公文管理中的错误 公文管理，是指单位内部以安全保密和充分发挥公文效用为目的，在公文运转 各个环节中开展的规划、组织、控制、监督、整理、保管等职能活动。它包括管理 机构、管理人员、管理制度等一整套完整的管理体制。 公文管理主要是对单位而言，它贯穿于公文处理工作的全过程，是公文写作的 外部环境，是保障公文写作工作正常开展的重要基础。 一方面，单位要设立专门的公文管理机构，配置保密、机要、文印、审核、校 对、档案等工作人员，制定一系列相应的工作流程和工作制度，加强公文的规范化 管理。 另一方面，公文写作过程中的具体承担人员，要严格执行工作程序和规章制 度，按照规范化的要求开展公文写作工作。各单位对公文的管理，要按照中共中央 办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》中的相关规定执行。 1.内部管理混乱 案例 某单位，日常对外发文，主要由各承办处室根据各自业务工作自己拟写文稿、 送分管领导签批，重要文稿送主要领导签批，自行打印出正式文稿后，送单位办公 室统一登记盖章，然后由各处室自己送至相关受文单位。 该单位在收到外来文件时，将上级单位、平级单位发来的“会议类”、“活动类”以 及一些涉及面单一的文件交由办公室甲同志登记处理，将上级单位、平级单位发来 的其他类型的文件交由办公室乙同志登记处理，将直属单位上报的文件交对口处室 登记处理。 在对外来文件的办理过程中，有的文件由办公室甲同志填写“文件处理单”，提出 拟办意见，交办公室主任签字；有的文件直接由办公室主任提出拟办意见。办公室 将提出拟办意见的文件送分管领导、主要领导签字，在主要领导签批了明确办理意 见后，具体承办处室又在领导签批的意见下面层层签写相关办理意见，处长签给副 处长、副处长签给科长、科长签给科员。 问题分析 案例反映的是单位内部对公文管理不规范的问题。主要问题有三个方面： （1）该单位没有专门的公文处理机构，没有专门的公文印制机构，公文由各处 室自己打印。 （2）该单位没有规范的公文管理制度。发文办理和收文办理的程序环节不完 整、顺序不对。发文处理过程中，没有履行复核、登记、校对、核发等程序。 （3）该单位在公文管理中违背基本的工作原则。 一是违背了统一归口的原则，由多人分头负责外来文件的处理；二是违背了以 主要领导签批意见为准的原则，在主要领导签批意见后，具体落实人员又层层签意 见。 正确做法 （1）在发文处理中，各处室起草完文稿后，经处室负责人及机关领导签字，应 送专门部门复核（一般是办公室负责复核），复核后到专门部门登记编号（一般是 办公室负责登记编号），登记后送统一的机构印制（单位内部要设立文印室负责统 一印制公文），正式印制前要打印清样由专人进行校对，校对无误后按规定份数印 制，印制完成后送专门部门盖章（一般是办公室负责盖章），盖章后的正式公文留 两份和有领导签批的原稿一起归档，其余的按规定途径核发。 即整个流程为：起草文稿—处室负责人及机关领导签字—专门部门复核—专门 部门登记编号—文印室印制（印制过程中要校对，可由起草者自己校对，也可以由 办公室专人校对）—办公室盖章—归档、核发。 （2）在收文处理中，所有的外来文件一般统一交由一位同志负责签收、登记、 初审、承办、传阅、催办，需要答复的公文由相关人员负责起草，按照发文处理的 流程办理。有条件的单位，可以将签收、登记、初审指定一人负责，将承办、传 阅、催办指定另一人负责，由两人配合完成整个收文办理流程。 即整个流程为：签收（主要是与送文方进行交接，以示收到）—登记（主要登 记来文单位、标题、文号、密级、紧急程度、成文日期、收文日期等）—初审（主 要是对公文内容、格式进行审核，决定是否接受办理）—承办（主要是对阅知性公 文提出合理的分送范围，对批办性公文提出合理的拟办意见）—传阅（主要是根据 特定的顺序将公文送传阅对象阅批）—催办（主要是对公文的办理进展情况进行督 促）。 （3）在主要领导签批意见以后，其他人员不要再在上面签写意见，具体承办处 室只需要按照领导的意见去落实就行了。 在公文管理的整个流程中要尽量把握三个原则： 一是统一实施。要设置专门的部门，指定专门的人员，统一负责相关工作。二 是一办到底。在发文办理中，起草文稿的人员要负责整个流程中文稿的传递，一般 情况下不要中途转交给其他人。在收文办理中，签收、登记、初审、承办、传阅、 催办一般也由一人一办到底，便于全面掌握公文的去向和进度。三是明确责任。谁 起草谁负责，谁审核谁负责，谁签字谁负责。 2.不按规定办理 案例 小王在某县级单位工作，春节即将来临，科室领导让他就做好春节期间的有关 工作，向所辖单位下发一个通知。小王接到任务后，迅速起草了一份《关于做好春 节期间有关工作的通知》，并依次呈送相关领导签批。由于通知内容不长，用纸不 多，小王就直接在自己电脑上打印出来，然后到办公室盖了章。他当时手头的事情 比较多，就把做好的文件交给了单位的保安，让保安帮忙到附近的邮局寄发。 问题分析 案例反映的是，单位在公文处理方面有制度、有规定，但工作人员没有履行。 一是没有到文印室统一印制公文；二是将印制好的公文交由非工作人员发送。 正确做法 按照“依法治国”的方针，单位要依法行政，工作人员要依法、依规办事。平时的 工作中会遇到各种情况，但不管是简单，还是复杂，不管是轻松，还是忙碌，都应 该遵守规章制度。在遵守规章制度的前提下，创新工作方法，提高工作效率。 在此案例中，小王应该到单位文印室印制公文，并通过单位规定途径发送公 文。如自己到邮局寄送、自己直接将公文送到受文单位、委托单位机要员发送、通 过政府公文交换站发送，等等。 3.随意扩大传达范围 案例 某市政府收到省政府关于抓好当前一段时期内安全工作的通知，该通知明确注 明“此件发至地市级”。市政府为了便于传达贯彻通知精神，直接将通知复印转发到市 直单位和县市区政府。 问题分析 公文的印发传达范围，应当按照发文机关的要求执行，需要变更的，应当经发 文机关批准。 案例中，市政府没有向省政府请示，私自扩大公文的传达范围，这种做法是违 规的。 正确做法 （1）市政府如果要将文件原文复印转发，则必须向省政府请示，省政府批示同 意后，方能实施。 （2）市政府可以重新拟文，按照省政府文件精神，站在市政府的角度，对市直 单位和县市区政府提出贯彻省政府文件精神的具体意见和要求。 4.随意确定秘密等级 案例 （1）某单位印制本系统“通讯录”，在“通讯录”的封面上标注“秘密”字样。 （2）某单位组织召开年度总结大会，会议工作组将领导讲话、典型单位发言、 下一年度工作要点、表彰通报等会议材料汇编成册，并在封面注明“秘密”字样。 问题分析 根据相关法律法规，凡不能公开发表的涉及党与国家秘密的文件、档案、电 报、图表、资料、图书