办公室工作杂谈之如何接打电话 接打电话是办公室非常小的一件事，算是入门级别，但我有些时候还是会觉得 自己在这件小事上并没有做到位。事情虽小，也是需要功力的。  一、如何接电话  我将接电话分为了接听准备、接听当时、收到反馈三个部分。  1、接听准备  电话机旁常备:笔，电话记录本，本单位、本市、上级业务部门电话通讯录。   常备这几个东西可以提高接听电话的效率，不会在接到电话的时候还在手忙脚 乱的找笔找纸，人一慌忙就容易想问题不周全，就会影响接听电话时思维的清晰度 ，所以做好接听的准备工作是很有必要的。  2、接听当时  接听时间:通常在响铃3声之内接听电话，最好是第2声结束时。过早的接电话 没有给对方缓冲的时间，让对方等待太久又不太礼貌。  接听语气:电话沟通跟面对面沟通有所差别。面对面时可以通过面部表情、肢体 语言、语气音量等综合信息来体会情感，但是电话沟通则只能根据声音。我认为基 本上能够做到礼貌亲和、语速中等、音量中等、表述清晰就可以了。  另外需要注意的地方就是，在县市区，对方一般都会说方言，基本上做到方言 对方言，普通话对普通话即可，毕竟同讲方言也会拉近距离。再一个就是要灵活应 对，比如跟退休的老干部打电话时，就要相对提高音量、放慢语速、语气更加亲和 。  内容接收:接听电话一般是会议（培训）通知、督查（调研）通知、事项安排及 其他情况。  我主要谈一谈会议通知、督查通知两个情况。  会议通知：一般而言，会议通知是电话通知里最常见的情况，相对来说也比较 简单，主要是接收到该接收的信息就够了。信息包括：来电部门、会议内容、召开 时间、与会地点、参会人员、会议要求、联系人及电话等。  督查通知：一般督查会发正式的通知文件，但是也不乏电话通知的情况。  当接到督查通知的电话时，一定要了解：谁来督查，督查什么，何时督查，在 哪督查，有何要求。  谁来督查：例如市委组织部来督查调研党建工作，你可以询问了解有几个人来 ，谁是带队领导