机关干部如何在学习中提升文字表达能力 毛主席曾经说过：“干革命不仅靠枪杆子，还要靠笔杆子”。小平同志也曾说：“实现领导最 广泛的方法是用笔杆子”。对于机关干部特别是我们省直机关干部，手中的笔杆子就是我们的枪杆子 。从“学、研、读”活动到这次的能力素质培训，X主任到任后一直非常重视抓省直机关的增智强能 ，多次利用会议、谈心等时机，为大家传授经验、梳理思路、确立目标，尤其对表单位领导的指示要 求、对照机关岗位需要，突出强调了践行“三好”、争当“五手”的目标要求，鲜明标定了省直机关 干部应有的样子，为每名同志明确了努力方向。 作为省直机关干部，要想“出好注意、写好文章、办好事情”、成为“政策好手、谋划强手、 文字高手、办事能手、应急快手”，必须练好材料写作这个基本功，才能确保以文辅政的职能作用有 效发挥。所谓写作能力，实际泛指以文字形式，把理论、观点、政策、规定、指示、要求、经验、做 法或事实展现给他人的能力，是一个人理论修养、认识能力、实践经验、文字水平等素质的综合体现 。写作的过程，实际也是训练和提高综合素质的过程，大家要重视写作，敬畏写作，绝不能看单了、 看浅了、看偏了。关于如何提升文字表达能力、写好文字材料，同志们当中不乏真正的材料高手，既 有厚实的理论素养，也有扎实的文字功底，更有实战实践的经验，都是我们学习的榜样。今天，我主 要结合工作体会，围绕公文写作的基本流程、基本要求、易犯毛病和方法途径四个方面，同大家交流 一些粗浅认识，不妥之处请大家批评指正。 一、掌握科学方法 熟悉拟稿基本流程国学大师王国维说过：“为文如造屋”。写文章和造房子一样，必须讲究章 法，按照基本流程实施。盖房子如果不管用途，不预先准备材料、设计图纸、确定结构样式，只管下 脚砌墙，砌多高算多高，感觉不够就再加一层，势必很难造出布局合理、令人满意的房子。同样道理 ，写文章如果主旨不明、提笔就写，思路不清、无序堆积，结果只能是杂乱无章、形神俱散。我觉得 ，大到领导的汇报、报告、讲话，小到一篇要讯、新闻、主持词，都有一个“准备－起草－送审－定 稿”的基本流程，只有按照基本流程走，才能把文字材料写好。 （一）准备——准备工作要充分。写材料最忌讳的，就是一受领任务，拿起笔就写。这是初学 者常犯的错误，本想尽快完成，但往往适得其反，枉费时间和功夫。以起草汇报材料为例，动笔前至 少要做好以下准备工作：①明确具体要求。要了解上级指示和通知精神，掌握有关要求，明确汇报什 么工作？是哪一个时间段的工作？需要汇报多长时间？完成起草材料的时限？等等。②领会上级意图 。如果给领导起草汇报材料，还应主动征求领导的意见（如果是写自己的汇报，建议也征询一下直接 领导的意见），看看领导对汇报材料有哪些具体要求。③收集资料素材。写文章有料没料是不一样的 。如果平时有备无患，一篇文章构思好了，就可以是直接施工；如果准备不足、库存不够，还得临阵 磨枪、急用现找。收集资料素材，不是单纯的将业务工作、事实数据、事理佐证等材料收集储备起来 ，还要认真检验、精心选择和适当加工。比如，对引文进行核对，对数据进行统计，对别人的观点进 行改造，等等。实践证明，“磨刀不误砍柴功”，在时间、条件允许的情况下，建议大家花尽可能多 的时间做准备，免受因仓促上阵可能导致的“推倒重来”之苦。 （二）起草－－基本环节要走实。准备工作做好后，就要转入施工阶段。要认真把握好以下几 个环节：①理清思路，拟定提纲。受领拟稿任务后，第一件要做的事情就是理思路。理思路的过程 ，既是对材料主题进行研究、思考、深化的过程，也是对材料的框架结构进行权衡设计使之条理化的 过程。列出提纲，就是要提炼出写作的标题，包括一级、二级、甚至三级以上的标题。这一过程，就 好比艺术家作画，先勾画出人的轮廓，然后再按照头、胸、腹、腿、脚一步步画下去，这样，既不会 走样、跑题，也有利于集中精力分段完成，既可减轻写作压力，又能增加写作信心。②精心选材，对 号入座。提纲拟定后，接下来的工作就是，把收集好的资料素材放在相应的框架内。