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机关、基层的办文、办事、办会授课(含课件)

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机关、基层的办文、办事、办会授课(含课件 ) PPT 尊敬的各位领导,同志们: 前期,单位领导安排我准备一下关于“三办”的交流材料 ,我心里还是很忐忑的。一方面,是自己资历确实很浅、能力 也很有限,害怕班门弄斧、贻笑大方;另一方面,在座的不少 领导都是我偷师的专家,有些业务知识从我嘴里讲出来,不免 显得越俎代庖、出位僭言。为了不辜负领导的期望,对得起大 家坐在这里耗费的时间,前期查阅了许多资料,也是借此机会 学到了很多东西,今天我尽量捞点“干货”,具体分三块和同 志们作以分享。 首先,说一下“办文” 具体有关公文的内容,后续张旭腾会给大家进行更专业、更 系统的培训,这里我主要讲一下工作中经常出现、需要注意的 几点问题。 从基层来讲,我们虽然常说机关一个科室对上承接两三个处 室的指导,对下协调社区的落实,很难;但是我们也清楚,基 层对上接受的是省委机关部门不间断的通知指示要求,还有许 许多多需要开展的经常性工作,也很不容易。所以工作中很体 谅大家,也存在一定的“差不多”“过得去就行”的思想,导 致现在基层呈批的各种报告、请示、说明错情不断,质量参差 不齐,下面讲的内容大家在院校肯定都学过,在此仅作以提示 ,算是和大家一起作个复习。 一是最起码的格式要知道。先说几组数字。①37、35、28、 26。说的就是页边距,天头、地脚、订口、切口分别对应着文 本的上下左右,这个很好记,你就把右手放在纸面上,最下面 是5,逆时针转一周,后面跟着的就是6、7、8,上下是30,左右是 20,所以页边距分别就是37、35、28、26,单位是毫米。②22、 28。就是每页的文字上下一共22行,每行28个字,设置方法就 是按照前面的页边距调好后,在段落中调整段间距为固定值 28磅,取消孤行控制、取消允许标点溢出边界,选择两端对齐 、基线对齐即可。③半个、1个、2个、4个字符。半个、1个字 符说的是页码,根据最新修订的《机关公文处理工作条例》 ,公文的每页都要有页码,包括首页,位置编排在公文版心下 边缘之下,数字左右各印一条一字线,一字线与数字之间空1个 半角空格,一字线上距版心下边缘7mm.单页码居右空一字,双 页码居左空一字;2个字符,说的就是每个自然段左空二字,回 行顶格;4个字符说的是成文日期与版心右侧的距离,单一机关 行文时,成文日期编排在正文(有无正文说明的编排在无正文 说明)下第五行位置,右空四字。署名在成文日期之上一行、 以成文日期为准居中编排。④空1行、空2行。先说比较特殊的 空两行,就拿通令举例,加盖领导名章时,在正文(有无正文 说明的在无正文说明)下空二行右空四字加盖,名章左空二字 标注领导职务,以名章为准上下居中排布,领导职务应当标注 全称;空一行的情况就比较多了,主送单位在标题下空一行、 附件在正文下空一行、日期在领导名章下空一行等等。再说说 几种字体。标题用方正小标宋简体二号字,正文用仿宋 gb2312三号字,一级标题用黑体三号字,二级标题用楷体 gb2312三号字,三四级标题用仿宋gb2312三号字,具体加不加 粗没有明确规定,但从单位发文情况看,二者皆有。接下来说 一下需要注意的几个要素。①附件,附件前空两格,名称后不 加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称 的首字对齐。有多个附件的,使用阿拉伯数字标注附件顺序号 。②无正文说明,落款放不下的情况下,另起一页第三行居左 空二字标注“(此页无正文)”。③版记,应当位于公文的最 后,即公文的最后一面(偶数页)。当公文主体末尾处于奇数 页时,版记应当另起一面排印,且此页不标注“(此页无正文 )”;当公文主体末尾处于偶数页,且其下不足以排印版记全 部内容时,版记应当另起一页纸排印在最后一面,版记页和前 面的空白页均不标注“(此页无正文)”。我们看到有的文件 版记在倒数第二页,背面是白页,其实就是订反了。 二是最常用的技巧要掌握。这里简单列举几个。