浅谈企业办公室主任的素质 绪论 企业办公主任的核心内容可以概括为参与政务，协调管理业务，提供保障 服三个层面，处于协调各职能部门，连接领导层和基层的枢纽，是企业的信息 中心、参谋中心、协调中心、管理中心和服务中心。办公室参谋、协调能力及管理、 服务水平直接会影响到企业管理工作的整体运行效能。能否最大限度的发挥企业 办公室的整体作用，一是在于企业领导对办公室工作的认识和重视，如果把办 公室单纯地作为后勤服务部门而忽视其参谋、协调及管理作用，办公室最终就变 成了勤杂室。二是在于办公室主任的领导才能和综合素质，办公室主任的参谋水 平、协调及管理水平直接影响办公室在领导层中的地位，直接关系到办公室整体 工作效能，由此决定了办公室主任在办公室中的核心作用。三是在于办公室工作 的认识及实务经验水平，办公室人员不应仅沉浸于纷繁零碎的琐事之中，要增 强参与辅助决策，培养协调及管理意识，充实积累自身工作实务经验，提高综 合实务水平。以上三方面因素当中，第一方面是前提条件，第二方面是主要核心 和关键，第三方面是基础支撑，从企业管理理论及实践的角度分析，企业办公 室整体作用发挥的核心在于办公室主任。 企业办公室主任一直被大家称为企业的“大管家”，一位高水平的“大管家”是 企业不可缺少的人物，虽然他不直接创造利润，也没有处于经营管理的第一线， 但办公室主任的工作具有极大的挑战性，高水平的办公室主任不是简单的“事务 大臣”，而是需要相当素质的职业经理。因此，着眼于培养塑造出色的办公室主 任角度，研究办公室主任的素质问题具有极大的现实意义。 一、企业办公室主任的工作职能、工作特点及地位概述 企业办公室担任着传递处理信息、辅助领导决策、协调内外关系、管理行政事 务及保障后勤服务等五个方面的工作职责，是参与辅助决策、理顺各种关系，具 体承担日常行政及提供服务的重要管理部门。企业办公室工作具有全面性、事务 性、辅助性及较强的政策性。企业办公室主任作为办公室的领导，主要担负着承 办、参谋、协调、管理和指挥五大职责，工作上具有较强的政策性、辅助性、全面性 事务性、综合性。其工作职责、工作特点及作用是由办公室的职能、特点及地位所 确定的。 （一）企业办公室主任的工作职责概述 　企业办公室主任的工作职责主要包括承办、参谋、管理、协调及领导指挥五个 方面。 1、承办职责 　贯彻、实施企业领导决策层决定的战略方针，经营规划及管理制度，并对各 部门执行情况进行监督落实；处理、协调或上报、回复平行部门转办的工作事项 处理、回复下属部门上报的工作事项。承办职责的主要形式有“主办”、“会办”、“转 办”及“催办”等。 2、参谋职责 　企业办公室主任的参谋职责是指在辅助领导决策过程中所应有的职能和应 尽的责任，其参谋职责重要体现为协助领导制定好工作计划，安排好工作布局； 根据工作需要，及时组织调查研究、多方面收集信息资料为领导决策作好准备； 结合领导决策要求，组织分析加工信息资料，拟定方案供领导参与，协助领导 作出决策。办公室主任既要认真领会领导意图，又要勇于直言，使领导“兼听则 明”；同时做到领导决策前多参谋、领导决策后多反馈。 3、管理职责 企业办公室主任的管理职责是指对企业行政事务管理所应有的职能及应尽 的责任，主要内容包括企业文书管理、信息管理及行政后勤服务管理等诸多方面 4、协调职责 　 企业办公室主任的协调职责主要包括纵向协调、横向协调及内部协调。纵向协 调主要是致力于上下级之间的关系融洽，确保上令下行及下情上达顺畅。横向协 调主要致力于疏通各平行职能部门之间的关系，确保不同部门之间有效配合， 步调一致。内部协调主要致力于内部工作环境融洽，员工关系和谐，团队效能最 优化。 5、领导指挥职责 　企业办公室主任的领导指挥职责主要分为调度性指挥和应变性指挥，调度 性指挥主要是合理调度，合理组合人、财、物等多种资源，以“投入少，收效大” 为原则，选择最佳时机和方法，完成即定目标。应变性指挥主要是针对工作过程 中碰到的各种意料之外的变化、突发事件，审时度势，机动灵活地指挥并发挥组 织作用，取得成功 总体来说，企业办公室主任的工作职责是由企业办公室的工作职能、地位及办 公室主任在企业办公室中的核心地位所确立的，是办公室主任工作的根本。 （二）企业办公室主任的工作特点 1、双重性 　在企业办公室内部是领导，对部门工作及人员负有领导责任，对外是企业 领导和全体员工的联络及服务员，起到沟通桥梁和承办纽带作用。 2、较强的政策性 　企业办公室主任必须协助本单位领导，贯彻执行政府各项制度、法律法规及 本组织的各项规章制度；同时起草本单位的各种文件，制定各项规章制度。无论 是对上级汇报情况，还是对下传达领导指示和意图，都要体现和遵守国家政策、 法律法规及本组织的规章制度，不可偏离政策轨道和规章约束。 3、全面综合性 　作为企业领导助手和参谋，对与领导工作有关的活动，不论是实际执行， 还是研究讨论，不管何种专业领域都应当予以辅助和关注，其他职能部门不管 的事也要主动予以关心、协调和处理。 4、事务性 处理事务是办公室主任日常工作的重要组成部分，办公室涉及到的工作事 无巨细，几乎都要办公室主任关心、检查和及时处理，处理事务的效率直接体现 办公室的日常工作效能水平。 5、保密性 办公室主任直接为领导工作参谋、服务，对领导的意图及企业重要文件、机 密及人员任免和处理重大事项都比较清楚，因此办公室主任应当严格要求自己 自觉遵守保密制度，养成良好的职业道德，以免对企业造成不良的影响和损失。 （三）企业办公室主任的地位及角色定位 1、从领导者的决策职能看，处于“辅助决策”地位。决策是企业领导者的职能， 但企业决策的全过程一般是与办公室主任密切相关。 2、从企业办公室主任在平行各职能部门的地位看，办公室主任处于协调的特殊 地位，是中转的枢纽，起着承上启下的作用。 3、从企业办公室主任在办公室的地位看，处于领导地位，是办公室日常工作的 主持者、组织者和最高指挥者。 二、出色的企业办公室主任应具备的素质 　企业办公室及办公室主任的工作特点、工作职责要求企业办公室主任必须做 到以下几点：一是工作必须准确，企业办公室主任要辅助领导决策，应准确掌 握企业各方面的情况，这是正确决策和领导的基本保证；同时，办公室主任在 承办和管理具体事务的过程中，也必须做到准确，不可粗心大意，否则容易因 小失大或形成难以挽回的损失。二是处理各种事务必须及时，要讲求管理工作效 率，这是对办公室主任工作的基本要求。三是抓好落实，办公室主任的工作事务 中最重要的一个环节是管理事务，工作相当琐碎，凡事都要有妥善而周密的安 排，尤其必须重视抓好落实，随时进行督促检查，“不抓落实等于没抓”，而且 很容易造成工作漏洞。四是注意保密工作，这是办公室主任职业道德中的最重要 内容，办公室主任必须长期树立保密意识，管理层级越高，担任办公室主任的 时间越长，越应注意保密工作，并且要协助领导、教育和毒草下属，共同做好保 密工作。 工作准确、及时，注意落实并注意保密是对办公室主任工作的基本要求，要符 合上述工作要求，胜任工作职责，充分发挥办公室主任的作用，成为一名出色 的办公室主任，必须具备良好的综合素质，具体来讲必须具备良好的政治道德 素质，良好的心理素质，精湛的业务技能素质，良好的创新意识。以上四方面缺 一不可，互为补充。其中政治道德素质是前提，是判断是否可用的标准；心理素 质、业务技能素质及创新意识是保证，是正常开展业务工作及提升管理层次和水 平的关键。 （一）出色的企业办公室主任应具备良好的政治道德素质 出色的企业办公室主任必须具备“做人为人”的良好素质，具备良好的政治道 德素质，简单地讲就是要忠诚可靠，公道正派，敬业奉献，严于律己，廉洁奉 公。 1、做人要忠诚可靠 办公室主任经常与企业领导层打交道，参与企业辅助决策，对企业的最新 动态及领导成员的个人情况知之较多，对于一个组织来讲，有些信息属于机密， 甚至是绝密，一旦泄密对公司会造成较大影响或造成无法挽回的损失；对于领 导个人来讲，有些个人隐私和特殊情况必须保密，一旦被人知道会形成负面影 响，对企业开展工作不利。办公室主任作为大管家及幕后参谋，对组织和领导忠 诚确实关系重大。 2、做人做事要公道正派 所谓“公道“就是在原则问题上不能装糊涂，不能”墙头芦苇随风倒“，不能只 看到领导眼色行事。做人做事必须有合理原则，并要合理地坚持原则。所谓”正派 “，就是要做人诚恳朴实，有高尚的道德情操，树立正确的人生观和价值观，简 单讲，就是不能”歪门邪道“，不能”腐化堕落“。换言之，做人做事要谦虚谨慎， 一视同仁，品德端正。 