标杆引领 品质升级 奋力推进公司争创工程局“一流办公室”更高水平 局“一流办公室”考评小组： 自 2016 年 6 月至 2017 年 2 月期间，四公司根据局办公室创建“一 流办公室”的统一部署，依照《工程局 2016 年“一流办公室”考评办 法》的工作要求，坚持“标准规范、高效服务、有力创新”的创建路线， 施行“贯标培训、观摩引领、考核强压、科学管控”的关键举措，奋力 推进公司办公室各项工作迈上了新水平。在局办组织的公文知识竞赛中， 公司 1 名选手获“二等奖”；档案知识竞赛中，公司 1 名选手荣获“优 秀奖”，充分彰显了公司办公室全新的工作品质。 概述 8 个月的工作，四公司项目部办公室标准化建设正趋全面规范、 总部办公信息化水平显著提高、办公制度日趋完善、公文管理实现线上 线下高质量传阅、档案管理规范使用、印章管理严谨规范、值班管理认 真执行、接待服务高效周到、会议管理全过程规范、信息报送价值位局 前茅及信访维稳安稳运行等。 一、考核强压、观摩引领，不断提升基层行政办公标准化品质 去年的目标是全覆盖，今年的目标是提升建设品质，为此，公司办 公室采用考核强压和观摩引导双向强化措施，推动项目部行政办公标准 化品质的提升。 1.考核强压。办公室根据《局 2016 年“一流办公室”考评办法》和 《公司“一流综合办公室”考评办法》，自行组织对二级单位、直营项 目部 10 家单位的 2016 年下半年“一流综合办公室”考评工作，发布 《公司 2016 年下半年“一流综合办公室”考评分析通报》。通过考评与 通报，一方面，排名先后，亮明单位，彰显优秀、揭露落后，营造一种 “竞比追赶”的建设氛围；另一方面，考评通报逐条逐例地揭露了每个 板块业务的问题和错误，并进行修改纠正，告知规范正确的做法，夯实 行政办公的基底。 2.观摩引领。为切实提升项目部行政办公标准化水平，公司在 10 月 底，抓住公文处理这个核心，以知识竞赛和标杆项目观摩为促进载体， 举办了四公司 2016 年公文处理知识竞赛及业务培训会，来自办公系统 48人参赛培训。培训会邀请局内训师卫丽亚进行专题授课，以基层一线 的常用公文为载体进行授课，切实提高基层公文处理员的标准化实操水 平。为检验《项目部行政办公标准化手册》的执行效果及公文授课成效， 培训会开展“公文处理知识竞赛”，以竞比引导基层公文处理向标准化 看齐。公司选取汉都新苑项目部作为“观摩项目”，以标杆项目部公文 处理线上流转为先导，直观展示行政办公业务六大板块的标准化做法。 通过观摩，互相取经，公司意图通过“标杆观摩”将“标杆精品”推广 至所有项目部，以求实现“个个精品”。 3.强固基础。今年，利用公司对二级单位开展“综合管理评审”之机， 对所有二级单位办公系统开展评审“体检”，召开反馈会，下发整改单， 从组织机构、职能建设及管理流程等环节，全面强化办公标准化的基础 和土壤。 4.做出成效。一是项目部综合办公室人员配置到位，专业匹配度较 高、学历素养较高；二是项目部办公室发文流程规范、制发关键环节严 谨把控，主送机关、意见签署、公文内容等均明确规范；三是项目部办 公室发文格式规范，均有“红头”套式，公文正文基本无词句、符号、 格式等错误，公文排版、用印及版记基本无错误；第二分公司机关、汉 都新苑项目部实现收发文线上制发和流转；四是项目部收文记录完整， 登记本清晰记载、登录，收文承办及时，文件处理单填写基本符合程序、 承办规范，承办意见及责任部门明确，办结时效较高；五是印章使用规 范，自有员工保管、印章审批使用基本合规及印章管理交接合规；六是 接待服务周到高效，事前有申请、有审批、有分工方案，接待秩序井然、 各环节周密连接，接待服务水平较高；七是会议管理规范、有序，会议 承办主体清晰，会议筹备充足，会前有通知，会中有记录，会后有纪要， 及时归档资料；八是档案管理基本规范，档案归类分类明确、案料收集 保管较齐全；九是后勤保障规范运行，办公物资均有购买、领用清单和 需求计划，车辆管理有制度、有管理和维修台账、无私自租赁购置，食 堂干净卫生、宿舍洁净整洁，安保管理有制度，出入登记记录完整等。 二、规范渠道、完善平台，扎实提升总部办公信息化建设品质 1.规范渠道。公司办公室牵头继续规范各类制度文件、通知通报传 达下发的渠道，必须全面实现在协同平台的发布；加强对总部各部门的 发文指导和培训，各部门锁定一名发文员，源头保证公文发布的规范， 有效防止无序发文。。 2.完善平台。办公室联合技术中心，动态管理协同平台，完善“上 级文件”板块和“月度例会”、“会议纪要”、“通知公告”等板块， 新增“重点工程动态”、“招投标公示”、“工作动态”及“总工一堂 课和双优化”等板块，丰富充实协同平台，做好与工程局、项目部的上 下级衔接、贯通，以信息化贯彻上级工作精神、以信息化促进系列政策 落地执行。 3.规范阅转。一是给公司领导、部门负责人等公文传阅处理环节相 关人员安装协同平台手机客户端，以便及时、快捷地阅知及流转；二是 加快推进办公核心业务线上流转，正己正人，以促进带动其他关键业务 实现线上运转。 