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党支部书记培训-党办授课

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1 办文与办会 2 集团公司现行公文处理办法  现行的办法主要是今年 3 月印发的 《关于印发 < 中铁二局报送公文评价办法 > 等 6 个文件的 通知》(司办〔 2011 〕 44 号) 《中铁二局党政公文处理办法》 《中铁二局报送公文评价办法》 《中铁二局党政公文格式》 《中铁二局公文主题词表》 《中铁二局公文发文代字》 《关于当前公文处理中需要规范的几个问题》 3 一、公文种类——文种  公司现行公文常见种类  按公文格式分为:文件式公文、信函式公 文、普通传真电报、便函、会议纪要、签 报。  按行文方向分为:上行文、平行文、下行 文。  按发文机关分为:单独行文、联合行文。 4 一、公文种类——图示 文件 文件 5 一、公文种类——图示  文件式 7 类:  报告、请示、意见、决定、通知、通报、批复;  签报  信函式 5 类 :  函、意见、通知、通报、批复;  便函  普通传真电报  会议纪要 上行文 下行文 平行文 6 一、公文种类——常见问题  格式选择。能以便函解决的问题,不发正式 文件;能以信函式公文解决的,不以文件式 公文行文。  部门向领导请示、报告用签报 ( 签报不盖章 ,由部门负责人亲笔签署姓名 ) 。  请示与报告、决定与通报、通知与通报等文 件使用的混淆。 7 一、公文种类——报告与请示  具体功能上:报告为告之性的,不夹带请示 事项,请示是请求上级指示和批准的文种。  实际操作上:上级对报告可不作答复,但对 请示应在公文处理时限内给予答复。(实际 解决视为批复)。  内容上:请示一文一事,避免多头、越级请 示;报告没有严格限定。 8 一、公文种类——案例分析 1 9 一、公文种类——案例分析 2 关于广佛地铁夏南车辆段 等工程投标文件盖章的请 示 ( 上行文、文件式公 ) 问题:平行文格式、文种适用、标题冗长 10 二、公文的要素——组成 公文用纸: A4  公文眉首 (首页红色反线以上 )  发文机关标识 (平下行文,文件式、信函式)  发文字号(组成 =单位代字 +主办部门 +年份 +序 号)  公文主体 (红色反线与主题词之间 )  标题  主送机关  正文(附件)  签发日期(成文日期、印发日期,位置)  版记 (主题词下 ) (组成 =主题词 +抄送 +印制标记) 11 二、公文的要素——图示 机密★ 5 年 特 急 12 三、公文眉首——原则  紧急程度、期限、密级程度等  发文单位标识(公文“红头”)  发文代字 = 单位代字 + 年份 + 序号;  司办(函)〔 2008 〕 1 号;    集司社〔 2008 〕 2 号    股司办〔 2008 〕 1 号;    四司办〔 2008 〕 1 号  联合发文,只标明主办单位发文字号。  签发人 13 三、公文眉首——案例分析 上空一格 三司工 关于广州猎德大桥支顶系统施工方案的请示 全称以示尊重 14 四、公文的标题——常见问题  一般不用标点符号  少用介词  转发文件的问题  把紧急程度标在公文标题中  请示报告中的用词重复 15 四、公文标题——拟写练习 关于更换项目经理、总工程师的函 关于更换项目经理和总工程师的函 关于对南宁大桥施工方案的批复 关于南宁大桥施工方案的批复 关于二○ 00 年集团公司财会人员计算机等级鉴定结果的通报 关于 2000 年集团公司财会人员计算机等级鉴定结果的通知 关于请求拨付工程款的紧急报告 关于拨付工程款的请示 ( 首页右上角第二行顶格处“特急”或 “急件” ) 关于转发《中铁二局集团有限公司关于印发 <员工薪酬管理办法 > 的通知》的通知 关于转发集团公司《员工薪酬管理办法》的通知 16 四、公文标题——案例分析 关于给予我公司武襄项目借款 300万元的请示 紧急程度 空一字 17 五、公文主送机关——原则  逐级行文;  用全称或规范简称;  不得直接送给领导者个人。 