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聊聊会务工作中的“尴尬事”

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聊聊会务工作中的“尴尬事” 会议服务工作由一件件看似不起眼的小事组成,“事非经过不知难”,小事往 往都不“小”,稍有疏忽大意、处置不当,就会出“洋相”,甚至酿成“事故 ”,造成较大负面影响。回想起亲历过的会议服务中的几件“尴尬事”,我至今记 忆犹新。  领导正念着稿件,突然停下来了  有一年,市里召开领导干部会议,台下几百人参会,市委领导正在讲话,突然 停了下来。主席台上的其他领导一看,原来是讲话稿出现了空白页,赶紧把自己手 里的材料递了过去,会议才得以继续。虽然有惊无险,但造成的负面影响难以挽回 。  这种“低级错误”本来是检查一遍材料就可以避免的,但由于会务工作人员工 作不够细致,没有逐页检查,凑巧领导手中的这份材料出了问题,失误就这么造成 了。  这件事启示我们:  会务工作没有小事,需要慎之又慎、细之又细,要把小事当成大事看,把易事 当作难事做。要关注好每个细节,检查好每份文件,落实好每个步骤,来不得半点 侥幸心理。  为什么工作人员没有反应?  记得几年前市里一次会议,当会议主持人说到“请工作人员宣读名单”时,后 台播音的工作人员却迟迟没有反应。原来,这名工作人员手里没有拿到名单,急得 一身冷汗,会议被迫中断,场面十分尴尬。幸好,现场一位领导秘书反应很快,立 即找出名单送到后台,这才化解了危机。  这次失误的出现,原因是两个部门在工作衔接上出了问题:负责起草主持词的 部门和负责现场调度的部门没有进行充分地沟通和衔接,没有合作模拟演练,播音 的工作人员没有及时拿到名单,以至于出现会议“冷场”的事故。  这件事启示我们:  会议的圆满顺利召开需要参与会务工作各部门的通力协作,树立“一盘棋”思 想,加强互相之间的统筹衔接,同时要把每个细节都提前演练一遍、检查一遍,确 保万无一失。  怎么只剩一个餐台?  多年前的一次市党代会,会议结束当日的晚餐,每每想起都让我后怕不已。那 天下午,会议将在5点半左右闭幕,大部分县区代表团成员准备在晚餐后集中乘车离 开。中午,我和几位同事对各代表团联络员上报的人员进行确认,让餐厅按220人 左右准备自助餐。下午4点20分左右,我和同事们提前一个小时到酒店餐