文秘人员的听说读写 听说读写，是文秘人员提高领悟能力和表达能力的基 本途径。借此机会，我想就文秘人员的听说读写，讲一些 粗浅的看法与体会。 一、心领神会听好音 听，是指敏捷接受并正确理解信息的应变能力。研究 表明，信息交流花费在听力上的时间超过60%，其余时间才 用在交谈、阅读和写作上。由此可见，听对于文秘人员搜 集信息，了解情况，具有不可忽视的作用。口头语言是声 音和意义两个部分组成的。由于语音的线性排列与语义的 多通道、全方位无法比拟，使我们很难一下子就听出说话 人的根本意图。这就需要我们反复揣摩，认真领悟，透过 语音听语义。 （一）听好领导的话。领导所处的位置高于秘书，工 作经验与生活阅历比秘书丰富。领导所讲的话，是秘书必 须听从、必须谨记、必须落实的。 领导讲话时，秘书必须管住觜巴，只听不讲，全神贯 注，专心静听，不仅用耳朵来吸收声音，而且要投入整个 身心来理解。领导讲话，有时直言不讳，一听就懂；有时 闪烁其词，意在言外。文秘人员在这种情况下，不仅要注 意倾听领导话语的外在信息，注意观察说话时的一颦一笑 、举手投足、眼波流转、神色变化等信号，还要从当时所 处的特定语境，依靠经验、背景知识去揣摩意会，听出领 导的言外之意、弦外之音，甚至难言之隐，真正领会话里 话外的全部含义。 会议纪要或会议记录是文秘人员一项日常性的工作。 据专家研究，一般的听众听完10分钟的演说后，能记住内 容的一半，两天之后只能记住25%。这就要求我们边听边记 ，边记边想，不仅用笔记，还要用心记。有的秘书起草的 会议纪要，不得要领，一塌糊涂。这除了文字表达方面的 原因外，与没有细心倾听、认真记录、反复思考有很大关 系。比如，有些秘书参加会议时，对别人的发言，似懂非 懂，一字不记；对领导讲话，一知半解，只记标题。这怎 么能够起草出符合领导意图的会议纪要呢？ （二）听好同事的话。由于同事与文秘人员所处的岗 位不同，熟悉的情况不同。听好同事的话，把同事当做良 师益友，是文秘人员掌握情况、取长补短的重要途径。文 秘人员听同事说话时，不仅要专心致志，而且要主动参与 ，鼓励对方把话说下去。如边听边伴以“嗯”、“是”、 “对”等有声语言，或通过微笑、点头、目光交流等势态 语言表示赞同和肯定；或适当插话，与对方在情感上彼此 沟通，营造一个亲切友好的谈话环境。 当然，秘书也要冷静分析、正确对待同事的话。比如 ：有的同事可能批评你是书呆子，只爱读书，不善交际 ；有的同事可能表扬你勤奋好学，独善其身。有的同事可 能批评你写的材料严谨有余，活泼不足；有的同事可能表 扬你写的材料文从字顺，有条不紊。这就需要我们认真鉴 别，想想这些评价是站在什么角度，出于什么用意；想想 这些话与自己的工作目标有何异同。只要是站在全局的高 度，出于促进工作的目的，并且与自己确定的目标基本吻 合，就应该积极采纳，认真改进。否则，就只能留作参考 了。 （三）听好群众的话。人民群众是我们的衣食父母。 “父母”的话肯定要听。但由于“父母”与我们的年龄不 同、文化不同、职业不同，对问题的看法也有所不同。这 就需要文秘人员善于从人民群众的话中，听出哪些是事关 全局的问题，哪些是部分人关心的问题；哪些是合情合理 的要求，哪些是蛮不讲理的要求；哪些是民意、民情、民 生、民利的反