2016最新:党政机关公文格式
第一节 公文格式的种类
根据公文载体的不同,分为文件格式、信函格式、电报格
式、命令格式、纪要格式等。
文件格式 信函格式
命令格式 纪要格式
二、公文格式的基本要求:
1.公文用纸:一般使用纸张定量为60g/㎡~80g/㎡的胶版印刷
纸或复印纸。纸张白度80%~90%,横向耐折度≥15次,不透明
度≥85%,pH值为7.5~9.5。
2.纸张大小:A4型纸:210mm×297mm。
3.版面:公文用纸天头(上白边)为37mm,公文用纸订口
(左白边)为28mm,版心尺寸为156×225mm。
4.字体:如无特殊说明,公文各要素一般用3号仿宋体字。特
定情况可作适当调整。
5.行数和字数:一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版
心。特定情况可作适当调整。
6.公文应当双面印刷。
7.公文应当左侧装订。
三 公文的通用格式
版头:份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志
、发文字号、签发人。
主体:标题、主送机关、正文、附
件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。
版记:抄送机关、印发机关和印发日期、页码。
一件完整的公文由三部分组成:
一、版头部分
1.份号:公文的份数序号也就是每份公文的编号,根据印制
份数,编流水号。公文份数序号是为了掌握公文的发放方向
,便于公文的保密管理,便于掌握公文的去向。
涉密公文一定要标注份号,如果发文机关认为有必要,也
可对不涉密公文标注份号。
如需标识份号,一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左
上角第1行。份号用黑色标注。
2. 秘级和保密期限:涉及国家秘密的公文应当标明密级和保
密期限,国家秘密分为秘密、机密和绝密三种。
如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在
版心左上角份号之下;保密期限中的数字用阿拉伯数字。
3.紧急程度:紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、
“加急”。
电报格式的公文紧急程度分为四级,从急到缓依次为:特提
、特急、加急、平急。
如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左
上角; 如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照
份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
4.发文机关标志:发文机关标志是公文版头部分的核心,用
套红大字居中印在公文首页上半部,字体要庄重、规范、美观
、大小适度(一般应小于上级机关的字体大小)。
发文机关标志主要有两种形式:一是发文机关全称或规范化
简称后加“文件”二字;二是发文机关全称或规范化简称。字
号以醒目美观为原则,字体大小一般不超过上级机关。
发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm。发文机关标志
推荐使用小标宋字体,颜色用红色。
联合行文时可并用联合发文机关名称,一般主办机关名称排
列在前;也可单独用主办机关名称。
联合上报公文一般不单独使用主办机关名称。因为联合上
行文需要将所有联署机关签发人的姓名都标出,如果发文机关
名称只用主办机关,这样与签发人的标注就不相匹配。
联合行文机关过多时,必须保证公文首页显示正文。
5.发文字号:由发文机关代字、年份和发文顺序号三个要
素组成。机关代字要求准确、规范、精炼、无歧义、易识别
,并固定使用,避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。
联合行文时只标注主办机关的发文字号。同一地区,避免不同
机关的发文字号的机关代字重复。
发文字号编排在发
文机关标志下空2行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿
拉伯数字;年份用全称4位,用六角括号〔 〕括入;发文顺序
号不编虚位,不加第字。
上行文发文字号标识在发文机关之下居左空1字。
6.签发人:上报的公文需标识签发人姓名。这时发文字号标
识在发文机关之下居左空1字,签发人姓名平行居右空1字。
签发人用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字标注。
联合行文时有多个签发人
,签发人姓名按发文机关的顺序排列从左到右、自上而下依次
均匀顺排,一般每行排2个姓名,回行时与上一行第一个签发
人姓名对齐,最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并
使红色分隔丝与之的距离为4mm。
二、公文主体
1.公文标题:标题由发文机关名称、事由和文种组成,应当
准确、扼要概括公文的主要内容。4个以上(含4个)机关联合
行文时,标题中发文机关名称可简略。公文标题中除法规、规
章名称加书名号外,一般不用标点符号。
公文标题一般用2号小标宋字体,编排于红色分隔线下空
2行的位置,分一行或多行居中排布;
回行时要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当
,标题排列应使用梯形或菱形,不应使用上下长度一样的长方
形或上下长、中间短的沙漏形。
2.主送机关:是公文的主要受理机关。主送机关应当使用机关
全称、规范化简称或者同类型机关统称。其中,使用简称要规
范、准确,机关的规范化简称和统称应由上级机关明确,不得
随意编造机关简称。
使用统称,包括的地区、部门、单位要齐全,称谓要准确。
3.公文正文:是公文的主体和核心所在,用来表述公文的内
容,公文首页须显示正文。
一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和
印章。
正文中标题字号的使用:文种结构层次依次可以用“一、”
“(一)” “1.” “(1)” 标注,一般一级标题用黑体字,二
级标题用楷体,三级和四级和正文一样用3号仿宋。
4.附件说明:是公文附件的顺序号和名称。公文正文中的一些
内容,如图表、名单、规定等,如穿插在公文正文中,往往隔
断公文前后的联系而造成阅读上的不便,需将其从公文正文中
抽出来作为公文的附件单独表述,即附件。
公文附件是正文内容
的组成部分,与正文具有同等效力。在正文下空1行左空2字位
置编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有顺序号
,使用阿拉伯数字标注,附件名称后不加标点符号。
5.发文机关署名:应当用发文机关全称或规范化简称。特殊
情况如议案、命令(令)等文种需要由机关负责人署名的,应
当写明职务。
单一机关行文时,发文机关
署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。
联合行文时,应将各发文机关署名按发文机关顺序排列在
相应位置,并使印章加盖其上。
如长于发文机关署名,应使其右空
2字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。
不加盖印章的公文,单一机关行文时,在正文下空1行右空
2字编排发文机关署名,在发文机关署名下1行编排成文日期
,成文日期首字比发文机关署名首字右移2 字;
6.成文日期:是公文的生效时间,是党政机关公文生效的重要
标志。
成文日期确定的原则和标注位置有2种:一是会议通过的决议
、决定等以会议正式通过的日期为准,成文日期编排在公文标
题之下,写全年、月、日,用()括起来。二是经机关负责人