“模块化”办文什么样？
功能模块化，是指将程序划分成若干个功能模块，每个功能模块完成一个子功
能，再将其组成一个整体，以满足整个系统的功能。
每个功能模块既是一个“小系统”，具有独立的功能、单一的入口、完整的链
条，同时又是“大系统”的一部分，与整体系统、其他模块形成互动衔接。
这种“模块化”的思路广泛应用于计算机操作系统、手机APP，也非常适用于
办文工作的流程管理，对此，我们进行了初步的探索。
参会通知“链条集成”模块
办文人员要经常与参会通知打交道。过去，由于将参会通知混同于一般的来文
办理，经常出现仓促应对的情况，甚至出现过办文滞后、错过会议时间的情况。针
对参会通知涉及事项多、办理时限要求严的特点，我们构建了参会通知“链条集成
”模块，重点考虑子模块的合理配置，形成了以下几项主要的子模块：
一是“确定人员”模块。办公室根据参会通知的要求提出拟参会方案报领导审
定后，通知参会人员。参会人员无法参会的，安排其他人参会或向会议主办方请假
。参会人员要求带助手的，商请会议主办方同意并通知助手准备参会。
二是“材料准备”模块。如果会议需要提交材料或准备发言材料，办公室尽早
将要求落实相关责任人，便于留出时间提前准备。
三是“信息交换”模块。将参会通知和参会方案及时上传OA系统，以便相关人
员知晓并掌握参会人员的行程安排，承担相关职责的业务处室知道此事已经进入了
议程，事后也便于及时复核由谁参加了会议。
四是“后勤保障”模块。会议报名、车辆保障、预订车票等事项集成于此模块
内。参会通知办理各模块由一位同志居中协调，各子模块之间形成了咬合效应，整
体上形成了完整链条，保证了所有参会事项的零差错。
征求意见“快速反应”模块
征求意见是机关决策过程中必不可少的环节，也是办文工作的一个重要内容。
征求意见稿办理中的主要矛盾，是文稿内容与本单位职责间接联系的广泛性与答复
时间有限性的矛盾，具体表现为确定牵头拟文处室难、按时办结难、前后衔接一致
难等“瓶颈”。为此我们构建了“快速反应”模块，设办公室“平台枢纽”子模块
，业务处室副处长“形成反馈意见”子模块，部门领导“审核把关”子模块。
具体运作时，办公室根据来文文本内容确定征求意见的处室范围，业务处室副
处长被授予直接决定是否提出意见、提出什么意见的自主权，办公室统筹把关后报
领导审签，实现了平台枢纽集中化、执行终端扁平化、把关决策精准化。
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