当然，不能不加 选择地一股脑都放，还必须精心挑选，把最合适、最典型、最能体现效果的素材挑出来，否则，材料 就会堆砌；对于表达含义、体现效果几乎相同的事例、数据，要舍得“忍痛割爱”（具体要求后面再 讲）。另外，素材选定后，一定要把握整体效果，用过度语言衔接好，确保文字材料语句通顺、合乎 逻辑。③严谨细致，反复修改。文章不厌千遍改。好文章是改出来的、推敲出来的。鲁迅先生也说 ：“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。宁可将可作小说的材料缩成 速写，决不将速写材料拉成小说。”所以，初稿形成后，如果时间允许，还需要有一点吃苦的精神 ，要甘于加班、熬夜认真修改，这是提高材料质量的关键一环，同时也体现了对自己，对领导，对组 织高度负责的精神。一要反复推敲。要力求达到语言表述准确、恰当、新颖。准确，就是确保文中用 词用语、立场观点等准确明晰，与上级精神、法规文件等保持一致；恰当，就是标题与内容要对得上 ；新颖，就是尽量避免陈词滥调，给人庸俗之感。二是要反复核实。运用的材料要真实，不要有出入 ；列举的数据要准确，不能有差错（当领导提出疑问时，要做到心中有数、胸有成竹）。三是要反复 校对。不要出现错别字和用错标点符号，否则，写得最好，效果都会大打折扣！ （三）送审－－材料送审要及时。起草材料要有非常严格的时间观念，必须打好提前量，如果 一直拖到时间后墙才将材料送审，领导就没有时间审阅，势必会耽误时间、影响工作。一定不能有 “时间到、任务完”“行不行就这样了”的侥幸心理和懈怠情绪，否则，不仅工作没有成效，还会在 领导心目中印象大打折扣。如果是遇有临时性紧急任务时，材料形成后，必须要在第一时间送审，哪 怕是深夜完稿，也要放在领导第二天一早就能看到的醒目位置；必要时，甚至还要敲门报告，打断领 导休息，确保不影响后续工作推进。 （四）定稿－一打印装订要精细。俗话说，编筐编楼、重在收口。这个环节看似简单，却最容 易出纰漏，最终导致工作白干、辛苦白费。具体讲，就是要认真装订、反复检查，杜绝缺页、顺序颠 倒，避免万一领导没时间看，汇报的时候出洋相。 二、扭住关键要点 遵循写作基本要求机关文字材料写作的共性要求很多，具体可以概括为“四性”，即准确性、 简明性、时效性和生动性。其中，准确是就内容讲的，简明是就形式讲的，时效是就时间讲的，生动 是就表达效果讲的。 一是准确性。机关工作传递的信息、表述的内容必须准确无误、分寸恰当，不能模棱两可、含 糊其辞，不能主观臆断，更不能随便裁剪实施、编造数据。文稿中阐述的观点、运用的材料、摆的事 实、提的问题、出的主意，必须符合党、国家和军队的大政方针，符合上级的指示精神，符合单位领 导的意图和机关领导的安排，符合单位实际情况和工作特点规律。准确性既是技术性要求，也是作风 方面的要求。周主任在部门年终总结会议上就对大家提出了“严、准、实、正”的要求。我理解，除 了“准”字直接讲准确性外，“严“实”“正”也跟准确有关。没有严谨细致的工作作风，工作就容 易出差错，掌握的情况就容易失真。为提高表达的准确性，一是要熟悉有关方针政策、条令条例、法 规制度和上级指示要求，准确理解其精神实质；二是要搞清事实，并据实表达；三是要熟练掌握表达 技能，准确用语、恰当修饰；四是要有严谨细致、实事求是的作风，不主观臆断、妄下结论，不随意 拼凑、移花接木，不为迎合取悦而歪曲事实、弄虚作假。实践证明，公文写作中的差错，不仅有损文 件和材料的质量，而且有损领导机关的形象，对工作指导产生负面影响。要把准确作为公文写作的生 命线，树立“标准第一”的意识，认真，认真，再认真。尤其要在以下几个方面严格把关：①倡导或 反对的东西，要符合党的路线方针政策和军队条令条例及各项制度规定，不能因局部利益而损害全局 利益，不借口创造性地开展工作而搞“上有政策、下有对策”。②引用习主席的论述和部委省委的指 示，要对照原文，防止间接转引、“以讹传讹”；引用古人的文章、诗词、名言、警句，要认真核对 ，防止张冠李戴。③评价一个单位、一项工作，要中肯贴切、一分为二、留有余地，不要把话说得太 满，防止片面性、绝对化、走极端。