给领导怎样发微信?窍门都在这里
发微信,我们当下日常生活中再普通不过的小事,在职场中却是一件必须被重
视的大事。尤其对于秘书工作者而言,在与领导进行微信沟通的过程中,怎么发送
信息,通过什么方式发,又如何让领导看的明白、看着方便,是我们必须思考和做
好的一项重要工作。
一、能打字就不要发语音
在使用微信与领导进行工作交流时,最重要的是清晰、准确地传达信息。此时
,文字便具备了无可比拟的优势。秘书人员出于习惯或为图方便而选择发
语音信息,往往会给领导带来诸多不便。
一是收听语音易受到干扰。如果领导正在处理其他事务或周边环境较为嘈杂
,收听语音的效果肯定不佳。二是对收听环境有较高的要求。如遇到会议
等某些无法正常使用手机的场合,极易造成当众外放不合适、听筒模式听不清的尴
尬局面。三是语音信息处理时间长。若遇上较大信息量的往来,领导则需
要拿出同样甚至多倍的时间去处理语音信息,白白浪费了时间。四是语音相较
文字不易归纳和反复观看。由于微信不支持语音快进与暂停等功能,一旦
中断收听则只能再听一遍。五是语音转换文字无法尽如人意。由于口音
、翻译等造成的语句断裂、错字更是屡见不鲜。六是发送语音往往由于网
络状况、发送环境等容易产生卡顿、不清晰等情况。所以,发送语
音看似“高效”,实则是“方便了自己,难为了领导”。当然,只要选择好合适时
机,偶尔发发语音也未尝不可。
二、文字内容务必排版
给领导发送微信一定要条理清晰、简洁明了。一段严谨规范的信息能让领导在
阅读瞬间就抓住重点、看到关键,这既为领导处理信息节约了时间,也为你尽快赢
得领导“回复”抓住了主动权。
做好以下两点,你将获得事半功倍的体验:一是要为内容编号。无论是
使用数字123还是符号①②③,或者第一第二第三,在信息输入上不用耽搁多少
时间,就能轻易实现。二是在编号的基础上,要舍得空行与换行,这个小小
的举动,方便领导厘清信息。
比如:座谈并观看公司宣传片,我们需要准备:1.企业简介、2.产品图册、
3.××等,另需布置会场、安排保障车辆等。”这样乍一看并没有什么不
妥之处,其实并不能让领导“秒懂”,假如按上述两点要求调整一下版
面,变成如下样式:
“李总好!下周三,××公司董事长将到我单位探讨相关商业合作事宜,我已
按对方需求做了如下准备:
日程安排:
①参观a车间、b中心;
②一会议室观看宣传片、座谈。
材料准备:
①企业简介;
②产品图册。
会场布置、车辆保障等工作按标准流程进行。
妥否,请您批示!”
这样一来,信息的层次感和工作安排的条理性同之前相比高下立判,同时也便
于领导发现安排细节中的不足,并提出改进意见,对高质量完成工作的好处不言而
喻。
三、传输文件最好配上简介或摘要
微信强大的文件传输功能给工作带来了极大便利,但是秘书人员如果一股脑地
把各类电子文档发送给领导而不加解释,大概率会让领导“不明就里”,甚至会让
领导觉得你办事唐突。此外,由于每个人所使用手机的型号、操作系统不大相同
,文件传输后产生的格式错误、乱码、加载速度缓慢甚至无法打开等问题更是常有
发生,而一旦出现上述问题,在领导心目中你工作“没有做到位”的错觉将在所难
免。
所以,这就需要你提前通读文件,将关键事项、要求等要点
加以提炼后以文字形式发送给领导,这既能锻炼你的文字概括能力,又
能让你协助领导做好事务安排。如你接收到一份需要领导参会的通知,而短时间内
又无法面呈领导,你可将文件以电子文档的形式发送给领导,并配上简介:
“李总好,刚刚收到××单位邀您参会的通知,需于今日下午17∶00前报送
参会信息,您是否需要参会?(详情请您查阅上方××文件)
会议名称:××研讨会。
时间:8月21号(周三)。
会期:全天。
地点:××会议中心。
要求: