政府办公厅主任在组工干部业务 培训班上的业务辅导：如何改材料 各位培训班同志： 秘书不但要能写材料，而且要能改材料。修改材料的难度 不亚于撰写材料，修改者不但要能看出材料的毛病，准确修改 完善，使之符合工作规范，还要让原稿起草者心服口服，这是 很需要眼力和水平的。关于修改材料，历来是仁者见仁、智者 见智，各有真知灼见。下面，我结合实践谈谈材料修改问题。 一、判断材料主题是否符合要求 所有材料都应围绕主题起草，从来没有主题不明的材料。 鲜明的主题是材料的生命和价值所在，也是真正体现材料作用 的核心所在。我们起草材料之前都要首先确定主题，然后才能 动手写作，否则材料就有可能因主题不明而乱七八糟、不知所 云；该体现的没有体现，该强调的没强调，让听者感觉不到 位、不过瘾。材料不论长短，都要紧紧围绕主题把事情说清 楚，让别人看明白。 每个材料突出什么观点，讲什么内容，选择哪些素材，说 到什么程度，面向哪些对象，分析哪些问题，把握什么口 径，表达哪些想法，体现什么意图，实现什么目的，等等，这 些都要根据工作需要，围绕主题、突出重点地组织材料、搭建 框架，然后起草文稿。所以，修改材料首先就要看材料是否符 合主题，如果符合主题就可着手修改，否则就要打回重新起 草，不做无用之功。 二、利用“皮尺尺量法”衡量材料篇幅 所有材料都有一定篇幅限制，从来没有不受篇幅限制的材 料。材料篇幅长短主要取决于所反映事项本身的复杂程度、面 向对象、文种、应用场合、工作要求等诸多因素。修改材料第 二法则就是控制材料篇幅。确定主题没有问题后，材料起草者 可自行删减或者增加内容，从篇幅上满足材料要求，而后再动 手审阅修改其他内容。此外，还要注意材料体态美，做到整体 布局匀称均衡，避免头重脚轻、肌体发育不全等现象。材料的 各个层次、层次的各个段落、段落的各个句子、句子的各个用 词，都要讲究份量协调、表述连贯、文辞整洁以及语意明确、 内容全面等。 增减材料篇幅通常由起草者动手较好。主要是因为起草者 作为具体操办人，知道材料详略取舍的重点，本人动手操作更 易掌握尺度。这种办法在实践中用得较多，也很有效。因修改 基于篇幅长短，故称之为“皮尺尺量法”，篇幅长短根据实际 需要而定。 三、删繁就简突出材料重点 每个材料都有重点所在，整篇材料有全文重点，每段文字 有每段文字重点，同样工作面向不同对象或者不同场合，其重 点都各有不同，既需要起草者很好把握，又需要修改者控好详 略。我们修改材料时要认真思考材料的重点是什么？看看材料 是否充分体现了重点？例如，同样是抗灾救灾主题的材料，在 不同场合就有不同重点：如果用于对下部署工作，材料重点就 要放在目前形势、职责任务、工作安排、后勤保障、工作纪律 等方面；如果是对外宣传，重点就要放在总体形势、救灾举 措、救灾成绩、社会救助、提醒警示以及需要公众协助事项等 方面，营造全社会合力抗灾救灾的浓厚舆论氛围；如果是对上 汇报，材料重点就要放在组织发动、工作措施、工作成效、目 前状况、存在问题、原因分析、下一步推进举措以及需要关心 支持事项等方面，让上级了解相关情况；如果是请求上级支 援，材料重点就要放在支持事项内容、请示缘由等方面。由此 可见，修改材料必须明确重点所在，才能围绕主题作出针对性 修改，着重保留跟主题相关的重点内容，敢于大刀阔斧砍掉偏 离重点或者没有关系的内容，保证重点突出。 我曾经处理过一个重点严重不清的应急预案。这个预案 有78页之多，4万多字，总体框架基本符合应急预案写作要 求，但是有很多连篇累牍的背景性资料，从应急对象基本情 况、卫生医疗机构情况到消防设施情况，从发展历史到现实情 况，完全是在图书馆及网上检索资料的堆砌物，体系臃肿、内 容庞杂，重点不明、书生气十足，并且经常出现与实际情况不 相符合的错误。一般情况下，应急预案中的行动细节、专业术 语以及图表等内容应由各个专业组掌握或在指挥部里张贴，因 为这些东西基本上属于专业组层面或者处室层面的，甚至是一 线抢险队员或资料员的事情。这些东西放在市政府文件里显然 不妥，造成政府文件冗长，而且影响效率，淹没了重点内容。 如果真发生紧急情况，恐怕等把这个预案翻完，突发事故 也就结束了。应急预案作为发生紧急情况时组织应急处置的工 作方案，也是平时组织应急演练的行动方案。其重点应该紧紧 围绕组织指挥体系及职责、预警和预防机制、应急响应和处 置、保障措施教育、演习和监督管理等方面，而不必将基础性 背景资料充斥到材料之中。经过我大刀阔斧的修改，4万多字送 审稿只保留3900多字，成为正式印发稿。 真正出现突发问题的时候，市政府只需要启动应急预 案，通过指挥部把命令直接下达到各个专业组负责人，由各个 专业组负责人执行具体应急行动。这里包含的两个层次，不能 放到一起。把各个专业组任务放到政府层面，也就混淆了政府 应急预案与专业组之间的关系，分工不清，责任不明，必然影 响事件的处置结果。 四、去除起草单位夹带的“私货” 按照文件制定规则，文件起草一般由牵头的职能部门根据 领导要求，结合实际情况，再征求同级部门的意见和建议，最 后拟写出文件文本，报送领导机关审议。 