在中央和国家机关档案工作会议上的讲话 杨冬权 同志们： 　　这次会议的主要任务是，贯彻落实中央办公厅、国务 院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》 （以下简称两办《意见》）和全国档案局长馆长会议精神 ，总结2011年以来中央和国家机关档案工作，交流经验 ，部署今后一段时间的中央和国家机关档案工作，推动中 央和国家机关档案工作实现新进展。 　　刚才，6个单位介绍了他们的做法和经验，我听后感到 大家应该向他们学习。要学习中科院落实两办《意见》的 劲头以及在机关档案工作体制机制创新方面的力度；学习 审计署对档案库房建设和设施配备的高度重视和精心落实 ；学习商务部领导重视、加强保障、归档齐全完整、广泛 开发利用档案的好经验；学习海关总署全面推进档案数字 化，实现文档一体化、随办随归、存量数字化、增量电子 化，并把电子数据及时异地备份的好做法；学习人力资源 社会保障部、民政部围绕服务民生而大力开展社保、婚姻 、伤残等涉及民生的专业档案管理的好经验。会后希望各 单位结合实际，按照缺什么补什么、哪块弱就学哪块的原 则，学习他们好的做法和经验，推动本单位的档案工作。 　　下面，我讲两个问题。 　　一、2011年以来中央和国家机关档案工作基本情况 　　近年来，党中央、国务院高度重视档案工作。习近平 总书记对档案部门利用历史档案反击日本右翼言论作出重 要批示，为档案工作如何服务大局指明了方向。李克强总 理在政府工作报告中提出要发展档案事业。俞正声同志就 西藏历史档案保护作出批示，并参观我们和全国政协共同 举办的档案展览。刘云山同志多次对档案工作作出重要批 示。王岐山同志对加强重大案件档案管理提出明确要求。 王沪宁同志强调各级领导重视档案归档工作。刘奇葆、栗 战书同志多次对档案工作作出重要批示、讲话。杨晶同志 要求用好档案编研成果，发挥档案最大作用。张庆黎同志 出席政协机关档案数字化汇报会，检查数字化成果运用。 周强同志召开最高人民法院院长办公会审议档案工作。曹 建明同志召开检察长办公会审议档案工作。2014年，党和 国家领导人对档案工作的批示或圈阅共有40多人次，其规 格之高和次数之多，在新中国档案史上前所罕见。这些都 是对广大档案工作者的莫大鼓励和有力鞭策，对进一步做 好中央和国家机关档案工作具有重要指导意义。 　　各中央和国家机关的领导也作出批示、指示，为机关 档案工作的发展创造了良好条件。中央台办时任主任王毅 、现任主任张志军多次到档案处指导工作，对档案管理提 出要求。求是杂志社社长李捷对档案陈列室布展提出明确 意见。中国记协党组书记翟惠生多次批示要求落实好重点 任务的归档工作。全国人大常委会副秘书长韩晓武对加强 档案工作提出明确要求。发展改革委副主任连维良要求加 强影像资料收集存档工作。民政部部长李立国批示肯定近 年来民政档案工作。财政部部长楼继伟多次就档案工作作 指示。商务部部长高虎城参观档案展览并对档案工作予以 肯定。审计署审计长刘家义重视新办公楼的档案库房建设 。海关总署副署长邹志武就重大活动档案收集提出要求。 安全监管总局局长杨栋梁上任伊始就视察档案馆。国务院 法制办主任宋大涵要求在机关工作的同志都应当会查档案 、用档案，新干部应当进行档案培训。新华社社长蔡名照 重视印章档案管理工作。中科院院长白春礼出席院档案工 作会议并讲话。社科院院长王伟光推动全院档案工作实行 统一管理，并多次听取汇报解决实际问题。气象局副局长 许小峰召开档案工作专题汇报会，关心支持档案资源建设 项目。银监会主席尚福林视察机关档案工作。国务院三峡 办时任副主任卢纯对做好机关档案工作作出指示。在中央 领导同志的亲切关怀下，在各中央和国家机关领导的高度 重视下，中央和国家机关档案工作在各方面都取得了显著 成绩。 　　（一）贯彻两办《意见》取得阶段性成果 　　两办《意见》下发后，中央和国家机关领导高度重视 ，作出重要批示或听取专门汇报，并通过在本机关、本系 统转发文件、制定贯彻意见、组织专题培训等方式落实两 办《意见》。 　　中央台办主任张志军对贯彻落实两办《意见》多次批 示，要求“制定一计划，根据工作实际分步推进”。