漫谈机关公文写作 一、紧扣写作目的 目的，是文章的灵魂。每篇文章都有自己的写作目的，机 关公文更是有明确的目的指向，否则写出来干嘛呢？只有 清楚地了解文章的写作目的，才能从合适的角度切入，才 能文体写对、意思写准。 写作目的是文章写作的出发点，是文章总体面貌的决定性 因素。那么什么是写作目的呢？简单地讲，是写作者想要 在文章中表达的主题、内容和思想。也就是说，其写作目 的不可能是无缘无故的、任意的发生的，必定有把文章写 出来的目的性。不管写什么文章，根本的目的是要记录自 己的思想。机关公文的目的性更强，我归纳为三个方面： 一是介绍情况，比如工作信息、情况报告、会议纪要等 ，就是要告诉大家一件事，这类文章占了绝大多数。 二是说明原委，比如请示、报告类文章，一定要把事情的 原由写清楚，让上级知道事情来龙去脉。 三是提出建议，也就是提出解决问题的办法，方便上级决 策，比如调查报告、意见建议、提案等都是这类。简单地 讲，写文章的目的就是三句话：是什么，为什么，怎么办 ！只有搞清楚这三条，写出来的文章就会有用，否则就是 废话。 搞清楚了为什么要写，就要选准切入点，围绕目的展开来 写。通常按照事物的发展逻辑顺序来展开全文，由表及里 ，由浅入深，从整体到局部加以叙述。目的明确了，你的 文章才会句句不离其宗，才可能直奔主题，才能做到言简 意赅，而不会“王顾左右而言他”。 二、搞清阅读对象 写作目的与阅读对象是相辅相成的。读者想看什么，想知 道什么，想了解什么，想决策什么，就是你写作的目的。 机关公文不是作者的内心独白，机关公文通常不是起草者 本人的身份，大多数时候是代表单位来写的，所以机关公 文存在三种文体：上行文、下行文和平行文，这也是根据 阅读对象来区分的。 上行文，即下级向上级、下属对领导的行文，阅读对象就 是领导，语气、文风就要像个下级的样。行文时用语就不 能随便出现“必须”“要求”“应该”等词和让上级做事、向上级 提要求的语句、语气。是请示报告性的口气，如请示、报 告、建议、提案等文种。 下行文，即上级对下级、领导对下属的行文，阅读对象就 是下级、部属，那口语就要严肃点，通常是让下级做事的 、落实的、改正的、学习的等，是指令性口气。如通知、 通报、意见、批复、命令等。 平行文，即平级机关之间、或没有隶属关系的机关之间的 行文，都是平行文，文种主要有：函、纪要等。平行文的 语气通常是商量的口气。 搞清楚了对象，你就要站在阅读对象的角度来思考该怎么 写。你写的东西能不能让Ta看明白，你一定要把Ta当“白痴 ”，如果“白痴”也看明白了，你的文章就写明白了。千万不 要以为自己明白、对方一定就会明白，甚至连自己都没有 搞明白，还想写得让对方看明白，这是不可能的。“于己昏 昏，焉能使人之昭昭”就是指这类现象。这方面尤其是体现 在专业领域的文章，包括一些法律法规，领导不一定都知 道具体条文，就得解释清楚。因为闻道有先后，术业更是 有专攻。 三、想明白了再写 文章是作者思想的反映，决不能把写作技巧当作写文章的 法宝。大家都看过武侠小说吧，内功深厚的人总比招式繁 多的人厉害多了。俗话说“巧妇难为无米之炊”，讲的就是内 容要比技艺重要。很多人写文章第一件事是百度或者去找 过去的同类稿，结果思想、思路全被套牢了，文章写出来 没有一句是自己的，东拼西凑，不知所云，全是正确的废 话，与主题搭不上多少界。 那怎么去想呢？前面已经讲了写文章要搞清楚目的和对象 ，你就围绕这两个来想。 一是着眼目的，倒着想。也就是逆向思维，从目的反推过 来，你先把事情最终要做到最完善的状态是什么想出来 ，或把大目标分解成若干个小目标，或把实现目标的若干 个途径分析出来，这样大就化小了，原则的就变具体了 ，文章就能破出细节和条理来了，写的时候也不会跑题了 。 二是围绕对象，换位思考。也就是读者想知道什么，你就 写什么；读者想知道原委，你就说明白；读者想要的答案 ，你就告诉他。还是那句话：把你的阅读对象当“白痴”，让 “白痴”看懂的文章才是真正的好文章。 “想明白”是件不容易的事。文章有没有思想，上不上层次全 在这里。这是要靠学识积累的，那么平时怎么去积累呢 ？最关键的是要去总结归纳事物的特点规律，这是一个重 要的思想方法，学会了抓事物的特点规律，就能够对纷繁 复杂的事物迅速理出条理，抓住要害，层层剥皮。