你不理材 材不理你——如何用分类思维管好
素材？
讲到积累素材，很多人都笃信“手中有粮，心里不慌”这句话，可是，手中
“有”素材就万事大吉了吗？
我看不尽然。
倘若你只懂找材料，不懂管材料，那么，时间一久、材料一多，问题就来了
，写时要么忘了曾经“有”过，要么压根儿不知存到了哪里，叫啥名，只能凭感觉
在素材库里“翻箱倒柜”，像在大海里捞针，结果呢？不一定“淘”到，翻个三五
遍仍不见踪影，心里的焦虑感便油然而生。
你说，这能叫“不慌”吗？
我说：不能。这就像一个人只会挣钱，不会理财一样，辛苦半天，连自己有多
少钱、存在哪家银行都搞不清，哪咋行？你不理财，财不理你嘛！写作素材的管理
也是这个理儿，麻烦还是其次，关键是“二次查找”也很浪费时间、降低效率，还
徒增烦恼。可以说，你找材料所浪费掉的时间，都是存材料时偷
的懒；你平时积累所产生的红利，都被后期管理的缺位对冲掉
了，没有了管理，积累也失去了应有的意义！
所以啊，管好素材，很重要！
问题是，怎样管？如何让你的素材乖乖听话，对想要的材料，信手拈来、调用
自如？笔者通过近20年的亲身实践感到，存储时千万不能偷懒，不经加工，不管萝
卜、白菜，还是大葱，胡乱地往库里一扔了事，明智的做法是，先分拣，后装框
，用分类思维，分门别类地存储。
下面，笔者提供八种分类维度，供大家参考。这八种方法都是笔者坚持多
年屡试不爽的，不妨一试。
一、从形态维度分类
这是从素材的外在表现形态考虑，把素材按形态划分为若干类别，建立“类型
库”。
素材的表现形态有三种分法：
1.按载体分大致有四类。一类是手写资料，是在阅读中亲手记录、摘抄而形成
的资料，这类资料最好用专门的记录本，可按内容准备不同的本子。第二类是剪辑
资料，是从报刊杂志或其他纸质资料上裁剪下来粘贴汇集而成的资料，为便于管理
，最好准备专门的剪辑本，条件允许时，还可以按刊物类型分类。第三类是电子资
料，是在电脑中复制而成的资料，这种资料是本文探讨的主要对象。第四类是网络
资料，是在手机或电脑里通过“收藏”功能保存下来的资料。
2.按内容分大致也有四类。即文字、图片、音频和视频。这几种素材，要数文
字资料数量最大，可以说是素材中的绝对主角，是文字工作者的主要武器。而图片
、音频和视频资料通常只作为痕迹资料保存，通常用来辅助记忆。譬如，在某种场
合，由于领导讲话语速快、记录不方便等原因，手写跟不上，难以保证记录的完整
性和准确性，这种情况下，就会用设备先录下来，回来慢慢听。这些素材由于格式
、大小不一，建议分门别类建立文件夹，分别存储。
3.按存在形式分有两种。以上几种划分，不管是手写、剪辑、电子、网络，或
是文字、图片、音频、视频，归根结底就两种形态。一类是实物形态，如读书笔记
、工作笔记、剪贴本、复印件等，以物质的形式存在。另一类是虚拟形态，主要是
指电子版本、网络链接等，以虚拟的形式存在。在当今信息技术越来越发达的今天
，虚拟形态的资料越来越占主流，值得我们深入研究其管理方法。
二、从业务维度分类
这是从机构和职能的角度考虑，把素材归入单位、部门或具体职能之下，建立
“业务库”。
业务划分有三个层次：
1.单位层次。一个单位的文字工作者要管理好自己单位的资料，首先要站在全
单位的高度，以单位名称建立一个根目录，用这个根目录来统领所有部门的资料。
如果从外单位收集的资料数量多、规律性强，为防止与本单位资料混淆，不妨给外
单位也建立素材库，如“省商务厅文件”“某某市政府文件”等。
2.部门层次。每个单位都有自己的组织结构体系，分为若干层级和组成部门
，如办公室，人事部、财务部、市场部、技术部等，每个部门必然会产生很多资料
。若是作为单位的综合文稿起草者，意味着每个单位的资料都不能放过，把它们笼
统地堆在一起显然不行，最好还是按部门、层次，为每个部门建立一个资料库，归
口管理为宜。
3.职能层次。但凡一个部门都有具体的职能职责，都要负责一些非常具体的工
作任务。每种职能和任务都意味着一系列的材料，要把它们管好，还不能忽略这一
茬。比如，办公室有文稿起草、文件收发、档案管理、后勤服务、财务管理等职能
，在管理资料时，要细化到职能职责这个层面才行，对其他部门来说，也是一样的
道理。
三、从作者维度分类
这是从素材的著作权的角度考虑，把素材按权属分别归入作者的名下，建立
“作者库”。
按作者分，通常有三类：
1.上级领导资料。不管在什么单位工作，也不管是在机关或企业，通常情况下
，都会面对多位领导，要为他们起草文稿、处理大量文件、资料，时间一长，管理
的难度必然增大，若不分类管理，多个领导的资料混在一起，必然乱套。所以，笔
者建议不要怕麻烦，尽量为每一位领导建立一个资料库，直接以他的姓名来命名
，每个领导下面，再按其他标准进行必要的分类。
2.领导上级资料。在机关写材料的人都知道，要想写好自己上级领导的稿子
，必然要大量收集研读领导的领导讲过的稿子、发表过的文章或讲过的话。所以
，笔者也建议，对于一些重要领导，有必要专门建立素材库，将这些素材集中起来
管理。
3.专家学者资料。有时，写好材料，还会大量学习借鉴行业领域内专家学者的
研究成果，而这些成果与领导的文稿有所区别，不适宜归为一类。这种情况下，若
某位专家的资料过多，可以为他专门建库；若资料不多，可把所有专家资料集中起
来，建立“专家学者资料库”。
四、从事理维度分类
这是从事物发展的规律和过程来考虑，把素材按基本流程排列起来，归入到关
键环节中，建立“事理库”。
这种方法分三步骤：
首先，理清发展脉络。俗话说的好，劈柴不照纹，累死劈材人。要做好任何事
情都要遵循事物发展的基本规律，把基本脉络理清楚，明白先干什么、后干什么
，然后再按规律来做，才会做的顺畅，管理材料也是这个道理，不能颠倒了次序。
其次，把握关键节点。如果脉络是线的话，节点则是线上的关键，关键点上的
素材最多，也最重要。所以要善于从脉络上把关键点找出来。以项目管理为例，从
头到尾，关键点就是方案策划、规划设计、行政审批、工程建设、投产见效、运营
发展等，必须做到心中有数。
最后，建立管理目录。在梳理清楚发展脉络和关键环节后，就可以沿着发展脉
络，依次在关键环节上建立素材库了。譬如，笔者近年来收集了大量的写作经验文
章，我先梳理了写作的基本流程，最后在调研、构思、提纲、写作、修改、校对等
六个关键节点上分别建立了“调研资料库”“构思资料库”“提纲资料库”等六个
库，非常清爽。
五、从时间维度分类
从时间演变的角度考虑，把工作过程分为若干时间段或时间点，按先后顺序排
列起来，就像《资治通鉴》一样，以时间为线索，形成一套“编年体”素材。
时间的划分有两种：
1.时间“段”。工作中，每天都会产生大量的材料，时间越长，资料越多，若
不把它们按照一定的时间段来管理，在无限的时间里，资料也会无限堆积，没有个
止境。所以，最好将工作过程分割为