光明日报 社总编辑何东平批示：“要紧密结合报社实际深入研究适应 报社事业发展的档案工作新思路、新方法，继续完善档案 干部队伍和硬件建设，进一步固强补弱，推动我社档案工 作的科学发展。”教育部部长袁贵仁批示：“除教育部外还有 高校的档案工作，请统筹考虑两办文件的落实。”民政部部 长李立国批示：“我部既要进一步做好本级档案工作，还要 结合业务工作，对社会组织和社区档案工作发挥适当指导 作用。”安全部印发《关于加强和改进新形势下国家安全机 关档案工作的意见》，编写了解读材料，并在系统内编发 学习材料、举办培训班进行贯彻执行。交通运输部印发《 关于加强和改进新形势下交通运输档案工作的意见》，提 出档案工作的总体要求和具体措施。公安部下发贯彻落实 通知，要求全国公安机关结合本地实际，从“三个体系”建设 、档案工作机制和队伍建设等方面加强和改进档案工作 ，一些地区公安机关以此为契机，在档案馆建设、档案信 息化建设、公安档案远程查询方面取得了重大突破。中科 院发布《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》 ，从推进数字档案室建设等7个方面，提出了全面提升档案 工作水平的25项具体措施。截至2015年3月底，中央和国家 机关共有79家单位领导作了重要批示，61家单位制发了贯 彻意见或进行了转发，64家单位通过培训等方式进行了宣 贯。中央和国家机关贯彻落实两办《意见》取得阶段性成 果。 　　（二）机关档案工作体制机制有所创新 　　中科院调整档案馆的职能定位和运行机制，明确档案 行政管理和业务建设两大职能，将人员编制增至23人，改 善了档案工作条件。社科院成立以办公厅主任为组长的专 项工作小组，每月召开专题会议，实施全院档案统一管理 。公安部档案馆增设1个处级机构和2名副巡视员职数。中 央编译局将档案处从信息部调整到办公厅，进一步理顺了 档案工作机制。中国日报社将机要档案室提升为机要档案 处，配备处长、副处长等共4人。国务院侨办进行了“以档核 文”的电子文件管理模式探索。 　　（三）机关档案服务工作卓有成效 　　第一，为党和国家中心工作服务。中央办公厅编辑有 关档案汇编十余种，印送有关领导和十八大筹备机构，为 筹备召开十八大提供服务，并积极协调各有关单位的十八 大文件材料归档工作，使十八大成为历届党代会文件归档 最全、最及时的一次。中央组织部开辟查档绿色通道，编 制专题档案目录，积极为十八大人事筹备工作提供档案服 务。中央宣传部利用档案为十八大报告起草服务，为宣传 贯彻党的十八大和十八届三中、四中全会提供了大量档案 资料。全国人大、全国政协通过档案编研工作，为两会召 开提供服务。港澳办为香港、澳门回归15周年庆典等活动 提供档案服务。中央文献研究室为重大编研项目提供大量 档案支持。国家海洋局围绕南海争端和钓鱼岛问题，充分 利用档案为建立三沙市提供决策依据，为我国向联合国秘 书处提交的东海部分海域划界案提供了历史和法理依据。 国家档案局为反击日右翼言论，有效开展对日斗争，把南 京大屠杀和慰安妇两个专题档案向联合国教科文组织申报 《世界记忆名录》，刺痛了日本右翼；制作专题视频《日 本战犯的侵华罪行自供》《浴血奋战——档案里的中国抗战 》《伟大胜利——中国受降档案》《南京大屠杀档案选萃》 在网站公布，在国内外引起强烈反响，有效地服务了我国 外交大局。 　　第二，为重大活动和民生服务。海关总署为上海自贸 实验区区域通关一体化等多项改革提供档案凭证和详实数 据支持，为“一带一路”、京津冀协同发展、长江经济带等国 家战略实施提供档案。发展改革委为规范性文件清理工作 整理文件目录20余万条。工业和信息化部按照国办要求 ，提供网络安全、工业和信息化政策性文件等档案。商务 部、国土资源部、教育部、参事室、科技部、自然科学基 金会、财政部、中国人民银行等整理、提供党和国家领导 人相关活动档案材料。文化部、体育总局通过加强档案工 作为大型文艺活动、大型运动会服务。民政部制定《民政 领域档案体系表》，基本建立起覆盖收养登记、婚姻登记 、伤残抚恤等民生档案的服务体系。