一年来，公文发文已全部实现网上审批，公文收文处理按规范实现 网上流转、流转时间缩短；上行文完成线上归口对接与管理并实现网上 流转；协同平台建立有“上级文件”板块，且及时更新局文件，让下级 单位及时尽知上级要求和精神；办公室督办单、印章外出使用审批、用 印申请表、印章刻制审批表等核心流程实现网上流转；档案管理全部使 用 ES-OAIS数字档案系统，实现档案信息化管理；督办管理基本实现 网上发布，全周期督办，成为督办管理有力抓手。 三、优化顶层、健全体系，有力提升办公系统规章制度效力 办公系统只有科学化、体系化的顶层设计和规章制度，把一切办公 业务框在制度体系下，方能指导和规范办公室系统长远建设，正所谓 “上不正，下参差”。公司办公室着眼于规章制度的建立健全，对公文 印制与处理、督办工作管理、总部会议管理、印信管理及应急体系管理 等办公业务建立专业化、标准化的制度，发挥制度的指导效力。 1.公文制度。既制定了公文统一管理制度《中建七局第四建筑有限 公司公文管理规定》，对公司公文的目的、适用范围、指导原则、公文 种类格式及行文规则、收发文处理流程和日常管理和归档等进行了“范 式”刚性规定；又对公文具体的写作与格式进行了统一规范，办公室制 发了《公司常用公文模板》，详细解说函、会议纪要、通知、请示、报 告等常用公文文种，以切实引导和加强公司总部各部门及各级组织制发 公文的质量。在 2016 年下半年至 2017 年 2 月期间，公司共计各类发文 264件，公文制发均符合管理规定要求，公文质量高。 2.督办制度。督办是推动公司重要会议决议、重大决策部署、领导 重要指示和要求的贯彻落实的重要检查手段，是服务领导决策、强化执 行力建设，推动工作有效开展的重要抓手。一方面，公司办公室建立实 施了《中建七局第四建筑有限公司总部督办工作实施细则》，建立了明 确的“督办流程图和文件督办单”，推进督办按指示要求办结，件件有 责任人、事事有落实、结果有反馈，确保督办工作按时保质地完结。另 一方面，公司办公室编制《督办通报》和生产运营通报，以通报形式传 递会议督办工作的进展情况、办结情况，以求快速推进落实。 3.应急体系管理制度。一是建领导机构，公司成立了“重大突发 （危机）事件应急领导小组”，由董事长兼党委书记任组长，办公室为 应急领导小组的办事机构，负责应急领导小组的沟通和协调，对接上级 行政、监管部门，其他各部门有机联动协调。二是协同工程部，成立 “自然灾害突发事件应急指挥部”，进一步加强和规范公司防范和处置 自然灾害的能力，最大程度地减少和预防自然灾害带来的损失。三是建 立全方位应急制度体系，如贯彻工程局《企业安全生产应急管理九条规 定》和《生产安全事故应急救援预案》、制定《中建七局四公司维护稳 定工作应急预案》及贯彻《中国建筑网络和信息安全应急预案》等。 四、肃正源头、重抓流转，大力提升各级公文落实成效品质 公文的生命在于贯彻落实，而准确规范的公文格式、畅通无阻的流 转渠道是公文贯彻落实的重要保障条件。 1.肃正源头。其一，每月专项查阅通报，养成平台使用习惯。公司 强力规范和推行公文及各项管理制度文件在协同平台的发布、传达及查 阅等工作，每月开展公文查阅检查通报，范围涵盖公司总部、各二级单 位及所有项目部，保证公文的源头清；同时，要求二级单位和项目部开 展本单位的公文传达专项通报，上下联动、互比互查，养成使用协同平 台查阅公文、学习文件的良好习惯。自去年下半年以来，公司办公室已 连续开展 8 期《公文传达专项检查通报》，公司整体文件查阅率从 11.5%上升至 57.4%；公司机关查阅率由 45.7%上升至 72.8%，二级单位 领导班子查阅率由 42.9%上升至 67.2%，项目领导班子查阅情况由 42% 上升至 50%，“两级”文件制度的传达与贯彻力度逐步加大。其二，印 发常用公文模板，提高公文制发质量。办公室制发了《公司常用公文模 板》，详细解说函、会议纪要、通知、请示、报告等常用公文文种，以 切实引导和加强公司总部各部门及各级组织制发公文的质量。其三，发 挥竞赛引领，提高从业素质。公司积极参加局办公室组织的公文知识竞 赛活动，1 名选手获得“二等奖”的优秀成绩；公司办公室自行组织了 “公文处理知识竞赛”，办公系统公开竞技，专项提升公文处理操作能 力。通过竞赛，一方面提高学习公文知识的积极性，另一方面检验和提 升公司办公系统人员的职业素质。 2.重抓流转。其一，推动基层单位收文处理线上流转。选取第二分 公司机关、汉都新苑项目部试点收文处理线上流转，制作线上“统一要 式”的发文流程单，实现网上发文流转、审核签发等。其二，指导总部 各部门公文制发。对总部各部门锁定部门发文员，给予必要的业务辅导， 保证了公文的流转正常，有效防止各部门“无序发文”。 3.严谨准确。准确，是公文的生命线，包括文种适用、正文内容、 制发单位、受文单位、公文格式、行文字句等都必须准确无误、适用精 当。公司办公室一方面加强对《公文管理规定》的学习、研究，提高公 文员的职业素养和公文技能，确保行文准确；另一方面，推动发文走线 上流程，制作线上“统一要式”的发文流程单，实现网上发文流转、审 核签发等。此外，办公室对各部门、各系统起草和拟发的公文进行初核