公文写作及处理规范讲稿 一、机关公文的定义 所谓机关公文，就是机关公务文书，它是机关文书的 主体。公文有广义公文和狭义公文之分。广义的公文是指 一切机关、团体、单位在其公务活动中形成的，负载和发 挥一定公务职能的书面文字材料，它既包括法定公文，也 包括非法定公文。狭义的公文是指法定的公文，即《党政 机关公文处理工作条例》中规定的公文文种，共有决议、 决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通 报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15类、15种。 二、机关公文的重要作用 总结归纳起来，集中体现在五个方面。 （一）治国安邦的“左右手”。要治国，要安邦，须 臾不可缺少机关公文。正如三国魏文帝曹丕在《典论·论文 》中所说，“盖文章，经国之大业，不朽之盛世。年寿有时 而尽，荣乐止乎其身，二者必至之常期，未若文章之无穷 ”。邓小平同志曾说，“拿笔杆子是实行领导的主要方法，领 导同志要学会拿笔杆子，不懂得用笔杆子，这个领导本身 就是很有缺陷的”。可见公文在治国理政中、在行政运行中 的重要作用。 （二）规范行为的“指挥棒”。有领导机关制发的命 令、决定、通知、批复等，虽然不属于严格的法规性公文 ，但都要求下级机关和有关人员认真执行，具有一定的强 制性和行政约束力。如《中共中央关于改进作风，密切联 系群众的“八项规定”》等，这些党纪规章都是规范党员领导 干部从政行为的“指挥棒”。 （三）沟通联系的“传送带”。公文是上下纵向和左 右横向的纽带。只有发挥有效的沟通联系作用，国家党政 机关才能正常的、良好的运转和发展。可见，公文的联系 沟通作用是至关重要的。具体讲，下行文，上情下达；上 行文，下情上达；平行文，左右通达。 （四）宣传教育的“明白纸”。古人说得好，“鼓天下 之动者，存于辞”。如邓小平同志在十一届三中全会这个中 国改革开放的重要会议上，为把全国人民的思想从“政治为 纲”、“大锅饭”转变到“以经济发展为中心”、“社会主义市场 经济”上来，在会议上就作了题为《解放思想，实事求是 ，团结一切向前看》的重要讲话，起到了很好的宣传教育 、凝聚人心的作用。 （五）存史资政的“无价宝”。机关公文归档以后 ，就成为宝贵的历史资料。为什么我们中华民族五千多年 历史文化延续的这么好，我们能熟悉许多历史史实、典故 、细节，就是因为各朝各代对文字记录的重视，对公文资 料的传承，很多就来源于我们对古代公文、文史资料的整 理、汇总。包括我们现在的档案资料，在年份内甚至还具 有公共效力，年限外就是重要的历史文献档案，熟话说得 好，“今天的新闻就是明天的历史，今天的公文就是明天的 档案”。 三、机关公文的主要特点 在公文的使用过程中，我们注意到公文具有以下六个 特点。 （一）内容的公务性。公文是党政机关、社会团体、 企事业单位等，为了上情下达、下情上达、左右沟通和解 决一个个具体问题或实现某一项具体目标而创制的，同其 他可以“言志”、抒情、咏物的文体比较，具有具体的公务性 内容是公文的一个重要特点。 （二）知行的合一性。公文的内容当中，既有理论的 ，比如指导思想、理论基础；又有实践的，比如工作措施 、阶段、方法等，知与行是紧密地结合在一起的，这也就 是说起草公文一定要注意公文的理论性和实践操作性是缺 一不可的。 （三）作者的法定性。公文作者的法定性是指公文的 作者必须是依法成立，并能以自己的名义行使权力和担负 义务的机关、单位、团体及法人代表。如十八届四中全会 通过的《中共中央关于推进依法治国若干重大问题的决定 》这个文件，其作者只能是中共中央，其他非法定作者无 权制作和发布；我们印发的公文，其落款也是机关单位的 名称，并加盖公章。 （四）创制的时效性。一般地说，关于宏观的纲领性 、战略性的公文或法规规章性公文时效性比较长，处理具 体公务的微观性的公文则时效性比较短。如决议、决定、 意见等公文的时效性长一些，通知、通报、报告等公文的 时效性短一些。 （五）体式的规范性。公文的体式，也就是我们在公 文使用过程中最主要掌握的内容，主要包括4个方面：一是 文种的规范。二是公文格式的规范。三是行文规则的规范 。四是公文办理的规范。这些事项要求都是公文体式规范 性特点的具体体现。具体要求见《党政机关公文处理工作 条例》。 （六）语言的庄重性。语言的庄重性的表现，可概括 为如下3个方面：一是准确。二是规范。三是简明。另一个 重要的要素是起草公文语言不能使用口头语言，必须转化 为书面语言。