公文培训讲稿：关于文字材料起草的几点体会 今天，来教育局主要向大家学习，向大家汇报一下写材料的一些粗浅体 会，谈不上讲课，因为我一不会讲课，二来又从没有给别人讲过课。而要说讲 课，大家都是专家，大家都是我的老师，让我感到很紧张，也感到很亲切。紧 张的是我的确水平有限，能力有限，怕讲不好大家见笑，所以，今年教师节，县 教育局领导就要让我来讲，我当时推了，为什么要推呢，主要是怕自已讲不好。 前天，田主任又给我打电话，我实在不好再推了，只好赶鸭子上架。让我感到 亲切的是，我觉得我和老师很有缘分，我母亲以前是老师，妻子是老师，我岳父 是老师，某局长，我们的领导，以前也是老师，还有现在和我共事的某同志，还 有县委办的某同志，都是老师出身，这些老师现在都成了单位的领导和骨干。 老师的水平都很高，基础都很扎实。所以说，我和老师是很有缘分的，今 天来，就是向各位老师学习。今天教育局给我出的这个题目看似好讲，但其实 并不好讲。一是自古以来就有文无定法之说，同样是一个题目，写法并不是固 定的；二是平时我忙于写各类材料，工作疲于应付，也没有静下来系统地对写 材料本身需要掌握的技巧，进行梳理和概括；三是文无止境，一篇材料写得好 坏，既取决于写材料的人本身的理论素养、对工作的掌握和平时的积累，还取 决于写材料的人本身的工作态度等其它因素。四是听的对象不同，对写材料认识 的深浅不同，等等。所以，要把这个问题讲深、讲透是很难的。由于我的水平有 限，今天，我在这里，谈几点肤浅的认识和体会，和大家交流一下，与大家共勉。 一、我们平时所接触的各类文体及其主要特点 行政机关接触的文体主要是公文类的写作文体，大多是讲话、汇报、典 型交流材料、工作总结、调研报告，但也还会接触到其它方面的文体，主要包 括请示、通知、通报、主持词、简报、接受记者采访、署名文章、致辞等等。 那么，这些公文写作文体究竟有什么特点呢？我觉得它们不同于 文学创作，不同于一般的理论创作、研究文章，主要有以下几个特点： 一是写作的“目的”具有指导性。公文写作的目的跟文学创作、理论研 究完全不同。它既不是为了供人“鉴赏”，不是为了抒发个人的“情怀”，也 不是提出个人的主张。公务写作与一般“文章”的写作目的也不相同。记叙文 在于向人们报告“事实”，议论文在于向人们讲明“道理”，说明文在于向人 们传授知识，研究性、理论性的文章在于向人们宣传自己的观点等等。公文写 作的目的在于“指导”，就是通过领导的讲话、报告来指导工作，推动工作。 二是写作的“主题”具有鲜明性。公文写作的主题必须鲜明。所谓鲜明，就 是提出的意见或观点一定要明确而肯定，提倡什么，反对什么，应该怎么做，不准 怎么做，都要界限清楚，明明白白，不能含糊其词，模棱两可。公文文书的主题鲜 明，就是要求主题必须“单一”和“直陈”。所谓“单一”就是只有一个主题；所 谓“直陈”，就是要直截了当地点明主题，不隐瞒、不含蓄、不拐弯、不渲染，不夸 张，更不允许有虚假，要说什么事、什么问题、如何解决，都直截了当，观点鲜明。 三是写作的“材料”具有真实性。公文写作它对材料的要求跟文学创作的材料 要求完全不同。文学创作的材料是素材和题材，它可以经作者加工，甚至虚构，体 现作者的主观意图、感情色彩。公务写作要“写实”，一是一、二是二，有则有、 无则无，如实地把客观实在的事实写出来，什么事，什么人，什么时间，什么地 点，什么样子，什么原故，不能对材料作任何的加工，不能想当然，否则就出乱子。 四是写作的“角色”具有特殊性。我们所写的讲话，主要是为领导服务 的，最终要通过领导的口讲出来，而不是为自己所用。那么，我们写材料的就 必须找准定位，要以领导的思路，站在领导的高度来思考问题和从事写作。同 时，写作的语言要求也是有特点的，它要求准确、鲜明、简明、严密、朴实。 二、公文写作的基本要求 公文写作不同于自我创作的文体，有以下特点和要求。 第一，要符合党和国家的方针、政策和法律法规。政策和策略是党的生命。 党和国家制定的一系列的方针、政策和法律法规，是实行领导管理、进行各项工 作的指南和依据。