18 上空一格 关于眉山象耳和峨 嵋双福基地维修重 建的请示 全称 空一字 五、公文主送机关——案例分析 19 六、公文正文——原则 情况属实 观点鲜明 结构严谨  文字精炼  格式规范 20 六、公文正文——常见问题 1.引用公文 先引标题,再引发文字号,发文字号用“()”标 注“ ()” ,年份用“〔〕”,而不是“[]” 2.数字使用 ( 一般采用阿拉伯数字 ) 使用汉字的情况:成文日期,部分结构层次序 数,定型的词、词组、惯用语、缩略语、具有 修饰色彩语句中作为词素的数字 3.结构层次序数 一、 (一) 1. ( 1 ) 两层 “一、 1” ,一层“一”、“ 1” 中任选一个。 21 六、公文正文——常见问题 4.数字序号用“ 1.”,不用“ 1 、”。 5.尽量不出现文夹图或文夹表,表和图一般作为附件。 6. 内部单位间称呼对方宜用“你办”、“你部”或规范化简称, 不“贵办”、“贵部”等。 7.除公文标题外,正文中原则上不加黑。 8.国家法定计量单位。如“ t” 用吨,“ m3 ” 用“立方米”,“ J / (kg·K)” 、“焦耳每千克开尔文”。 9.非规范化简称,先用全称后注明简称。外文名称,在第 一次出现时注明准确的中文译名。 22 六、公文的正文——修改练习 1  根据股司人 [2001]63 号《中铁二局股份有限公司 关于成立重庆轻轨工程项目经理部的通知》,从即 日起,启用 ······ 特此通知。 (此页无正文) 问题: 引用的顺序,画蛇添足的部份 ······  根据《中铁二局股份有限公司关于成立重庆轻轨工程 项目经理部的通知》(股司人〔 2001 〕 63 号), 从即日起,启用 ······ 。 23   你公司《关于购置车辆的请示》收悉,经 公司研究决定,同意你公司…。  你公司《关于购置车辆的请示》(Ⅹ司办 〔 2008 〕 1 号)收悉。经研究,(公司) 同意你公司…。 六、公文的正文——修改练习 2 24 六、公文的正文——修改练习 2  X公司 20几家单位共 3000 余人次参与了在汶川、绵 竹等地的抗震救灾。他们中,有的同志一干就是七、八 天,轻伤不下火线,  问题:数字体例不一致,概数、定型词组用汉字,例: 九三学社、五五普法、第三季度。约数“几”跟“多”、“余” 、“左右”、“上下”、“约”等不同。  修改: X公司二十几家单位共三千余人次参与了在汶 川、绵竹等地的抗震救灾。他们中,有的同志一干就是 七八天,轻伤不下火,            《出版 物上数 学用法 的规 定》 25 六、公文的正文——修改练习 3 中铁二局股份有限公司 XX 分公司 在闽中标路外工程任务分配实施细则 各施工单位: 为加强在闽工程施工管理,积极调动全面经营 ,共同树誉福建,经 XX 分公司研究决定,制定了 《在闽中标路外工程任务分配实施细则》,现发送各 单位。 附件:在闽中标路外工程任务分配实施细则 二 00 一年六月二 日 标题成分残缺,标点 ,正文表述,附件处 理,成文日期 26 六、公文的正文——修改练习 中铁二局股份有限公司 XX 分公司 关于印发《在闽中标路外工程任务分配 实施细则》的通知 各施工单位: 《在闽中标路外工程任务分配实施细则》已经 XX 分 公司 XX 会议讨论通过,现予印发,请按照执行。 二〇〇一年六月二日 27 六、公文的正文——案例分析 1 文 加 表 28 六、公文的正文——案例分析 3 附注 () 29 格式错误。 序号错误。 附件名与附件(实物)名不相符。 将转发文件、印发办法等标为附件。 七、公文附件——常见问题 30 此处未做“附件:”标识 “ 附件一”应为 “附件 1” ,且标 识位置应为本页 第一行顶格 七、公文附件——案例分析 1 31 正确排版见下图 七、公文附件——案例分析 2 32 七、公文附件——案例分析 3 33 正文中附件名与附件 (实物)名称不一致 附件名应在“附件:”后直接书写 七、公文附件——案例分析 4 34 1.