考,凡是与主题
紧密相关的材料就可以择来,与主题关系不紧密的就可以不择。
获得会议主题的方法有多种,如果写作者全程参与了会议准备和
召开的过程,则在参与的过程中对这个问题早有认识,即使没能
全程参与,写作者也可以从对会议相关文件的阅读中获知会议主
题。这里所说的会议文件有很多,除了会议记录,还有会议策划
方案、会议筹备方案等,这些文件都会体现会议的主题,只要写
作者认真去读、去思考,都很容易摸清。会议精神与会议主题稍
有区别,相比之下显得更虚,不好捉摸,但一次会议下来,与会
人员总会形成一些共识性的东西,只要参与会议,认真研读会议
形成的材料,摸清会议精神也不成问题。如上述案例中,会议记
录非常鲜明地体现了会议主题——部署下半年工作,择要时就要
围绕下半年工作来进行。
(三)从细节上说,“择”的问题还涉及发言者,包括发言
者的角色、职责以及发言的思路。首先,要根据发言者的角色来
择要。角色不同,在会议中的任务不同,发言的角度就不同,这
直接决定着其发言的目的和侧重点。例如讨论型会议主持人的发
言通常是为了抛砖引玉,将问题提出,所以提出要讨论的问题以
及说明解决问题的重要意义通常是其发言的侧重点;而如果发言
者是一般与会人员,则其发言的目的是提出自己对这一问题的看
法,侧重对解决该问题提出自己的建议。因此,在择要时对于主
持人这个角