写作素材“管理学” 本文原名《你不理材 材不理你——管好素材的“八个维度 ”》，解决的是素材“怎么管”的问题。初衷源于一个洞察 ：有些人收集素材时有“捡到篮里就是菜”的心理，只顾往 篮里装，一存了之，殊不知随着东西越装越多，秩序就越来 越乱，临时根本不知材料在哪儿，甚至已忘记“有过”材料 。怎么管好素材？思索良久，一天，我从一本书中捕获一个 灵感，我注意到，一支军队无论兵马再多，也秩序井然，关 键时召之即来、来之能战。奥妙在哪里？就在建制方法上 ，如军、师、团、营、连、排、班，按序列编番号、分层级 ，各就其位、各司其职。于是我就跨界思考，不是也将写作 比喻为打仗吗？那写作素材就是作者麾下的兵马了，也应该 有一套管理的建制吧！不错，确实有一套，而且与军队建制 一样，灵魂就在一个“分”字上，将笼统的东西分类、分块 、分层，形成不同层级、种类、板块后，秩序自然就出来 ，需要时只管“按图索骥”即可“手到擒来”。于是，我结 合实践写了此文，提出素材分类的形态、业务、作者、事理 、时间、空间、文种、空间八个维度，这个过程是系统思维 、逻辑思维、跨界思维的综合运用。】   常言说：手中有粮，心里不慌。这句话对写作而言，却不尽 然。因为在写作中，若只是做到“有”材料，而不会“管 ”材料，纵使有材料万千，临到用时照样“没”料可用。 怎样才能管好素材，让素材服从调遣呢？ 笔者以为，可以借鉴军队管理经验，建立起一套系统的管理 体制，从不同的维度对素材进行分门别类管理。归纳起来 ，可从以下八个维度来分类。   1.形态维度 这是从素材的外在表现形态考虑，把素材按形态划分为若干 类别，建立“类型库”。素材的表现形态通常有三种分法。 一是按“载体”分，大致有四类：一类是手写资料，是在阅 读中亲手记录、摘抄而形成的资料，这类资料最好用专门的 记录本，可按内容准备不同的本子。第二类是剪辑资料，是 从报刊杂志或其他纸质资料上裁剪下来粘贴汇集而成的资料 ，为便于管理，最好准备专门的剪辑本，条件允许时，还可 以按刊物类型分类。第三类是电子资料，是在电脑中复制而 成的资料，这种资料是本文探讨的主要对象。第四类是网络 资料，是在手机或电脑里通过“收藏”功能保存下来的资料 。 二是按“内容”分，大致也有四类：即文字、图片、音频和 视频。这几种素材，要数文字资料数量最大，可以说是素材 中的绝对主角，是文字工作者的主要武器。而图片、音频和 视频资料通常只作为痕迹资料保存，通常用来辅助记忆。譬 如，在某种场合，由于领导讲话语速快、记录不方便等原因 ，手写跟不上，难以保证记录的完整性和准确性，这种情况 下，就会用设备先录下来，回来慢慢听。这些素材由于格式 、大小不一，建议分门别类建立文件夹，分别存储。 三是按“存在”分，有两种：以上几种划分，不管是手写、 剪辑、电子、网络，或是文字、图片、音频、视频，归根结 底就两种形态。一类是实物形态，如读书笔记、工作笔记、 剪贴本、复印件等，以物质的形式存在。另一类是虚拟形态 ，主要是指电子版本、网络链接等，以虚拟的形式存在。在 当今信息技术越来越发达的今天，虚拟形态的资料越来越占 主流，值得我们深入研究其管理方法。   2.业务维度 这是从机构和职能的角度考虑，把素材归入单位、部门或具 体职能之下，建立“业务库”。业务划分有三个层次。 一是单位层次。一个单位的文字工作者要管理好自己单位的 资料，首先要站在全单位的高度，以单位名称建立一个根目 录，用这个根目录来统领所有部门的资料。如果从外单位收 集的资料数量多、规律性强，为防止与本单位资料混淆，不 妨给外单位也建立素材库，如“省商务厅文件”“某某市政 府文件”等。 