各附件名应有数字序号 2.各附件名后不应有标点符号 3.“ 附件:”标识和排版均有错 误 七、公文附件——案例分析 5 35  行政成文日期用汉字;党群成文日期用阿拉伯数字。  成文日期右空 4 字,印章上缘距正文 1 行空白。  印章端正、居中,印章上弧距正文 2~ 4mm 。下套 压日期;中套方式。  加盖两个印章时,成文日期拉开,左右各空 7 字;两 章压成文日期,互不相交或相切,相距不超过 3mm ;  3 个以上印章,防止空白章,标注发文机关(简称) 。 八、日期与用印——原则 36 零应用“〇”表 示,而非 0 八、日期与用印——案例分析 1 37 正确排版应为日期距正 文下空三行,用印后, 印章上弧距正文约 2mm- 4mm 日期排版还应为右 空 4 字 八、日期与用印——案例分析 2 38 当用两个印章的时候,正 确的用印章应为 八、日期与用印——案例分析 3 39 八、日期与用印——案例分析 3 40  主题词 =类别词 +类属词 +文种。用于 揭示公文内容,便于公文检索查询。能体 现公文的主旨和归属类别。  通常 3 个以上,不超过 5 个词;  类别词可作类属词用,类属词可搭配使用;  从主题词表中选择,不得生造,可以只有类别 词与文种 2 个词。  词目之间空 1 字; 九、主题词——原则 41 九、主题词——案例分析 2 42 •抄送机关先外后内、先上后下 •内部机关按照一定序列排序; •格式、标点要规范; 十、抄送机关——常见问题 43 “ 股份公司工程部,计调科”有歧义。 应写为“股份公司工程部 , 公司计调 科”或 “股份公司工程部”。 十、抄送机关——案例分析 1 44 空格代替逗号。 十、抄送机关——案例分析 3 45  发文程序包括: 起草、核稿、会签、签发、文印、执行、 归档等环节 十、公文流转——发文程序 46 核稿、签发即意味着责任!  是否应该发文;  是否符合政策规定。  是否需要会签。  是否符合领导意图和会议决议。  措施能否落实。  文字是否简明扼要、准确  文种、主送机关、抄送机关等公文要素是否 准确、完整。 十、公文流转——核稿与签发 47  程序倒流(如先签发,后核稿会签)  体外循环 (直接送达领导,横传 )  多头直送  催办不力  文件拖延(尤其在电子公文系统中) 十二、公文流转——常见问题 48  办会是一项系统工程,涉及的环节多,内容复 杂、琐碎,如果哪一环节出现了失误,整个会议 的组织都会受到影响,因此,必须要细致、准确 地落实好每一件小事。 关于办会 49 会议的要素 —— 会议名称 —— 时间 —— 地点 —— 人员(领导、主持、主办、参会、发言人) —— 议题 ——形式(座谈、大会;会场部置) —— 文书(会议通知、主持词、议程、会议文稿) ——结果(会议决议、督办) ——费用 50 1 、接站 2 、按照时间报道 3 、及时向召集人汇报签到情况 主要包括会议材料准备、会场布置, 录音、照相、摄像)、通知与会人员 。 1 、例行服务工作,如引导与会者入场 2 、做好会中录音、录像和记录 3 、搞好会中服务(与会食宿,业余娱 乐) 1 、形成可传达的会议文件(会议纪 要) 2 、与会者返程安排 会前筹备 拟定方案 会前准备 会议管理 会议组织 会议报到 会议善后 方案的主要内容 书面方案 流程表 办会的程序 51 会议组织的注意事项(一)  认真准备会议文件资料。在送给领导前,要仔细检查是 否是定稿?是否有漏页、错页?防止出现领导的文件与 其他参会者文件不一致的情况;  会议通知要清楚。通知里应包括:会议时间、报到时间 、地点(陌生地方附简易地图)、主题、资料等;  会场布置要与会议主题、性质一致,并根据会议需要来 设计和排列会场的座位;  会前检查会场设施、话简等,注意消防与安全因素;  做好表彰颁奖准备工作。