比如中共洛南县委办公室再给县委主要领导 整理一些即兴讲话时，就需要把领导的一些口头性表述转 化为书面性表述后，再以《洛办通报》形式予以印发。 四、几种常用公文的写作规范 我们国家法定文种15种，作为县一级各部门而言，常 用公文就那么5、6种，熟悉这些文种的写作、使用规范 ，在我们工作中是十分有帮助的。 （一）通知 通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位 周知或者执行的事项，批转、转发公文。按内容就有“批示 性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“会议性通知”、 “任免通知”五种。 通知作为一种下行文，它一般有3个要点需要特别注意 ：一是通知标题有“三要素”，即发文机关、事由、文种，使 人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有 些机关简单地使用“通知”作标题，这是不确切的，应尽量避 免，更不应提倡。二是被通知单位就是文件的主送单位 ，有的通知往往不写被通知单位，这是不妥当的。作为下 行文，其主送机关可以为多个。三是如果所通知的事项需 要被通知的单位尽快知道，可在“通知”之前加“紧急”二字 ，这就是常见的“紧急通知”。 （二）通报 通报是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告 知重要情况。其作用在于沟通消息，互通情报；或学习他 地、他人的经验，见贤思齐，推动工作；或记取他地、他 人的教训，引以为戒，警示教育（比如《洛办通报》，有 经验性、学习性内容，也有领导重要讲话；《督查通报》 ，通报结果、警示教育）。 撰写此类公文时，要放眼全局，拿准所通报内容的普 遍意义。要事实准确，把时间、地点、人物、数据、事例 、背景都书写清楚。要目的明确，对其原因、影响、经验 、教训进行科学地总结，使人得到教益。同样，作为下行 文，发文机关可以是多个。 （三）请示 请示是用于向上级机关请求指示、批准的重要公文。 比如镇（办）修路需要向县委、县政府请示；去年召开的 班子专题民主生活会之前需要向路线办请示、组织生活会 之前需要向上级党委请示等； 请示在起草成文上，要一文一事；作为上行文，其主 送机关只能是一个；理由还要充分，坚决不能越级请示 ，熟话说，“文件怕横传，办事怕越级”；请示正文最后一句 话一般为“妥否，请批示”。 （四）报告 报告是一种常用的上行公文。适用于向上级机关汇报 工作，反映情况，答复上级机关的询问，是一种使用范围 很广的公文。为了陈述清楚，报告的拟写方式一般可分为 四个部分：一情况；二经验、三问题、四今后意见。如果 属于自我批评、工作反省的专题报告，也可分为四个部分 ：一情况、二原因、三责任、四处理情况和意见。 报告、汇报、总结三者的区别： 1.报告是法定公文文种，汇报和总结是非法定公文文种 ； 2.报告适用于工作需正式以文件印发进行上报的情况 ，汇报和总结则用于非正式场合下用以说明情况的文字材 料； 3.报告和汇报内容都有四部分组成，总结则着重于基本 情况和经验，问题和今后打算（意见）可略写甚至不写。 （五）函 函，即信；公函即公务信件。函的特点是不受公文规 定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有 时还可不拟标题。函主要用于除有直属上下级隶属关系外 的一切不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，甚 至请求批准和答复审批事项。因此，其行文特点是注意简 洁明确，用语把握分寸。 文种“函”和发文字号“函”的区别： 文种“函”＿是法定公文类型 发文字号“函”＿确定公文的范围、效力（比如洛办发、 洛办字、洛办函）。 （六）纪要 纪要，适用于记载会议主要情况和议定事项。主要分 为日常性会议纪要、专题性会议纪要、协议性会议纪要和 研讨性会议纪要几大类。整理会议纪要注意三点，一是实 事求是，会上议定什么就是什么，不能添油加醋，不能擅 改用词；二是简明扼要，过渡性话语、过程性讨论内容一 律不要，就突出决议内容进行记录；三是指向明确，要记 清议定内容的责任人、责任部门、时限等关键要点，确保 纪要具有现实指导性。比如中共洛南县委办公室整理的县 委常委会议纪要和书记办公会议纪要，其一般都需记清会 议基本情况、议定事项（指示、决定等）和参会人员（部 门）。 五、机关公文写作要点 结合中共洛南县委办公室文秘人员在公文草拟中经验 ，就如何写好机关公文分享以下四点体会： （一）切入点：把