人力资源社会保障部 积极探索有效措施，以社保档案管理规范化推动社保工作 ，使档案工作覆盖到十几亿人的基本民生保障。 　　第三，为机关工作服务。审计署积极为审计工作服务 ，仅2014年就提供利用档案17007卷（件）次，每年为优秀 审计项目评选活动提供档案3000卷左右。交通运输部提供 历史沿革档案，为部属企业节省变更登记费用20多万港币 。经济日报社在档案整理中发现“经济日报”手写体商标和经 济日报图型标识即将到期，及时提醒续展，维护了报社知 识产权。新华社为加强内参工作提供档案2万多件，发挥了 参谋助手作用。国家行政学院配合主楼改造加固，向基建 部门提供利用档案图纸，较好地配合了工作开展。 　　（四）机关档案法制建设不断完善 　　中央和国家机关全部完成文件归档范围和保管期限表 的制定和修订工作，从而形成了以国家档案局8号令为主干 ，各单位具体规定为枝叶的机关归档制度体系。基本完成 了《归档文件整理规则》的修订工作。启动了机关档案工 作规章的制定工作，有关照片、声像档案的管理制度建设 也提上议事日程。一个包含体制机制规定，涵盖不同档案 类型和各个档案流程要求的机关档案制度体系框架已基本 搭建成型。各单位建立和完善了档案工作制度，使中央和 国家机关档案工作继续沿着法制化轨道迈进。 　　继续在中央和国家机关开展8号令实施情况年度检查和 执法检查工作。我们完成了53家中央和国家机关8号令实施 情况检查工作，督促受检单位合理确定归档范围、准确划 分保管期限。2014年，我们对国家文物局、光明日报社、 求是杂志社、中国红十字会、国家邮政局、商务部、审计 署进行了档案行政执法检查，并以书面形式向各单位提出 了整改意见，各单位高度重视、及时整改，取得了预期的 效果。 　　（五）机关档案资源不断扩大 　　一是有关单位及时制定和修订文件归档范围和保管期 限表。中办法规局、卫生计生委、国家铁路局、国家能源 局、中国海警局等新组建单位，编制了符合要求的文件归 档范围和保管期限规定；中央组织部、中央宣传部、国家 保密局、农业部、国务院法制办、财政部、全国台联等单 位，根据机构职能变化情况及时对归档范围等进行了修订 。各单位认真按照文件归档范围开展文件收集归档工作 ，档案资源建设走上法制化、正规化轨道，进一步保证了 文件收集齐全、应归尽归。财政部印发《归档文件整理手 册》，作为对各司局和直属单位档案工作进行监督检查的 依据，并列入新录用人员培训内容，收到很好的效果。二 是加强所属机构档案工作，扩展机关档案资源。水利部通 过规范化管理综合评估、民政部通过档案工作目标管理考 评，提高所属单位档案工作水平。质检总局、审计署成立 所属单位档案工作协作组，结合工作进行交流学习，共同 提高。中央宣传部制定所属单位档案工作管理办法，指导 各直属单位编制文书档案保管期限表，并将各直属单位自 成立以来的全部文书档案目录收集齐全。中央台办将所属 单位纳入机关统一管理，新闻出版广电总局、农业部、全 国妇联等单位将目录缴送备案制度落到实处。三是大力加 强专业档案资源建设。我们印发两批国家基本专业档案目 录，并联合有关单位共同制定诉讼档案和电子诉讼档案、 审计档案、行政区域界线档案、广播电视节目档案、流浪 乞讨人员救助档案、外汇管理业务档案、测绘地理信息业 务档案、农村五保供养待遇档案等多项专业档案管理办法 ，为专业档案的制度化管理打下基础。 　　（六）机关档案基础建设持续加强 　　第一，档案基础设施有新进步。外交部新建2500平方 米的档案周转库房。审计署档案用房达1000平方米，设置 130平方米的档案数字化室，库房温湿度控制、消防设施配 备完善。海关总署建成1000平方米的新库房。工商总局实 现办公、阅览和库房三分开，2012年完成的中国商标大楼 ，商标档案库房面积7881平方米。社科院档案馆竣工使用 ，库房面积增加5倍。中央宣传部档案用房大为改善，预留 了20年库房面积。最高人民检察院档案馆开工建设，总面 积为3800平方米。中央纪委、国家邮政局、国务院南水北 调办等单位的档案基础设施也得到明显改善。 　　第二，档案开发利用有新成果。中央统战部围绕业务 需求制定编研计划大纲，编印各类文献选编30余册，近 800万字。