几种常用公文写作的小秘密
公文性公。凡是姓公的文章、材料都有一定的格式、体例。
就如我们做数学题目,再难做的题目都有公式,都有套路。历朝
历代的公文都讲格式和体例。皇帝的圣旨凡重大政事须布告天下
臣民的,便使用“奉天承运皇帝,诏曰”作为开头。
当然,不同公文有不同的格式和体例。有些同志写的公文为
什么领导不满意?有很多原因,其中一个基础性的原因就是没有
掌握日常公文的格式、体例,没有掌握公文规律性的东西,没有
了解公文写作一些不成文的小秘密。
根据《党政机关公文处理工作条例》,公文种类主要有15种
。按照行文流向,可以分为上行文、平行文、下行文。上行文
:请示、报告、意见。平行文:函、通知、纪要、议案、意见。
其中,意见是重复使用。下行文:命令(令)、决定、公告、通告
、通报、批复、决议、公报、意见、通知、纪要。其中,意见、
通知、纪要也是重复使用。由于时间关系,就不一一细说,这里
着重与大家共享常用公文写作个人总结出来的几个小秘密。
一、汇报稿写作的小秘密
汇报稿属于事务性公文,不属于国家公布的公文文种。但是
大家用得很多。汇报稿适用于下级向上级面对面汇报工作时所用
(也就是会议上的汇报讲话,其实是下级的发言稿)。书面的汇
报,就是报告,不能以汇报的形式出现。汇报稿分综合性汇报和
专项性汇报两大类。
一个成功的汇报稿要达到这样的目的:让上级领导充分了解
你这个单位的工作成绩,了解你的能力水平,向上级领导争取可
以争取的资源。
汇报稿的体例包括以下几个元素:1、标题。2、汇报单位。
3、汇报时间。4、汇报正文。如大家给我的《关于保税商品登记
系统建设的情况汇报》,上述提到的几个元素都是完整齐全的。
汇报稿的正文格式一般为:一是引子。二是主要成绩和所做
的主要工作。三是存在的问题及原因分析。四是下步打算。汇报
稿写所做的主要工作时,一般不要把所做的工作和下步的打算混
在一起写,这样容易让听的领导吃力,会让领导感到你思维不清
。
汇报稿写作要注意以下几个问题:(1)不要给上级领导上课
。汇报所做的工作,不要多讲意义、多讲认识。(2)把主要成
绩、主要做法说透。说亮点,不说全部,不要面面俱到。
(3)一定要具体。不要几条干巴巴的抽象的文字。领导不太清
楚的事项,要说得非常细致、清晰。(4)了解上级领导的所思
所想,挑领导最感兴趣的内容来汇报。(5)困难和问题要实事
求是分析。不要过多强调客观理由。(6)下步打算不用写得太
长。除非领导是听取你的工作思路汇报。(7)要求和建议,要
挑最重要、最迫切的写。上级领导难以当场表态或难度很大的要
求建议不要写,条数不要太多,篇幅不要太长。理由要合情合理
。
二、报告稿写作的小秘密
报告稿属于国家公布的公文文种。适用于下级单位向上级机
关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。一般以书面形式
出现。报告的种类很多:1、按时间分,有周报告、月报告、季
报告、半年度报告、全年报告。2、按报告的内容大小分,有综
合报告、专项报告。3、按报告的性质分,有总结报告、述职报
告、调研报告等。
报告制度是我们党的一项重要政治纪律、组织纪律、工作纪
律,是执行民主集中制的有效工作机制。因此要高度重视报告的
写作和上报。
报告的体例包括以下几个元素:1、标题。情况报告的标题一
般采用完整式的公文标题,即由发文机关、事由、文种构成,如
《中共浙江国际油气交易中心有限公司支部委员会2021年履行党
风廉政建设责任制情况报告》。有的报告省略发文机关,即由事
由和文种构成,如《关于SPA业务绩效考核模块采购结果的报告
》,但一定要在落款时标明发文机关名称。2.主送机关。报告
必须有主送机关,不写是不规范的。3.报告正文。正文是报告
的核心内容。
报告的正文格式一般为:1、引子,报告的理由。交代起因或
基本概况,也有将最重要的成绩、亮点在引子中点出,先声夺人
,然后以“现将有关情况报告如下”等惯用语承启下文。2、报
告的事项,这是报告的主体部分,其结构顺序为:A、基本情况
(往往包括成绩和做法)。B、问题及原因。C、下步打算。有的
报告也可将A、B两部分结合起来写。3、结语。通常是一句上行
公文的习惯用语,也可作为报告正文的一个组成部分。如:“特
此报告”。报告不需要上级答复,因此,不要写“以上报告,请
指示”等结语。
报告写作要注意以下几个问题:1、报告与请示是两种不同的
公文,不能在报告中夹杂请示的内容。例:《某单位关于创建全
国文明城市的报告》第五块内容是恳请支持事项。一般来说,报
告最后不能出现“恳请支持事项”。这部分内容属于请示内容
,应当在请示中专门提出。当然这部分内容,在领导的汇报稿是
可以写的。2、报告正文的内容不能放在引子部分。例:《某单
位关于图书采购结果的报告》共三节内容,第一、二节都写了图
书