一个是 excel表格的冻结窗口,之前我们统计报表,有的单位为了标准 拆分可很多个表格,打印出来扫描上报,既给自己制造了困难 ,也不方便机关统计,其实只需要把最上面一栏的标题冻结 ,打印的时候自然而然的就分成了许多子表格。第二个是解决 word表格的重叠问题,我们基层可能经常遇到人员名册表格乱 窜的现象,只需要调整表格属性中的“环绕”,选择定位取消 “允许重叠”就能解决。第三个是常用的符号怎么找。比如六 角括号“[]”、①、等等,首先可以在插入的符号里面找 ,或者利用搜狗输入法等智能输入法直接打名称,“”通过带 圈符号操作也可以,等等,这方面网上有很多教学,这里就不 过多列举,建议大家遇到麻烦多百度,也可以会后一起交流。 三是最基本的程序要落实。该签字盖章的要签字盖章不能不 负责任。比如上报涉及群众切身利益、涉钱涉物涉及敏感事项 的报告、报表,必须要上报含有签字盖章的扫描件,确保上报 内容的质效性,防止文书代办,便于追责问责。该讲究标准的 要注重标准不能糊弄应付。上报材料是否美观大方,一定程度 上反映着单位的重视程度、工作标准、对上态度,标准不高必 然需要返工,领导批评必然影响士气,反反复复这么几次很容 易把上下关系搞僵了、工作效率搞低了、被动落实搞烦了,所 以一定要保持精品意识,形成自己单位、自己本人的品牌。该 征求群众意见的必须征求意见不能想当然。按程序办事是不出 事的前提和保证,既是对群众负责任,更是对自己负责任,所 以上报的材料该会议研究的要会议研究,该征求群众意见的要 充分征求意见,这样才能真正经得起各级的检验。 从机关来讲,现在都是智能化办公,保密室对公文的模板已 经做了规范,想错其实也很难,想要提高标准质量,最简单、 最高效的办法就是向上级学,学领导讲话、学呈件准备、学落 实效率,因为术业有专攻,这里主要讲一下所谓的共同“科目 ”。 一是不同类别的文件怎么传。这方面XXX会讲,我主要说一 下传件之前建议做好的准备。一要做好登记。机关一天可能会 接到上级下发的好几个文件,而这些文件的来源又不同,有可 能是微信里的提取码、也有可能来自通讯通、保密邮寄或者是 机要件,如果我们不及时签收、下载、登记,很有可能在事务 性工作的冲击下造成丢事、落事,一方面可能好事忘了办,造 成群众见的嫌隙;另一方面可能急事办缓了,把上级工作给耽 误了。所以建议大家养成登记的好习惯,打钩销账、逐项落实 。二要预先学习。传件的基础就是自己先弄懂文件的主旨精神 ,这样。一是自己做到心中有数、方便下步落实,二是节省领 导时间、提高办件效率。建议大家平时都备有一支2B铅笔,看 到重点要求、关键内容、新生提法提前工整的给领导标注好 ,让领导阅件过程中更快的找准重点。还有就是遇到术语名词 要有较真的精神,不能自己办的件自己都不知道说的是什么 ,比如“两战赢”“三条线”“四个确保”等等,一是领导问 了你不知道,会质疑你办件的态度、业务的能力,二是很多专 业术语本身就是关键,所以要提前掌握,防止被问住、问倒。 三要知道程序。参照武警单位、单位的标准,建议大家在《传 阅文件专用单》上按照领导次序,用楷体gb2312三号字体加粗 提前打印领导姓名,便于领导圈阅;在《呈批文件专用单》最 下栏,按照公文格式提前打印计划采取的落实办法;在承办人 处手写本人的姓名。具体传阅程序大家基本都知道,我只做简 要提示。通常先送本部门领导阅批后,按照分管工作自上而下 的顺序呈需传阅领导阅批。尤其要注意的是,当领导签批指示 后,要按照倒序向已签约领导做好反馈,便于各级及时掌握本 级落实办法。一般四个时段要抓住:领导上班时,会议结束后 ,中午吃饭后,午睡起床时。三个时间要避免:快下班时,领 导要出门时,领导正在开会时。同时,要带上笔本,如果领导 有指示可以及时记下来。 二是自己形成的文件怎么办。我主要就想到了《呈批件》《 会议通知单》,一要按照步骤承办。先将文件送股长审改并签 名,而后送部门副职领导审核、签阅,再送部门领导审定、批 示,再送支队分管领导审定、批示,最后呈送单位领导阅示 ,需要其他领导阅悉的自上而下再传阅。呈办完毕后,要及时 把单位领导批签的原始意见送股长和部门领导过目,以便掌握 具体情况。二要避免低级失误。办文一定要认真仔细,严防发 生文种选用错误、标题表述不准确、

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