公文办理中的10类错误
公文办理是单位一项重要的、经常性的、基础性的工作，是单位实施正确领导
和有效管理的重要手段，主要包括收文办理、发文办理和整理归档。
收文办理，包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办等一系列程序。发文办
理，包括复核、登记、印制、核发等一系列程序。
整理归档，是根据《档案法》的有关规定和要求，将工作中形成的有归档价值
的材料，进行收集、整理、归档。
这一系列程序，是从公文办理实践中总结出来的，它们之间相互关联、衔接有
序，是公文写作工作的程序化要求、规范化保障和科学化体现。
1.收文不登记
【案例】
一天，小王正在办公室紧张地工作，抓紧完成领导交办的事情。这时，下属单
位的一位同志送来一份文件，文件中反映的工作不是小王具体负责，单位收文登记
也不是小王负责，但是为了体现本单位良好的工作作风，小王还是收下了这份文
件。因为当时很忙，没有及时将文件转交给具体负责收文登记的同志，后来持续加
了几天班，就把这个事忘记了。过了一段时间领导追问起来，小王才猛然想起，但
是已经耽误了办理时间。
【问题分析】
按照收文办理程序，收到的公文要在专门部门（办公室或文书处）统一登记，
登记的主要内容是：来文单位、公文标题、文号、送达人或送达渠道、收文时间、
拟交办的处室等。
小王犯的错误是没有履行登记程序，将公文放在自己手里，并且忘记了这件
事。
【正确做法】
小王应该及时将代收的公文，转交给专门负责来文登记工作的同志，并配合该
同志完成登记事项。
外面来单位办事的人员，可能不清楚该单位内部的人员分工，即使大致知道各
内设处室（科室）的工作职能，也不一定清楚处室（科室）内部哪位同志具体负责
什么工作、在哪间办公室办公。所以来访人员不管找到哪位同志，该同志都应该热
情接待，这就是党政机关在工作中要求的“首问负责制”。
2.收文不初审
【案例】
某单位年初从市政府领回了31件本年度人大提案和政协建议，领回任务以后
单 位领导高度重视，要求及时将这些提案和建议分办下去，按时办结。按照惯
例，该单位办公室将它们分办到了相关业务处室，业务处室在办理的过程中，发现
有一个提案和两个建议所提的内容超出了单位的业务职能范围。该单位将情况向市
政府进行了反映，市政府将这三个提案和建议收回，按照内容重新进行了分办，但
这样一来一去就耽搁了很长时间。
【问题分析】
该单位犯的错误是在收到公文时没有进行初审，导致办理工作出现反复。
【正确做法】
收到公文以后要进行初审。看这个公文是否应当由本单位办理，是否符合行文
规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已
经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及
时退回来文单位并说明理由。
该单位在接受市政府交办的人大提案和政协建议时，就应当对这些提案和建议
进行初审，将不属于自己办理的提取出来，及时向市政府反映。
3.分办不登记
【案例】
小王在某单位办公室工作，主任要求他将一份上级单位来的公文，分别送到五
个有关的业务处室办理，然后将各处室办理情况汇总后上报。几个星期过去了，有
的处室提交了办理情况，有的处室还没有动静。小王去催办时，他们却说没有收到
办理任务。小王明明记得，公文的复印件每个处室都送到了，但是有的处室却说根
本就没有收到。
【问题分析】
小王犯的错误是在分办时没有登记，没有将公文送达到承办处室的时间、具体
承办人等信息进行登记。
【正确做法】
小王在将公文复印件分送五个业务处室时，应当将公文送达的时间、接收公文
人的姓名登记下来，并让接收公文的同志签字，这样就做到了有据可查。
4.公文横向传递
【案例】
小王在某单位产业处工作，一天，处长让他将一份已阅的公文退回机要室，小
王看到单位领导在公文上面批示的意见是“请产业处、市场处阅”。小王心想，产业处
已经阅了，市场处还没有阅，而市场处办公室就在隔壁，于是小王就直接将此公文
转交市场处了。
【问题分析】
公文在传阅时应避免同级别对象之间发生相互传递的“横传”现象，以免传阅的公
文失控，造成公文积压、丢失或下落不明等情况。
小王犯的错误就是将公文进行了“横向传递”。
【正确做法】
小王应该及时将已阅的公文退回机要室，由机要室传市场处阅，市场处阅后退
回机要室。
5.办件传递顺序错误