那么，领导所作的报告、讲话就是把党和国家的方针政策，结合 各自实际加以贯彻，变成基层和群众行动的重要工具。那么，起草各类讲话就必须 把贯彻执行党的方针政策作为思考问题的出发点和落脚点，文章的基本思想，包 括主要观点、意见和办法，都要体现有关方针、政策的基本精神，要与法律法规 保持一致。只有如此，我们所写的报告、讲话，才有权威性、指导性和可操作性。 第二，要坚持实事求是的原则，符合客观实际情况。方针政策一般带有普 遍性和原则性。由于各地的情况不同，那么，所写的报告、讲话，必须从实际出 发，既体现中央的方针政策，又结合各地、各部门的实际情况，创造性地加以贯彻。 第三，要深入调查研究，掌握丰富的第一手材料。没有调查就 没有发言权。凭空想象是公文写作的大敌，调查研究和掌握大量的资 料是公文撰写的前提。回顾这几年我们办公室所写的一些比较让领导 满意的材料，如《融入鄂西生态文化旅游圈、推动保康旅游大发展》 的调研，还有近几年的政府工作报告等，事先都进行了深入的调研。 第四，要掌握各种文书写作的具体要求、步骤和方法。一 般而言，无论什么文稿，在起草过程中都离不了明确主题、选用 材料、安排结构、运用技巧和使用语言这5个基本步骤和方法。 第五，要提高起草工作的实效。我们起草的讲话、报告等，都有明确的 时间要求，时间紧，要求严，工作量大，必须按时完成，要有快速反应的能力。 三、几种主要文体起草的基本方法和技巧 今天，我着重就常写的讲话、工作总结、典型交流材料的写作，谈几点认识。 （一）怎么写领导讲话 起草领导讲话稿，体现着大家的理论功底和文字水平，如何才能写好讲话稿 是我们长期以来一直在探索和琢磨的问题，要写出领导满意、听众爱听的高质量讲 话稿，决不是一天两天就能练出来的功夫，是一个长期积累的过程，也是一门艺术。 首先，我谈谈对写领导讲话的认识 第一，说简单不复杂。写讲话我觉得不是学文科就必然写得 好，也不是学理科的就肯定不会写；不是高文凭的必然就写得好，也 不是文凭低就写不了；不是工作时间长、经验足的同志就写得好，也不 是新同志就写不了。实际上，只要做到三点，写好领导讲话就很容易。 一是肯吃苦。要有“清灯孤影苦思寻，字斟句酌撰公文，暑寒 饥渴浑不顾，错把晨曦当黄昏”的精神，要有“磨脑水（髓），喝 墨水，流汗水，没油水”的责任担当。要热爱他，对写材料有兴 趣，要多学习、多实战，不要怕，敢搞，肯钻，才能厚积薄发。 二是善借鉴。要广泛阅读文件报刊，有助于及时领会上级精 神，学习外地经验做法，把握上情、了解外情。目前已步入网络时 代，要学会利用网络拓宽视野、增长见识。“好记性不如烂笔头”，要 善于作笔记，把有价值的信息摘录下来，以备将来拿来为己所用。 三是有悟性。就是要“了解领导、适应领导、学习领导”。“了解领 导”就要察言观色，了解其理论素养、思想内涵、决策取向；“适应领导”就 要适应其思维特征、性格特点、语言习惯；“学习领导”就要学习其领导艺 术、道德品质、人格魅力，在讲话稿中充分体现领导特点，与领导风格充分对 接。要有“悟性”。悟性指的是一种学习、理解、明白的能力。俗话说：“师 傅领进门，修行在个人”，其中也就有悟性的含义。做到“心有灵犀一点通”。 第二，说复杂不简单。一是因为重要而不简单。讲话是是用来指导工作、 推动工作的。这本身就很重要。二是因为主体特殊而不简单。下级写给上级 用。不在其位，要谋其政。常言说：“三分匠人，七分主人”。写材料的决不 能固执己见，把自己的观点强加于领导，写进文稿之中。三是因“很多人不愿 意做，很多人又做不好”而不简单。李瑞环曾说过：“办公厅室主任是个很多 人不愿意干，一般人又干不了的活。就拿写材料来说，这个领导喜欢这样的口 味，那个领导喜欢那样的口味，要让领导都满意，写得好的人一般也不简单。 第三，关键是写好难。简单也好，容易也好，真 正要写好还是有难度。写好要体现在四个标准上： 一是领导标准。从形式上讲，要符合领导风格、领导讲话的气势和语 调。如，有的喜欢讲长句，有的喜欢讲短句；有的喜欢引用，有的喜欢群众语 言；有的喜欢新观点、新语言，有的喜欢朴实无华。从内容上讲，要有一定的 深度和水平。