公文拟写的步骤与方法
公文拟写工作的重要性，公文拟写者的修养，公文拟写的基
本要求以及公文拟写的步骤和方法。公文拟写的步骤与方法大
体同一般文章的写作相似，但是由于公文在性质、作用及其写
作要求上不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。公文的
拟写通常按以下步骤进行。
一、明确发文主旨
任何一份公文都是根据机关工作的实际需要来拟写的。因此
，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即公文的主题和发
文的目的，包括以下几项内容：
1、文件的中心内容是什么？比如布置工作，提出主要抓哪
些问题，主要成绩及存在问题，下一步的打算；再如请求事项
，拟请上级机关答复或解决什么问题等。
2、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情
况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级机关来文所反映
的问题，是写一个指示或复函，还是写一个带有规定性质的通
知等。
3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，是向上级领导机
关汇报，还是向下级所属单位介绍和推广工作经验；是给领导
干部、有关部门工作人员阅读，还是向全体干部或人民群众进
行传达等。
4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方机关了解，还
是要求对方机关答复，是要求各收文机关贯彻执行，还是供对
方参照执行、研究参考、征求意见等。
总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具
体要达到什么目的，只有首先对这些问题做到心中有数，才能
够落笔起草文件。
二、收集有关材料，进行调查研究
发文的目的和主题明确以后，就可以围绕这个主题收集材料
和进行一定的调查研究，当然，这也要根据具体情况，并不是
拟写每份文件都要专门进行这一步工作。例如，拟写一个简短
的命令、通知，写一封内容比较简单的公函，呈报一项请示等
，一般来说不需要专门做收集材料和调查研究的工作，在明确
发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但是对于问题比
较复杂，或虽有领导人对问题处理的原则意见，但还没有形成
具体有观点和材料，还要进行具体分析和归纳；或拟写篇幅较
长的文件，拟定工作计划、进行工作总结，起草规章、条例
，拟写工作指示和领导人讲话等，往往都需要收集有关材料和
进行一些调查研究工作，因为概念的形成过程，判断的形成过
程，推理的过程，就是调查和研究的过程，就是思维的过程。
人脑是能够反映客观世界的，但是要反映得正确很不容易。要
经过反复的考察，才能反映得比较正确，比较接近客观实际。
写出的文件要符合实际，也必须经过这样一个过程。
怎样为拟写文件收集材料和进行调查研究呢？一是收集和阅
读有关的文字材料；二是到实际当中收集活材料。例如，要草
拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅党和国家有关的方针
政策和指示精神，上级机关布置的任务，本部门去年的工作计
划和工作总结，以及参考兄弟单位的有关工作计划等。还要认
真研究本部门今年面临的形势，今年的中心任务，上级要求
；本部门当前的工作状况，存在的有利条件和不利因素，有什
么潜力；研究针对实际情况应当提出哪些具体指标，需要采取
什么保证措施等。再如，拟写一个全面的工作总结，需要查阅
原订的工作计划，上级机关颁发的主要的领导性文件，这一时
期本机关制发的主要文件、下属机关报送的主要文件，有关的
重要会议文件，本机关的大事记等；请本机关各个部门的同志
开个座谈会，了解各部门的工作情况和工作体会，召集有关人
员酝酿讨论总结提纲等。在全面调查和收集了有关材料的基础
上，分析研究主要进行哪几项工作，取得的主要成绩及其原因
，工作中的主要经验教训等。
总之，收集材料和调查研究，是一个充分酝酿的过程，是为
了掌握全面的、大量的素材，了解问题的各个方面，然后经过
分析思考产生一个认识上的飞跃，从感性认识上升到理性认识
。
三、拟出提纲，安排结构
在收集材料调查研究的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲
是所要拟写文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便
正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展
顺利，尽量避免半途返工。
提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作
的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的
结构，先写什么问题、依次再写什么问题，主要分作几层意思
等。篇幅较长的比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提
纲，包括文件共分几个部分，每一部分又分作几个问题，各个
大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文
字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论
或送给领导审阅的提纲又当别论了。
拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点、可以
召集一定的会议进行集体讨论研究和修改，使提纲益臻完善。
由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免
发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。
四、落笔起草，拟写正文
结构安排好后，要按照提纲所列顺序，开宗明义，紧扣主题
，拟写正文。写作中要注意两点。
1、要观点鲜明、用材得当。也就是说要用观点统帅材料
，使材料为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观
点一致。
行文当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可
，或词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云，无
所适从，或者容易产生误解，造成歧义，便会贻误工作和造成
不应有的损失。
有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞
，缺乏根据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会
使人弄不清楚要说明什么问题，不了