3、具有良好的敬业奉献精神 企业办公室事务杂，许多工作需要办公室主任亲自操作，因此要求其认真 负责、勤勤恳恳、任劳任怨、干一行，爱一行，专一行，具有良好的敬业及吃苦耐 劳的优良品质，工作雷厉风行。同时由于办公室主任充当着“管家“与”秘书“双重 角色，既是管理者，同时是管理人员，因此办公室主任一般工作负荷大，面临 的人员及事务，且经常会发生变化，作为一名出色的办公室主任，必须任劳任 怨，勤勤恳恳，才能妥善地处理好纷繁的事务，有条不紊地管理好办公室工作。 4、严于律己，廉洁奉公 不假借领导名义以权谋私，遵规守法，严于律己，廉洁奉公是办公室主任 职业及工作能够正常进行的保证，是办公室主任高尚职业道德在职业活动中的 重要体现，也是办公室主任应有的思想道德品质和行为准则之一。它要求办公室 主任在工作中不假借领导名义以权谋私，不搞给我一点“好处“，我回报你一点” 实惠“的所谓”等价交换“，要以企业整体利益为重，不为名利所利用，以自己的 实际行动抵制损害企业利益，损公利己的不正之风。 要成就自我，品德必须先行，企业办公室主任工作的特殊性，对道德品质 的要求更为突出。实践证明，要成为出色的办公室主任，只有首先在道德品质修 养上下功夫，方能在工作中取得不断进步，成为受人欢迎的人。 （二）出色的企业办公室主任应具备良好的心理素质 　如果说政治道德素质决定企业办公室主任的成长方向，那么心理素质会成 为影响企业办公室主任事业发展的软环境，通常情况下，硬环境通过努力可以 很快创建，但软环境的培养和创建决非一朝一日，需要在自己的职业活动中不 断锻炼和积累，其中良好心理素质的培养就是如此。 良好的心理素质主要体现在心胸开阔、胸有大局、举足轻重、泰然处之，处信 有度，遇难而上。 1、做人心胸开阔，不斤斤计较，做事胸有大局，知大知小 心胸开阔、豁达宽容，实际上是一种心理修养。如果气量小，心胸窄的人则 不适合做办公室主任。办公室主任的最重要职责是协调内外关系，要协调好关系 甚至要化解矛盾，顺利时则要磨破嘴皮，不顺利时会遭人非理，成为“出气筒”， 此时没有容人之道，便不能缓解矛盾，调节关系，甚至还有可能“火上浇油，难 上添难”，使关系变得更差，矛盾变得更激化。因此，出色的办公室主任要善于 做“出气筒”和“调节员”，心胸要开阔，学会宽以待人。同时，办公室主任做事要 胸怀全局，要用大局的天平运筹谋划办公室工作，分清主次深浅难易，有的放 矢地制定对策，确定工作目标，这样才能避免指挥一盆浆，工作一图麻，结果 一片糟。 2、做事知轻知重，泰然处之，冷静沉着 办公室主任的工作头绪很多，事务琐碎繁杂，要避免四面开花，东一榔头 西一棒槌。只有知轻知重，分清主次，理请头绪，才能使办公室主任的工作不因 事务杂而乱。办公室熟人头脑中必须有一张清晰、规则的“运行图”，哪些该为， 哪些不该为，须“小葱拌豆腐，一清二楚”。 办公室固定式、程序式的工作多而细，但意外突发性事件也会随时出现，特 别是遇到重要情况之后，办公室主任往往成为急事和突发事件的第一知情者， 在这种情况下，办公室主任必须冷静分析，泰然处之，决不能乱了阵脚，丢三 落四。 3、具有强烈的自信心，遇事应难而上 办公室主任经常要充当辅助参谋和管理者的角色，没有良好的自信心，当 不好参谋，提不出好的意见，只能唯唯诺诺；没有良好的自信心，没有自己的 主见无法形成自己的管理体系，当然也根本无法管理好自己的团体。 办公室主任的强烈自信心，在遇到难以预料的事情或困难时，尤为重要。一 名出色的办公室主任，一名能胜任参谋、助手作用的总管，就必须坚持做到：不 回避矛盾，勇于冲在前面；不怕丢面子，个人受到挫折也在所不辞；不怕惩罚， 将自己的荣辱名利抛于脑后；不怕麻烦跑掉腿、磨破嘴、义无返顾。只要能克服困 难，解决问题，就得想方设法，应难而上。 良好的心理素质是一名出色的办公室主任所必须具备的素质，只有具备良 好的心理素质，办公室主任才能做到头脑清晰，胸怀大局，遇事冷静，知重知 轻；自信有度，敢作敢为。 （三）出色的企业办公室主任应具有良好的专业素质 办公室主任的工作综合性强，担负着企业信息传递、协调、后勤服务和事务 管理等多项工作。办公室主任应具备良好的专业技能素质，成为业务上的行家理 手，具体讲应具备广博的知识面，良好的文字功底，良好的社会交际能力，良 好的协调沟通能力，良好的组织能力，良好的团队管理能力。 1、拥有广博的知识面 办公室主任接触面广，所涉及的工作领域也较多，