标准不一样，水准不一样；领导水平多高，材料水平就有多高。 二是听众标准。让听众喜欢听，爱听，听得进去。举例老师教学生。 三是实践标准。就是要通过领导讲话，看能否把干部群众的的积极性调动 起来、把思想统一起来、把目标任务一致起来、把工作干劲鼓起来。所以，写 讲话之前，一定要过细研究会议方案，要搞清那个领导讲，与谁一起讲。在什 么会上讲。听众是那些。不同的会议要求不一样。举例座谈会和教育工作大会。 四是技术标准。我觉得，一篇好的讲话，就是要明晰、凝练、有力。 “明晰”是对一篇讲话稿的基本要求。就是让人能听明白，就是讲话稿主题、 结构、措施都很清晰。首先，一篇讲话要有一个鲜明的主题，基调按照主题来确 定，材料围绕主题来选取，层次布局依据主题而设计，以此保证主题的鲜明和突出。 主题是灵魂，要尽量用有利于突出主题的材料和表现形式，反之，就要断然割舍。 其次，结构明晰是主题明确的必然要求，要按照便于听众理解的方式来组织材料、安 排详略、设计结构，赋予文章合理的内部逻辑。例如，叙述事情可以按时间顺序，分 析情况可以按因果关系，罗列现象可以按重要程度，等等，总之，要让听众感觉到 整个讲话的各个组成部分之间具有清晰的内在联系，它们从不同侧面、不同层次共 同支撑主题，是在主题统摄之下的有机整体。比如，这次县党代会报告，主题就是坚 持生态优先、推进绿色发展，那么在这个主题之下，推进绿色发展，必须始终坚持解 放思想；推进绿色发展，必须加快产业发展转型升级。推进绿色发展，必须坚决打赢 精准脱贫攻坚战，报告用了六个必须，以此保证主题的鲜明和突出。最后，措辞要明 晰，我们在写讲话时，不能因为追求新奇、华丽的辞藻而生造词语，牺牲措辞的明晰 性。这个道理很简单，在明白和漂亮不能兼顾时，把话说明白远比说漂亮更为重要。 “凝练”是对讲话稿写作的更高一级要求。一篇优秀的讲话如同一部好看 的电影，一定要内容大于形式，而不是相反。如果一部电影大量使用华丽的布 景、高超的特技和震撼的音响，但表达出的却是浅薄、干瘪的剧情，就会遭到 观众的无情批评。讲话也是一样，要想赢得听众，就要用尽量少的话语，表达 尽量丰富、深刻的内容。在形式上，必须控制篇幅，力求简短，避免冗长。我 们给张书记写讲话，很少超过10页的。在内容上，要高度把握主题精神，选取 最具典型性和证明力的材料，表达丰富而深刻的信息。杜牧的《阿房宫赋》，起 句交代历史背景时写道：“六王毕，四海一”，仅用六个字，一个气势恢宏的 大时代便跃然纸上，阿房宫尚未出场，但其在时间纬度上的壮丽磅礴已经扑面而 来；同样只用六个单词，恺撒记录了击败庞贝的著名战役，他说，我来，我看，我 征服，这个在结构上最大可能地省略叙述要素的概括，却在最大程度上展现了 这场战役的迅速与凶猛，以至于这句名言的千古光芒甚至盖过了那场胜利本身。 “有力”是优质讲话稿的最终检验标准。一篇优质讲话稿应当具有“快速抓 住人、持续吸引人、强烈震撼人”的“魔力”。这种抓住人、吸引人和震撼人的 力量从哪里来？从内容上看，形象可以产生力量。毛泽东同志在描绘中国革命前 途时写道“它是站在海岸遥望看得见桅杆尖头的一只航船，它是立高山之巅远看 东方已见光芒四射喷薄欲出的一轮朝日，它是躁动于母腹中快要成熟了的一个婴 儿”，充满希望的意象让人无比振奋和鼓舞；情感可以产生力量，冯县长在担任 县长答记者问时，我与山区人民休戚与共，对保康的山山水水和父老乡亲有着深 厚的感情，我深深热爱这个地方，真挚而朴实的情感，打动了听众的心。逻辑可 以产生力量。从形式上讲，短句可以增强力量，美国独立战争时期的爱国亨利在 议会讲话的最后大声呼吁：“不自由，毋宁死”，简短的句式强化了发言者无比 坚定的抗争意志；排比可以增强力量，马丁路德《我有一个个梦想》的著名演讲 中说道，“100年后，黑人依然没有获得自由；100年后，黑人依然悲惨地蹒跚于 种族隔离和种族歧视的枷锁之下；100年后，黑人依然生活在物质繁荣瀚海的贫困 孤岛上；100年后，黑人依然在美国社会中间向隅而泣，依然感到自己在国土家园 中流离漂泊。所以，我们今天来到这里，要把这骇人听闻的情况公之于众。”