审计署每年编辑文件选编，2011年以来编纂文稿 177万字，还编了审计项目汇总电子版。中央组织部每年编 辑出版《组织工作文件选编》。国务院侨办历时3年，完成 25万字编研成果。公安部以十七大以来公安工作、历次全 国公安会议等为主题，开展档案编研工作。国办秘书局结 合重大专题，民政部配合重大纪念活动、重点工作多次举 办档案展览，扩大编研成果的利用范围。民航局编印《民 航档案利用事例选编》，通过21项档案发挥重要作用的生 动事例宣传档案工作。 　　第三，档案移交工作开创新局面。目前是第二个为期 10年的档案移交期，截至2014年底，共有36家中央和国家 机关完成档案移交工作，共移交档案124960卷、18864件。 全国政协、中央文献研究室、中国作协、中国科协、中国 贸促会等单位移交的档案整理科学规范，数字化数据方便 实用，在移交单位中表现突出。 　　（七）机关档案信息化建设稳步推进 　　第一，档案数字化成绩斐然。目前，档案数字化工作 在中央和国家机关中普遍开展，绝大多数单位能够根据档 案存量和档案移交进度合理推进数字化进程，2011—2014年 移交进馆的36家单位全部实现纸质档案与数字化成果同时 移交，“存量数字化”取得阶段性重要成果。农业部制定档案 信息化项目精细化管理实施方案，投入440余万元进行档案 数字化工作。中办秘书局用1年多时间，完成1987年以来全 部中央档案的数字化任务，共45万件近600万页。海关总署 建立3个电子档案异地备份数据单位，总署机关、各直属海 关和隶属海关文书档案实现容灾备份并异地存放。审计署 坚持“当年接收、当年扫描挂库、当年网上阅览”，档案数字 化步入良性发展轨道。国务院法制办、全国总工会对数字 化成果进行全文识别，将数字化工作推向深入。 　　第二，数字档案室建设平稳起步。我们印发《数字档 案室建设指南》，从4个方面提出了数字档案室建设要求 ，为机关信息化建设的科学、有序开展奠定良好基础。各 单位在办公自动化系统、电子档案管理系统的改造、建设 中，将相关要求融入其中，实现“增量电子化”的平稳起步。 国务院三峡办投入1000多万元，用于基础设施、管理体系 、数据资源和应用系统建设。安全监管总局开展文书档案 保管期限智能判定研究和应用，促进档案鉴定工作自动化 、规范化和标准化。交通运输部对档案管理系统进行分级 保护改造，实现系统管理员、安全管理员、安全审计员三 员分立。中科院建成档案馆网站，既满足了档案馆沟通和 宣传的需要，又实现了电子档案管理的部分业务功能需求 。工商总局在商标档案上贴附电子标签，通过无线读写设 备对纸质档案实现电子化管理。 　　2011年以来，中央和国家机关档案工作取得了不小的 成绩，这是各单位领导重视的结果，是档案工作者共同努 力的结果。同时，我们要清醒地看到，中央和国家机关档 案工作还存在一些不可忽视的问题。一些单位对两办《意 见》贯彻落实不够得力，缺少实际措施；有的单位领导对 档案工作不够关心；有的单位档案机构设置、人员配备、 工作条件等不能适应党和国家对机关档案工作的要求；有 的单位档案部门未能把本单位全部档案收集齐全、集中统 一管理，更无从有效地开发利用、发挥作用。从总体看 ，机关档案工作目前普遍面临着转型升级的任务，机关档 案资源建设的力度还需进一步加大，档案安全状况和基础 条件还需进一步改善，档案利用服务能力亟须进一步提高 ，档案信息化建设进度还需进一步加快，干部队伍建设也 需要进一步加强。各单位要结合自己实际情况，采取有效 措施解决这些问题，补短板，强弱项，共同促进中央和国 家机关档案工作全面协调可持续发展。 　　二、当前和今后一段时期中央和国家机关档案工作的 主要任务 　　以两办《意见》下发为标志，我国档案工作已进入以 服务大局、服务民生为中心，以“三个体系”建设为重点，事 业发展得到较好保障的新常态。在这种形势下，各中央和 国家机关要以习近平总书记系列重要讲话精神为指导，贯 彻落实“四个全面”战略布局，进一步落实两办《意见》，继 续推进“三个体系”建设，积极进行机关档案工作转型升级 ，促进档案工作安全发展、协调发展和可持续发展，更好 地为党和国家各项事业服务。 　　