从长沙一机关漏洞百出的红 头文件谈如何做好公文校对 5月15日上午，一份加了红头的《信息公开申请告知书》在网上被疯传。这份红 头文件不仅用句重复，且落款和内容自相矛盾。当天下午，长沙市自然资源规划局 发出通报回应，文件属实，并已经启动问责程序。 这份文件的抬头是“长沙市自然资源和规划局”。根据文件内容，今 年4月29日，有市民提出申请公开长沙市岳麓区钰龙天下小区整体及各地块历次规 划条件修改或变更的详情。 根据文件的回复，该机关并未检索到钰龙天下小区的相关情况，并称“本机关 不是您所申请的政府信息公开的主体”，还把这句话写了两遍。 同时，文件里还写到：“建议您向长沙市自然资源和规划局提出信息公开”。 然而，文件的落款和印章正是“长沙市自然资源和规划局”。既说自己不是信息公 开的主体，又让市民找自己，这就让人摸不着头脑了。不少网友表示，第一次看到 这么不负责任的“红头文件”。 出现这种错误，很重要的一方面原因文秘工作人员和相关责任人工作不细致、 不认真、责任心不强。因此，要想避免出现类似错误，作为一名文秘工作人员在公 文校对中一定要认真认真再认真，仔细仔细再仔细。在校对中，我认为，一般要 坚持以下原则。 一是先排后校。要严格按照公文规范格式进行排版，例如公文正文一般用3号仿 宋体字，一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。排版以后，要分别在电子 版和纸质版上进行校对。 二是逢文必校。不能想当然的认为信息简报、会议纪要等文稿字数少、篇幅 短、内容简单，产生麻痹大意的思想，认为只要过上一遍就不会出现大的问题，要 树立“文经我手必校对”意识。 三是每字必核。文稿的人名、职务、地点、机构名称、时间、数字、引文、重 要事实等方面的校对，以免出现事实差错。除此以外，还要对标点符号进行校 对，确保不遗漏一个细节。 四是校写分离。起草公文的人，对自己撰写的材料有时往往看