汪 洋大海般倾泻而出的浩荡气势，无可辩驳地揭露出当时美国社会的种族歧视。成 功的演讲能敌千军万马。从这个意义上说，写好讲话稿的意义无论怎么强调都不 为过，值得我们高度重视，值得我们认真研究、学习，值得我们努力锻炼、提高。 四、领导讲话稿的几个心得 重点是六个研究。 一要研究领导。领导满意是第一标准。为领导起草讲话，只有写到领导的心坎 上，反映出领导的思想水平、政策水平和理论水平，才能达到目的。这就需要我们 在起草讲话稿之前，摸清、摸准领导想讲什么。那么，怎样才能把握好领导意图呢？ 一是把领导对问题的基本看法、零散认识集中起来思考。领导工作经 历多、经验丰富，对问题的思考和认识比较成熟，形成了基本的思想，有 的见解独到深刻，我们要注意学习，认真领会。有时领导对一些问题的思 索并不是系统、完整地呈现出来，而是在某个场合、某次讲话或交谈中 冒出一些火花，有时可能只是一句话、一个例子。我们要做有心人、细心 人，平时跟领导一起下基层、交谈工作时要注意用心记录，并连续起来思 考，深入集中分析，努力把握领导讲话的脉络，总结梳理出共性的、规律性 的基本思想，用以指导领导讲话起草，这对提高写作效率和质量非常有益。 二是捕捉领导思想的最新闪光点并努力深化发展下去。无论哪一级 领导，对新形势的判断和分析，对重大问题的思考和观察，对工作的创新 和突破，都不可能一步到位，而有一个过程。有时领导谈的几句话或某个 问题，有可能就是他们关注的方向。要注意把领导谈话中的最新闪光点记 下来，因为这个闪光点很可能是领导对某个问题的灵感，会引起一次思想 的跃升。应该注意的是，领导有些思想只是“火花一闪”，这就要求我们 发挥主观能动性，沿着领导的思路深入研究，做好充实、深化、创新工作。 三是善于“投石问路”。领导交代讲话任务一般都说明意图，我们要认真领会 其主旨。可以先列出简单的提纲，送交领导审阅，以进一步探明意图，确定大框架。 有时也会出现这样的情况，已确定要写讲话稿了，但领导还没有很好地考虑，不能 立即给予具体指示，即使给了某些指示，但似乎考虑得不够成熟。这时，起草者最好 先列出细一些的提纲，领导边看边思考，能修改的随即修改，需要另立思想观点的地 方交给起草者重新研究。这种“投石问路”的办法，往往更能体现和把握领导意图。 二要研究政策。这主要是找方向、找依据。需要站在领导的高度思考问 题：主要精神是什么？提出的重要思想和原则有哪些？在领导工作、单位建设 中应注意和解决什么问题？如何把主要精神和思想原则贯穿到领导讲话中去？ 三要研究工作。这个太重要了。写材料是为了指导工作，对工作不了解，怎 么能写好材料。比如工业。比如农业。比如旅游。比如民生。比如，教育。等 等。一定要研究工作。要回归事物本质，相信第一感觉。把工作研究透了。什 么都不怕。怎么研究工作，我觉得要学会用金字塔原则，就是任何事情都可以归 纳出一个中心论点，而此中心论点可由三至七个论据支持，这些一级论据本身也 可以是个论点，被二级的三至七个论据支持，如此延伸，状如金字塔。举例，教 育。对于金字塔每一层的支持论据，有个极高的要求：就是彼此相互独立不重 叠，但是合在一起完全穷尽不遗漏。不遗漏才能不误事，不重叠才能不做无用功。 金字塔原则有三个用途。第一，解决问题：当你尝试解决 问题时，你从下到上，收集论据，归纳出中心思想，从而建造 成坚实的金字塔。有了这个大致的目标，问题解决起来最有效。 第二个用途，管理手下：如果你是领导，有经验，有手下，对于某 个问题，你根据经验提出假设，迅速列出第一级三至七个支持论据，分 别交待给不同的手下。两周后，手下提交报告，你汇总排列，从而建造 成坚实的金字塔。有了这个原则，管理起来最有效，领导做得最轻松。 第三个用途，交流成果：问题已经解决，金字塔已经建成，需要交流汇 报的时候，你从上到下，从金字塔尖尖向领导汇报。现在你在遇到领导，给 你三十秒，你只汇报中心论点和一级支持论据，领导明白了，事情办成了。 如果你有讲话的时间，他有兴趣，你就汇报到第十八级论据。有了这个原 则，交流起来最有效。这其实就是老子的道生一，一生二，二生三，三生无数。 四要研究资料