（一）全面贯彻落实两办《意见》 　　两办《意见》是各级档案部门争取领导重视支持、改 善自身状况的尚方宝剑和实现自身准确定位、做好机关档 案工作的根本依据。各单位要结合“四个全面”重大战略布局 、“十三五”规划制定和业务建设水平提升，把全面贯彻落实 两办《意见》作为一项迫切、重要的任务抓紧抓实。像两 办《意见》这么难得、这么重要的文件应该点燃档案部门 的热情，在中央和国家机关档案部门引起热烈反响。从现 在开始，凡是还没有就落实两办《意见》出台相关文件的 单位，要尽快抓住这个不可多得的历史机遇，尽快利用这 个不可多得的中央文件，争取年底前出台本机关落实两办 《意见》的文件，为本单位档案工作的进一步发展加装“助 推器”。起草文件时，要写进一些切实可行、能真正解决本 单位档案工作突出问题的具体措施，让文件成为务实管用 的文件，而不是空对空、不管用的文件。确实不需要制发 文件的，也要采取一些其他切实管用的措施来落实两办《 意见》，决不允许“零措施”。已经出台了文件或采取了其他 落实措施的单位，要围绕档案资源体系、利用体系和安全 体系建设，积极打造机关档案工作的“三驾马车”，提高机关 档案工作水平。同时还要按照《意见》要求，切实提高自 身履职能力，大胆履行好自身职责，做到：凡属档案，都 理直气壮地去管理；凡属档案事务，都放心大胆地去抓 ；凡属档案服务，都积极主动地去开展。 　　国家档案局将运用通报的形式来督促各单位加快落实 。这次会议后，我们将印发一个情况通报，年内我们还将 继续再发这样的通报。各单位会后要把国家档案局的这个 做法和在这方面的要求向领导报告，还没有采取任何措施 和措施不够得力的单位还要汇报下一步的想法和措施，争 取在下次的通报中有所改进。 　　（二）努力开创机关档案工作新格局 　　第一，要进一步提高对机关档案工作重要性的认识。 机关档案作为机关人、财、物、事的真实记录，是机关治 理的工具，是协调机关各项事务和各方面利益的凭据，是 领导决策、工作查考、单位和职工维权的依据，是行使和 发挥本机关职能的重要帮手。机关档案工作作为机关各项 工作的基础和重要一环，是机关提升行政效能、提高治理 水平的必要条件，是进行信息公开、提高行政透明度的基 本要求，也是完善自我监督、推行依法行政的重要保障。 做好机关档案工作，首先有利于机关的内部管理与服务 ，提高办文、办会、办事效率和人、财、物管理水平，行 使好机关的职能。其次，有利于机关进行社会管理，开展 公共服务，进行信息公开。第三，有利于国家档案资源体 系建设，把档案存凭、留史、资政、育人的效用发挥到最 大。因此，各单位领导和档案人员要充分认识机关档案工 作的重要性，把领导责任和本职工作分别履行好、完成好 。 　　第二，要不断完善机关档案工作体制机制。机关档案 部门在办公厅（室）的直接领导下，依法对本单位、本系 统的档案工作进行指导、监督与检查，统一管理本机关全 部档案。这是《档案法》及其实施办法和《机关档案工作 条例》的规定，也是多年来被实践证明的成功体制，必须 坚持和加强。目前，仍有极少数单位把档案机构放在后勤 中心或服务中心，虽然有些暂时解决了人员、资金问题 ，但对于机关档案工作的长远发展和档案部门履行档案指 导、监督与检查职能，是非常不利的。个别单位把档案部 门并入其他工作部门甚至裁撤掉；还有些单位的档案特别 是专业档案、电子档案，仍然没有纳入档案部门的集中统 一管理，或者没有让档案部门参与监督管理，这都是严重 违反档案法规规定的，必须认真整改。今后机关在体制机 制上所作的一些探索和调整，一定要做到不改变办公厅 （室）的直接领导、不弱化机关档案处室力量，保证配齐 专职档案工作人员，保留档案处室名称中的“档案”字样，真 正把组织领导和机构设置问题处理好。工作机制上，要坚 持各部门共同参与档案工作的格局。尤其是在信息化条件 下，档案部门要发挥主导与协调作用，密切与文书、业务 、信息、技术等部门合作，并充分利用办公自动化建设等 时机，真正把收集、整理、技术支持等纳入有关部门职责 ，形成以我为主、齐抓共管的良好工作格局。 　　第三，要建立健全机关档案工作制度体系。经过多年 的努力，我们