二是部门层次。每个单位都有自己的组织结构体系，分为若 干层级和组成部门，如办公室，人事部、财务部、市场部、 技术部等，每个部门必然会产生很多资料。若是作为单位的 综合文稿起草者，意味着每个单位的资料都不能放过，把它 们笼统地堆在一起显然不行，最好还是按部门、层次，为每 个部门建立一个资料库，归口管理为宜。 三是职能层次。但凡一个部门都有具体的职能职责，都要负 责一些非常具体的工作任务。每种职能和任务都意味着一系 列的材料，要把它们管好，还不能忽略这一茬。比如，办公 室有文稿起草、文件收发、档案管理、后勤服务、财务管理 等职能，在管理资料时，要细化到职能职责这个层面才行 ，对其他部门来说，也是一样的道理。   3.作者维度 这是从素材的著作权的角度考虑，把素材按权属分别归入作 者的名下，建立“作者库”。素材的作者通常有三种类型。 一类是上级领导的资料。不管在什么单位工作，也不管是在 机关或企业，通常情况下，都会面对多位领导，要为他们起 草文稿、处理大量文件、资料，时间一长，管理的难度必然 增大，若不分类管理，多个领导的资料混在一起，必然乱套 。所以，笔者建议不要怕麻烦，尽量为每一位领导建立一个 资料库，直接以他的姓名来命名，每个领导下面，再按其他 标准进行必要的分类。 一类是领导上级的资料。在机关写材料的人都知道，要想写 好自己上级领导的稿子，必然要大量收集研读领导的领导讲 过的稿子、发表过的文章或讲过的话。所以，笔者也建议 ，对于一些重要领导，有必要专门建立素材库，将这些素材 集中起来管理。 再一类就是专家学者的资料。有时，写好材料，还会大量学 习借鉴行业领域内专家学者的研究成果，而这些成果与领导 的文稿有所区别，不适宜归为一类。这种情况下，若某位专 家的资料过多，可以为他专门建库；若资料不多，可把所有 专家资料集中起来，建立“专家学者资料库”。   4.事理维度 这是从事物发展的规律和过程来考虑，把素材按基本流程排 列起来，归入到关键环节中，建立“事理库”。这种方法分 三步骤。 首先，理清发展脉络。俗话说的好，劈柴不照纹，累死劈材 人。要做好任何事情都要遵循事物发展的基本规律，把基本 脉络理清楚，明白先干什么、后干什么，然后再按规律来做 ，才会做的顺畅，管理材料也是这个道理，不能颠倒了次序 。 其次，把握关键节点。如果脉络是线的话，节点则是线上的 关键，关键点上的素材最多，也最重要。所以要善于从脉络 上把关键点找出来。以项目管理为例，从头到尾，关键点就 是方案策划、规划设计、行政审批、工程建设、投产见效、 运营发展等，必须做到心中有数。 最后，建立管理目录。在梳理清楚发展脉络和关键环节后 ，就可以沿着发展脉络，依次在关键环节上建立素材库了。 譬如，笔者近年来收集了大量的写作经验文章，我先梳理了 写作的基本流程，最后在调研、构思、提纲、写作、修改、 校对等六个关键节点上分别建立了“调研资料库”“构思资 料库”“提纲资料库”等六个库，非常清爽。   5.时间维度 从时间演变的角度考虑，把工作过程分为若干时间段或时间 点，按先后顺序排列起来，就像《资治通鉴》一样，以时间 为线索，形成一套“编年体”素材。时间的划分有两种： 第一种：时间的“段”。工作中，每天都会产生大量的材料 ，时间越长，资料越多，若不把它们按照一定的时间段来管 理，在无限的时间里，资料也会无限堆积，没有个止境。所 以，最好将工作过程分割为一个个的时间段，如年、季、月 等，一个时间段建一个阶段库，管理起来就容易多了。不瞒 大家