公文写作中常见的错误及改正方法 公文是党政机关、企事业单位、其他组织发展公务活动的媒介，有法律效力的规 范文体。各单位通过公文来处理公务、协调关系、下达政令，保障内外部工作流转准 确高效运行。在审核公文过程中，仍有单位存在公文格式不统一、不规范，公文内容 文种不对、表述不清、层次错乱等情况。 一、公文格式常见错误 以《党政机关公文格式》为标准，常见错误归纳起来主要有： （一）单位名称简写不规范。规范的发文标志由发文机关全称或规范简称加“文 件”二字组成。如简称不规范，会造成混淆。如：“南大文件、南大党委文件”简写 不规范，南昌大学、南京大学、南开大学等均有“南大”简称，应完整表述为“**大 学文件、中共**大学党委文件”。 （二）发文字号表述不规范。规范的发文字号应包括代字、年份、文号，年份用 六角括号括起来，文号前不加“第”字，文号用阿拉伯数字表述，文号数字后加“号 ”字，不编虚位（如2不编为02）。如：有的单位在印制文件或引用其他文件时，出现 “**字（2022）第01号”“**字[2022]第01号”“**字【2022】第01号”等情况，应 写为“**字〔2022〕1号”。 （三）紧急程度在标题内容出现。紧急公文按“特急”“加急”在公文首页版心 的左上角位置标示，顶格编排，采用三号黑体字，标题中不出现紧急、加急字样。但 有的单位在公文规定位置未标注紧急程度，公文标题中出现“紧急通知、加急通知 ”等错误，如：《关于防汛期间全体技术专家外出审批的紧急通知》。 （四）签发人+姓名编写不规范。“签发人”三字采用3号仿宋字体，签发人姓名 应采用使用3号楷体，但有些公文仍使用楷体字或仿宋体。 （五）标点符号使用不规范，随意性大。1.多个书名号或引号并列时使用顿号分 隔，如“我们要认真执行《**》、《**》、《**》等文件精神”，正确用法应该为 “我们要认真执行《**》《**》《**》等文件精神”。2.结构序数编号后的标点符号 使用不规范。正确的结构序数标点为：“一、”“（一）”“1．”“（1）”，但有 些公文结构序数后统一使用顿号，如：“（一）、”“1、”“（1）、”。3.标示数 值和起止年限时使用连接号不规范。地域、时间等起止连接符号，一般用占一个位置 符的横线“—”标示，数值范围起止连接符号用波浪线标示。如2020—2025年，公司 利润增长计划目标为3%～5%。 （六）正文结束后“附件”排版不规范。常出现 有多个附件，其中有某个或某几 个附件名称较长，换行后应与附件名称的首字对齐，附件名称末位不编标点符号，但 有些公文出现附件名称换行后顶格，且附件名称末位使用分号或句号。 二、公文内容常见错误 （一）文种错用。很多单位在选择“请示”“报告”“函”和“批复”“复函 ”等文种时容易混淆，应根据行文目的、要求和适用范围确定。1.“请示”“报告 ”混用。请示与报告都是上行文，但是两者有严格的区别，有着不同的用途和要求。 请示适用于向上级机关请求指示、批准，属于事前行文，上级收到请示后必须答复。 报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问，属于事中行文或 事后行文，不需要上级答复。但有些公文经常出现合并文种，如《关于拨付科研基地 产业园建设资金的请示报告》，这种典型的复合文体，有请示也有报告，上级机关难 以回复，应改为《关于拨付科研基地产业园建设资金的请示》或《关于拨付科研基地 产业园建设资金的报告》，类似的还有“意见报告”“总结报告”，都不规范。同时 还有将请示、报告错用的现象，如《***公司关于购买***的报告》，从标题中的事由 分析，是请求上级批准事项，应将“报告”改为“请示”。2.“请示”“函”混用。 请示是上行文，是直接向上级请求批准，函是平行文，是向平级或其他单位请示批准 。有些公文应该使用“函”使用了“请示”。例如《***水文局关于向***气象局申请 购买气象资料的请示》，水文局和气象局之间无隶属关系，应该用“函”，而不能用 “请示”。3.“复函”“批复”混用。批复是对请示的答复，上级对下级使用，上下 级之间有隶属关系；复函是对函的答复，无隶属的单位之间使用。如，《*省水利厅关 于同意***设计院改制方案的复函》，发文机关是***省水利厅，主送机关是***设计院 ，如两者具有隶属上下级关系，正确的标题应该是《***省水利厅关于同意***设计院 改制方案的批复》。 （二）标题和主送机关表述不当。1.标题表述冗长。标题应高度概括，表述规范 、准确、简洁。有些公文标题表述为《关于开展质量大检查的通知》，应改为《**公 司关于开展质量大检查的通知》。还有些公文表述不规范，公文标题应有“关于”二 字，如《**公司开展质量大检查的通知》应改为《**公司关于开展质量大检查的通知 》。2.标题结构错位。公文标题由“发文机关名称+事由+文种”构成，其结构顺序不 可颠倒，如，《关于**公司同意**分公司成立市场开发部的批复》，应改为《**公司 关于同意**分公司成立市场开发部的批复》。3.违反“一事一议”的原则。有些公文 会出现一文多事、报告夹带请示等现象，如公文“下一步工作打算”“拟采取措施 ”等章节夹带需上级批准后才能实施的事项。上级单位对报告文种通常作为阅件，一 般不作答复，在报告中夹带请示，上级单位未回复的情况下容易耽误工作。如果把工 作汇报向上级行文，但同时需要解决某些问题或请求上级批准的事项，形成两个文件 ，工作汇报采用报告文种，请求事项采用请示文种，或以请示文种为主，将工作汇报 的内容作为附件。4.主送多个机关。向上级机关行文“原则上主送一个上级机关，根 据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，