例如，对先进典型，不能一俊遮百丑，任意拔高；对发生案件、 事故的单位，不能全盘否定，等等。④运用事例、数据要准确无误。对“第二手资料”要认真核实 ，对揭露性、批评性素材要搞得很准，引用反面事例、数据，要格外慎重，决不能与事实有出入。 ⑤对专业性很强或自己不大熟悉的事例和数据，要认真核查、虚心请教，必要时请专业人员把关，不 能凭想当然落笔。二是简明性。语言表达的简明性，是指表达要简洁、明确，使对方方便理解材料所 表达的内容。简洁，即文字篇幅简短，用语简练；明确，即主旨鲜明，层次分明，结构完整，表意确 切。要做到简明，一方面要熟悉所表达的事物。任何人都不可能把自己不懂的东西告诉别人，真知、 真懂、真会是简明表达的前提和关键，也就是通常所说的“功夫在诗外”。刻意在表达技巧上下功夫 ，可能效果不佳；下功夫把事物的来龙去脉、主干层次、细枝末节搞清楚，表达起来就不那么困难了 。另一方面要搞清内在联系和逻辑结构。这样才能抓住主旨，突出主线，分清层次，做到主题突出、 层次清楚，环环紧扣、前后照应。对事物了解不深不透，就很难看清楚、讲明白。有的同志写材料拉 拉杂杂、含糊其辞，抓不住要领，让人“不听还倒好，越听越糊涂”，一个重要原因就是对所表达的 事物缺乏深入的分析研究。所以，想综合，综合不起来；想概括，不知道怎么概括；理不清主线，抓 不住本质，得不出正确的结论。 三是时效性。通常情况下，机关文字材料都具有时间紧、要求高的特点。如果说质量指标是弹 性指标的话，时间指标则是刚性指标，提高文字材料质量没有止境，但完成材料的最后时限是没有任 何商量的余地，不误事是“底线”。当然，讲时效也不能“萝卜快了不洗泥”。有的同志受领写作任 务后交活倒是挺快，但质量太差，连修改的基础也没有，反倒耽误很多时间，导致后面工作十分被动 。写作的时效性来于平时的刻苦训练和持续积累。要想写得快，至少要从三个方面下功夫。一是要苦 练基本功。很多时候不是大家不想快，而是想快快不起来。问题在于功力不够。要坚持主动锻炼，不 放弃每次实践机会，在勤学苦练、多写多思中积攒写作的本钱。具备了过硬的写作基本功，材料要求 再高再急也能应付。二是要增强预见性。对单位工作的中心重心、阶段性重点、倾向性问题以及单位 领导关注的问题，要主动思考、有所预见。否则，任务来了就会感到突然，工作就会被动。没有预见 性和主动性，既不会有高质量，更不会有高效率。要学会预见工作进程，预先占有资料、掌握情况 ，基础数据要烂熟于心，新的情况要随时掌握、随时更新、不断积累，以便用时随手可取。三是要砥 砺好作风。一有任务要迅速作出反应，立即进入情况，争分夺秒、加班加点、保质保量地争取提前完 成任务。所有工作往前赶，为后面的修改甚至返工留有余地。切记：要为领导的修改审定预留时间 ，以免修改量太大，超过了规定时限。 四是生动性。这里所说的生动，不是说把公文写得向文学作品那样生动有趣，而是指文字材料 的语言不要那么机械、呆板，不要陈词滥调、老生常谈，不要居高临下，板着面孔说话，不要千篇一 律，像一个模子“克隆”出来的。机关文字材料追求的生动，是在规范化的基础上的生动，准确性基 础上的生动，并不是把公文写得像散文。我们常常讲要杜绝“文山会海”，而语言生硬、机械呆板的 公文语言和言之无物、内容空泛的各种讲话，就容易加深各级对“文山会海”的反感。官话，空话 ，套话，废话，阅读这样的文字味同嚼蜡、苦不堪言，效果可想而知。增强材料的生动性，一是起好 标题。标题是文章的眼睛，可传出内在之“神”。有一个鲜明、生动、形象的标题，不用看内容，材 料就“出彩”不少。文字材料的二级标题可长可短，样式各异、变化多端，对材料的生动性影响很大 ，要在标题的提炼和推敲上多下些功夫。二是选好素材。要增强文章的活力，精选素材至关重要。光 有思想，没有素材，必然空洞；只有素材的堆积，没有观点统领，则会显得臃肿杂乱。写作前要筛选 那些最能说明主题、阐明观点的素材，哪里用什么、怎么用，要通盘考虑、精心安排，使所用的素材 与观点保持一致、有机结合，使整篇文章血肉丰满、浑然一体。三是用好语言。材料写得好、耐读 ，语言