要准备好颁奖词、奖牌、证书 、表彰文件和背景音乐等,并要事先落实和通知受奖人 ,请他(她)注意会议流程,随时准备上台领奖。 会议组织的注意事项(二)  做好入场引导工作。一般都要以适当的方式引导座次。 可以在会务手册上印制座次顺序 ;  在会议组织过程中,会议组织者和办公室人员都要有很 强的补位意识 ;  在会议会餐时,在餐桌上放置座次牌,可以防止会餐人 员不齐或人员中途退场的情况 ; 安排会议摄影、摄像和录音、记录等。 52 筹划与组织庆典应注意的事项(一)  确定邀请对象。根据庆典的具体内容以及要实现的目标 ,提出邀请范围、邀请对象的初步方案,供领导审查后 确定 ;  印制分发请柬 。请柬包括以下内容:庆典名称、日期 、地点、受邀人、邀请单位以及特别说明等。请柬印制 好后,提前分送给邀请对象,对一些重要的客人,必要 时要亲自上门邀请;  选择庆典会场 。庆典会场一般比较固定,大多选择在 公司门前、工地现场空地作为仪式的主会场 ;  准备庆典设施 。庆祝仪典的设施一般包括:音响设备 ,会场装饰物如花篮、彩球;剪彩用的红绸布、剪刀及 托盘、礼品、纪念品 ; 53 筹划与组织庆典应注意的事项(二)  准备相关资料 。庆典上所需的资料包括领导的发言稿 ,单位准备对外宣传的内部情况,项目资料、图片、实 物等。如有必要在新闻媒体上公开发布消息,还应与记 者一同商议拟好新闻通稿,准备发表。所有相关资料先 送领导审查批准后确定 ;  邀请司仪、礼仪小姐。必要时可以从礼仪公司请专业司 仪主持庆典,担任礼仪服务工作。事先交底很重要。向 他们交代庆典程序和他们所负责的工作;  安排来宾接待工作 。庆典举行日要安排专人负责来宾 的接待工作,落实好介绍与陪同的人员; 54 筹划与组织庆典应注意的事项(三)  安排来宾的用车、停车、庆典流程、行走路线、陪同领 导、宴请、住宿等事宜 。庆典后如安排宴请,须事先 做周密准备,专人负责。如果嘉宾在庆典结束后不当日 返回,还需安排住宿或其他活动 ;  收集反馈意见,及时做好总结工作,要搜集与听取各方 面的反馈意见,包括来宾的反映、新闻报道、公众反响 等;  做好财务结算工作 。任何仪典活动,都应在筹划之初 做好经费预算并报请领导批准。在整个活动中,一切支 出严格按审批的标准执行。所有费用情况应由专人负责 ,最后统一列出明细账目,与财务部门做好费用结算, 并如实汇报费用支出使用情况 。 55 主席台座次排列 57 座次排列原则  当主席台人数呈单时,以左为上。 (即 1 号居中, 2 号在 1 号的左手边, 3 号在 1 号的右手边,依次排)  当主席台人数呈双时,以右为上。 (即 1 号、 2 号都居中, 1 号居右, 2 号在 1 号左手,依次排) 58 宴席的桌次与座次安排 中式宴会的桌次安排  中式宴会通常 8-12 人一桌,人数较多时也可以平均分 成几桌。在宴会不止一桌时,要安排桌次。其具体原 则是:     ①以右为上。当餐桌分为左右时,以面门为据,居 右之桌为上(如图)。 59 宴席的座次中式宴会的席次安排(如图) 席次,指同一餐桌上的席位高低。排列席次的原则是:  面门为上。即主人面对餐厅正 门。有多位主人时,双方可交 叉排列,离主位越近地位越尊。  主宾居右。即主宾在主位 (第一主位)右侧。  好事成双。即每张餐桌人数为 双数,吉庆宴会尤其如此  各桌同向。每桌的排位均大体相似。 60 合影的座次 一般由主人居中,主人右侧为第一主宾的位置,左侧 为第二主宾,双方其他人员相间排列, 两端的位置不要留给客方。如下图: 61 关于信息调研 62  总结提高  上传下达  横向交流  提供决策依据 信息调研是办公室一项重要的基础工作 63 信息调研的要求  要快  要实  要新  要全  要深 64 信息调研的工作原则  重大事项重点报道  重要工作连续报道  日常工作阶段报道 65 信息调研工作应注意的三点  从提供决策依据的角度注重上报信息选择  从业务角度注重上报信息的内容  从管理角度注重上报信息的格式 66 谢谢大家。 祝各位朋友, 工作愉快!