浅谈公文格式规范 党政机关公文格式规范化，是机关公文的最基本要求，是保 证公文质量和提高公文办理效率的重要手段，也是显示其权威 性特征的重要标志。某些机关领导和公文办理人员对公文格式 的重要性缺乏足够认识，甚至错误地认为公文格式只不过是形 式而已，只要内容正确，格式规范不规范无关紧要。这种错误 认识导致一些部门对公文法规不组织认真学习，不作广泛深入 宣传，不及时转发到各基层并组织实施，因而在公文办理中常 常沿用旧的甚至错误的公文格式而不思改正，大大影响了公文 格式标准化的进程，也影响了公文办理效率和质量。 一、规范公文格式，有利于发挥公文效用 《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规 定，公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关 标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说 明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机 关、印发机关和印发日期、页码等组成。公文具有规定的格 式，制发公文必须统一格式，保证公文的完整性、准确性和程 序性，便于公文处理，发挥公文效用。 1. 关于“签发人”。公文签发是公文生效必备的条件，公 文必须经过发文机关负责人签发才能正式生效，公文签发是发 文机关负责人履行职责的重要体现。《条例》规定“上行文应 当标注签发人姓名”。在公文文种中，“请示”“报告”以及 按请示性公文程序和要求办理的“意见”，应该按照“上行文 格式”来处理，都要求必须出现“签发人”标识区域，并标注 签发人姓名。之所以规定“上行文”必须标注“签发人”姓 名，其目的在于表明公文的具体负责者，督促有关领导人认真 严肃地履行权利义务，确保公文质量；同时让上级机关的领导 人了解下级机关谁对上报事项负责，也是我国行政首长负责制 的需要。 2.关于“密级”和印发传达范围。涉密公文应当根据涉密程 度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。公文尤其 是涉密公文应当根据工作需要确定印发传达范围。确定印发传 达范围有两个基本原则：一是工作需要原则。应当根据工作需 要确定，不应简单地把知悉公文内容视为一种政治待遇，或者 把行政级别作为确定公文知悉范围的依据。二是涉密范围最小 化原则。应当把国家秘密知悉范围尽量限定到最小。能够限定 到具体人员的，限定到具体人员；不能限定到具体人员的，限 定到机关、单位，由机关、单位限定到具体人员。当然，传达 范围的限定只限于上级对下级行文，下级对上级行文不宜规定 传达范围。 3.关于“发文机关署名”“印章”“成文日期”。公文落款 中的署名、印章、成文日期是公文生效标志构成的三要素。印 章是体现公文效力的表现形式，是公文生效的标志，是鉴定公 文真伪最重要的依据之一。成文日期是公文的生效时间，是党 政机关公文生效的重要标志。确定成文时间看起来是个小问 题，但实际上它们的作用却很大。公文如果没有生效时间，在 某种意义上说就是一纸空文。 4.关于“发文机关标志”、署名和发文机关名称。《条例》 规定，公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。版头中的 发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字 组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。原则上，发 文机关标志中的发文机关全称或者规范化简称、公文标题中发 文机关名称和落款中的发文机关署名要一致。联合行文时，发 文机关名称可以作些省略。值得注意的是，一个完整、规范的 公文标题由发文机关名称、事由和文种三要素组成，让受文者 一看就明白这份公文是哪个机关发来的，说的是什么问题，是 什么种类的公文。省略“发文机关名称”，受文者只能从版 头、落款署名中才可看出这份公文是哪个机关发来的，不利于 公文运转和办理，也不利于公文标题的引用。 二、规范公文格式，有利于提高办文效率 1.关于“紧急程度”。紧急程度是对公文送达和办理的时限 要求。要注重公文的时效，各类公文特别是重大突发性事件、 重要舆情等应及时上报。根据工作需要，标注公文缓急程 度，尽量避免临时报送的情况，需要请示上级机关的事项，应 给上级机关留出足够的研究、决策时间。特别紧急的公文更要 协调充分，提前进行及时充分的沟通说明，抓紧办理、及早报 送。对于收文机关来说，紧急公文和重要事项应随收随办。坚 持急件急办，特事特办，专人催办。 2.关于“附注”。党的机关