这确实 需要学识的积累和岁月的历练，但掌握方法很重要。“心学 ”大师王阳明说：学思践悟，知行合一。就是要把学习、思 考、实践、感悟四者结合起来。写文章是对工作最好的思 考总结，实际工作落实到纸上是完全不一样的。所以，平 时工作中要经常去思考、去总结、去提炼、去动手写一写 ，慢慢地就会掌握一些如何抓特点规律的方法了。 四、掌握一些技巧 有句话叫“文无第一，武无第二”。就是说写文章谁也不敢自 称第一，从屈原、李斯、李白、杜甫、到鲁迅、莫言，没 有一个文学大师敢自称天下文章第一。有个成语叫“才高八 斗”，是指曹植，那也是谢灵运评价的，曹植也不敢自封。 有人问谢灵运天下谁最有才？谢说，如果天下读书人共有 十斗米那么多的话，那曹植一个人就占了八斗。那人再问 ：那剩下的二斗呢？谢说，我可以分得一斗半，余下的半 斗就天下人分分了。“才高八斗”的成语就是这么来的。这是 谢灵运无比崇拜曹植、也是无比自负的表现。谢灵运如此 推崇的曹植确实有高才，就以《七步诗》来说，那真是绝 了。我不得不展开说一下。曹操死后，曹丕继魏王，害怕 弟弟曹植争位，就准备加害他，要求以《兄弟》为题、七 步成诗，且诗中不能出现“兄弟”两字。现场考试，不行杀头 。曹植踱了三步就开始吟了：“煮豆燃豆萁，豆在釜中泣。 本是同根生，相煎何太急？”曹植用豆子与豆萁（杆）比喻 兄弟，又可怜兮兮地哭着求情（豆在釜中泣），倒逼哥哥 曹丕作为一国之君也不要太残忍了。史书记载曹丕听了“深 有惭色”。曹植取譬之妙，用语之巧，意思之浅，无需解释 ，确实配得上“才高八斗”。 我讲这个成语故事，就是想告诉大家，写作技巧是一定要 掌握一些的。有人擅讲，有人擅写，但通常擅讲的人不一 定擅写，而擅写的人通常能讲。那么有哪些技巧呢。我从 机关公文的角度归纳为六个字：虎头、猪肚、豹尾。 1.虎头。虎头就是文章的标题、第一句话、第一个段落就要 死死抓住读者，“先声夺人” “虎虎生风”，让人看了非读下 去不可。机关公文讲究简明，领导时间有限，不能啰嗦半 天还不知道你在写什么、报告什么。很多领导看文章通常 会“掐头去尾”，就是因为没有写好“虎头”。明太祖朱元璋为 什么要制定“八股文”的规矩，就是烦透了大臣的奏折，前面 部分全是歌功颂德的废话，看了老半天还没有切入正题。 所以“虎头”的要领是开门见山、直奔主题。我们平时看报纸 、看博文、看客户端，很讨厌标题党，但你不得不服“标题 党”提炼的标题还真能吸睛。一个好的标题，确实可以不看 全文，就可以让人明白全文要说什么。比如我刚到单位的 时候，同事起草了一个文“关于给×××同志增加劳酬的请示 ”，一看标题没毛病，但总觉缺一点。我改为：“关于按最低 标准为×××发放劳酬的请求”。这里加了“按最低标准”一词 ，把“请示”改成了“请求”，这样标题有了情感，领导一下就 批了。再举一个例子，很多人开头第一句都喜欢用：以马 列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、 科学发展观、习总书记系列重要论述为指导，认证贯彻省 委第×次委员会精神和×××书记的重要讲话、按照市委×次委 员会提出的目标任务和要求……你看看，如此下去，我们 的村长还能好好讲话吗？我们的基层还怎么写机关公文吗 ？所以，你能不能第一句就直接讲正题，而且让读者知道 很重要，就要下功夫去琢磨，正所谓万事开头难啊！ 2.猪肚。肚子里要有货，文章才有思想内涵。也就是“言之 有物，言之有理，言之有情”。先讲“言之有物”，就是你对 事情的来龙去脉要搞清楚，要信息量大，善于抓住细节中 的亮点，要看事物的结果、来反推事物的发展过程，通过 这样的方法去了解事件的来龙去脉，也就是一定要把事件 的主线理出来，把关键细节找出来，把工作的亮点或问题 抓出来，这样言之不可能无物，这样A事物就是A的特征 ，不会ABCD在文章出来是一个事物。再讲“言之有理”，这 “理”是什么呢？是法律法规所规定的硬道理，是公道自在人 心的软道理，是立足为人民群众办实事的大道理，是符合 事物动态发展规律的新道理。这里我们习惯把领导的指示 当道理，这在文章中是很要不得的。这个“理”要出自有“据 ”，也就是事实依据，用数据说话，这样的“理”才能让人信 服。最后是“言之有情”， 大家不要以为机关公文都是干巴 巴的，冷冰冰的，好的文章总是有血有肉有情的、声情并 茂的、打动人心的。机关