在文件起草过程中，相关部门为了强化本单位地位或者维 护本单位利益，往往会将某些属于本单位职责范畴内的事项或 者资金安排等内容塞进文件之中，希望通过上级机关文件进一 步强化本单位的权威性，或者为今后本单位开展工作提供政策 性依据。例如，有些单位在起草文件中有意提出将某项工作的 专项资金纳入财政预算，希望借助文件权威为今后申请经费提 供方便。再如：某地出台失信惩戒文件，住房管理部门提出将 不按时缴纳物业费行为纳入自然人失信管理范围，显然有失公 允。对于这类部门色彩强烈的夹带内容，我们要有较高政策素 养，要熟悉法律法规及部门职责，还要有明察秋毫的眼光，善 于从繁杂文字中找出部门夹带的“私货”并果断剔除。 五、剔除没有可操作性的内容 来源于实践、回归于实践、应用于实践是所有材料的立足 点和落脚点。各种材料都是为了反映工作、传达意见、沟通信 息、落实工作，都要着眼于实践客观性，特别是实践可操作 性，这样才有实用价值和生命力，脱离实践就犹如空中浮 萍，看起来很光鲜，但是落不到地上，得不到贯彻，也就徒劳 无功。我们对于那些脱离实际或者实践中得不到落实的内容要 大刀阔斧地去除。这类问题比较容易发现，只要放到社会实践 中，结合实际多问几个能不能落实就可以了。 例如《X市机动车驾驶人文明交通信用管理办法（试行）》 关于惩戒交通失信行为的内容有两条，其中： 印发件内容： 第一条公安、教育、人社、交通、银行、保险公司等单位 应按规定将文明交通信用与职业准入、个人信贷、车辆保险、 评优评先等挂钩，主动查询机动车驾驶人、所有人文明交通信 用记录，对交通失信行为人实施相应惩戒。 第二条各级机关、各类国有企事业单位招考聘用工作人员 时，应按有关规定取消有较重或严重交通失信记录的人报考应 聘资格。 各级机关及各类国有企事业单位、社会组织、行业机构不 给有较重或严重交通失信记录的人授予荣誉称号。 部门报审件原文内容： 第一条文明办、公安、教育、城市管理、人力资源和社会 保障、住房、交通运输、银行、保险公司以及各类企事业单 位，在行政管理、资格资质认定、职业准入、个人信贷、车辆 保险、评优评先时，对交通信用实行联动管理。 第二条行政机关、事业单位和行业服务机构在行政管理或 公共服务中应当对具有一般交通信用失信记录的，及时进行信 用提醒或者诚信约谈，敦促其纠正违法行为、诚信守法；对具 有较重、严重交通信用失信记录的，实行联动惩戒。 第三条信用管理机构对列入公共信用信息系统交通失 信“黑名单”的人员，可以通过网络、电视、报纸、广播等形 式予以曝光。 第四条党政机关、企事业单位、社会组织、行业机构在评 优评先时，应当经市、县（区）公共信用信息查询系统查询参 评对象交通信用信息，对具有较重、严重交通信用失信记录 的，取消评先评优资格。 第五条各党政机关招录公务员、工勤人员，企事业单位招 聘工作人员时，对有较重或者严重交通失信记录的人，按照有 关招录（招聘）规定和《X省自然人失信惩戒办法（试行）》规 定的有关惩戒条款执行。 第六条公路客运、公交客运、出租客运、旅游客运、危险 品运输、校车服务、渣土运输企业在招聘、管理驾驶人时，应 当主动查询、应用交通信用记录。聘用单位对具有一般交通信 用失信记录的应聘人员，应组织岗前警示教育、并经测试合格 后方可准予上岗；对具有较重或严重交通失信记录的应聘人 员，不予聘用；在同等条件下，经信用管理机构或者信用服务 机构出具无交通信用失信记录报告或个人综合信用报告评分较 高的应聘人员优先录用。 交通运输、教育行政、城市管理等主管部门对公路客运、 公交客运、出租客运、旅游客运、危险品运输、校车服务、渣 土运输车驾驶人具有较重、严重交通信用失信记录的应当通报 所在单位；对具有较重交通失信记录的，责令予以内部处罚、 转岗，不得在交通信用失信记录修复前安排驾驶上述车辆；对 具有严重交通信用失信记录的，责令解除聘用。 第七条交通运输部门办理机动车驾驶人申请参加道路运输 驾驶员从业资格考试业务时，应当主动查询、应用交通信用记 录。对3年内有重大以上交通责任事故和交通违法记满12分记录 的机动车驾驶人申请参加道路运输驾驶员从业资格考试的，不 予受理。 第八条商业银行在审批发放个人贷款时，对申请人具有严 重交通信用失信记录的，作为限制贷款重要参考依据。 部门在报审件中共列出了八种交通失信行为惩戒管理内 容，希望对交通失信行为惩戒作出尽量细致的规定。通过分 析，我们看到其中几项是没有可操作性内容：一是政府文件要 求全社会各类单位参与交通失信惩戒，这是做不到的，要求每 个企业和社会机构都参与惩戒，这在实际工作中根本做不 到，特别是非政府所属的各类企业，而且此事也不应该通过政 府行政命令强行推进；二是交通失信行为主要由公安交通管理 部门曝光，不能规定由信用管理机构曝光，信用管理机构主要 履行的是工作协调职责；三是要求所有单位取消交通失信行为 人员的聘用资格的强制性规定，也没有可操作性；四是银行贷 款的主要依据是经济效益及贷款者还款能力，不可能将交通失 信行为作为参考因素。保险公司将交通文明行为作为考量保险 对象的重要依据，直接动因也是与经济效益直接挂钩，即使政 府文件不作规定也会主动纳入工作范畴。本段从操作性层面考 虑仅应保留印发件上的两条内容。 六、注意遵守基本语法