首长秘书：不是所有人都懂得怎么给领导发 微信！ 发微信，我们当下日常生活中再普通不过的小事，在职场中却是一件必须被重 视的大事。尤其对于秘书工作者而言，在与领导进行微信沟通的过程中，怎么发送 信息，通过什么方式发，又如何让领导看的明白、看着方便，是我们必须思考和做 好的一项重要工作。 1.能打字就不要发语音 在使用微信与领导进行工作交流时，最重要的是清晰、准确地传达信息。此时 ，文字便具备了无可比拟的优势。秘书人员出于习惯或为图方便而选择发语音信息 ，往往会给领导带来诸多不便。 一是收听语音易受到干扰。如果领导正在处理其他事务或周边环境较为嘈杂 ，收听语音的效果肯定不佳。二是对收听环境有较高的要求。如遇到会议等某些无 法正常使用手机的场合，极易造成当众外放不合适、听筒模式听不清的尴尬局面。 三是语音信息处理时间长。若遇上较大信息量的往来，领导则需要拿出同样甚至多 倍的时间去处理语音信息，白白浪费了时间。四是语音相较文字不易归纳和反复观 看。由于微信不支持语音快进与暂停等功能，一旦中断收听则只能再听一遍。五是 语音转换文字无法尽如人意。由于口音、翻译等造成的语句断裂、错字更是屡见不 鲜。六是发送语音往往由于网络状况、发送环境等容易产生卡顿、不清晰等情况。 所以，发送语音看似“高效”，实则是“方便了自己，难为了领导”。当然，只要 选择好合适时机，偶尔发发语音也未尝不可。 2.文字内容务必排版 给领导发送微信一定要条理清晰、简洁明了。一段严谨规范的信息能让领导在 阅读瞬间就抓住重点、看到关键，这既为领导处理信息节约了时间，也为你尽快赢 得领导“回复”抓住了主动权。 做好以下两点，你将获得事半功倍的体验：一是要为内容编号。无论是使用数 字123还是符号①②③，或者第一第二第三，在信息输入上不用耽搁多少时间，就 能轻易实现。二是在编号的基础上，要舍得空行与换行，这个小小的举动，方便领 导厘清信息。 比如：座谈并观看公司宣传片，我们需要准备：1.企业简介、2.产品图册、 3.××等，另需布置会场、安排保障车辆等。”这样乍一看并没有什么不妥之处 ，其实并不能让领导“秒懂”，假如按上述两点要求调整一下版面，变成如下样式 ： “李总好！下周三，××公司董事长将到我单位探讨相关商业合作事宜，我已 按对方需求做了如下准备： 日程安排： ①参观a车间、b中心； ②一会议室观看宣传片、座谈。 材料准备： ①企业简介； ②产品图册。 会场布置、车辆保障等工作按标准流程进行。 妥否，请您批示！” 这样一来，信息的层次感和工作安排的条理性同之前相比高下立判，同时也便 于领导发现安排细节中的不足，并提出改进意见，对高质量完成工作的好处不言而 喻。 3.传输文件最好配上，简介或摘要 微信强大的文件传输功能给工作带来了极大便利，但是秘书人员如果一股脑地 把各类电子文档发送给领导而不加解释，大概率会让领导“不明就里”，甚至会让 领导觉得你办事唐突。此外，由于每个人所使用手机的型号、操作系统不大相同 ，文件传输后产生的格式错误、乱码、加载速度缓慢甚至无法打开等问题更是常有 发生，而一旦出现上述问题，在领导心目中你工作“没有做到位”的错觉将在所难 免。 所以，这就需要你提前通读文件，将关键事项、要求等要点加以提炼后以文字 形式发送给领导，这既能锻炼你的文字概括能力，又能让你协助领导做好事务安排 。如你接收到一份需要领导参会的通知，而短时间内又无法面呈领导，你可将文件 以电子文档的形式发送给领导，并配上简介： “李总好，刚刚收到××单位邀您参会的通知，需于今日下午17∶00前报送参 会信息，您是否需要参会？（详情请您查阅上方××文件） 会议名称：××研讨会。 时间：8月21号（周三）。 会期：全天。 地点：××会议中心。 要求：着便