在全国企业档案信息化现场会上的讲话 （摘要） 杨冬权 　　一、要根据两办《意见》，进一步提高对企业档案工 作重要性的认识 　　对档案和档案工作的重要性，两办《意见》作了新的 阐述：“档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况 的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维护党和国 家及人民群众根本利益的重要依据。档案工作是党和国家 工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区各 部门各单位的重要职责。”“基础性”这3个字表明，档案工作 不是可有可无的，而是各项工作的基础。 　　一是企业档案是国家极其重要的档案资源。企业是国 家的经济基础，尤其是其中的国有企业是我国公有制经济 的基础。企业在推进改革开放、维系国计民生、参与国际 市场竞争、应对世界金融危机和支撑国家经济战略发展大 局上，发挥着不可替代的决定性作用。 　　二是企业档案是企业生存发展的核心资源和重要资产 。第一，企业档案是企业资产的证明，具有货币无以替代 的价值。第二，企业档案作为企业的知识资产，作用于企 业产品的研发、生产和销售，在提高效率、开拓市场、降 低成本等方面可为企业创造可观的直接经济效益。第三 ，企业档案作为原始记录，在企业科研、生产、经营、管 理中起着重要作用，是企业管理中不可缺少的信息和证据 基础。第四，企业档案是企业发展的历史记忆，是企业历 史延续的载体，是能够为企业带来良好社会效益的、极其 宝贵的历史文化遗产。第五，企业档案用作外部证据，可 为企业应对法律诉讼，降低诉讼损失。 　　三是企业档案是高层管理者的护身符、履历本和编年 史。档案真实反映企业“三重一大”事项的决策过程，是界定 决策正确与否和经营风险中领导责任的重要依据。各企业 领导必须高度认识本企业档案工作的重要性和做好本企业 档案工作的重要意义，要站在对历史、对国家、对人民、 对企业、对职工和对自己本人负责的全新角度，认识档案 工作的重要性，把做好档案工作作为企业改革发展的内生 需求，作为企业领导人的重要职责。 　　二、要根据两办《意见》，进一步健全本企业档案工 作体制机制 　　一是加强档案机构建设。企业要坚持统一领导、分级 管理的档案工作原则，在总部设置档案工作归口管理的职 能部门。不能把具有监督管理职能的档案部门设置在不具 有监督管理职能的下级单位，实践证明这种倒挂的管理体 制会严重影响档案工作监督管理职能的正常发挥。一个企 业的档案工作应该只有一个归口部门，不能政出多门，档 案规章制度应该统一。 　　二是切实提高档案部门的履职能力。要赋予档案部门 相应的法定职责；要给档案部门相应的履职手段和条件 ；要保证档案部门具有履行职责的权力，这些职权包括制 定本企业档案工作规章、制度、标准和规范的权力，对本 企业档案工作的监督检查、评价考核、项目档案验收和提 出追究、处罚的权力，以及在履职过程中需要制发文件和 向企业领导报告的权力。 　　三是推进档案馆建设。鼓励并支持有条件的企业建立 档案馆，进行专业化的管理。已建立档案馆的要既要赋予 它业务指导、监督职责，又赋予它资源管理职责。要按照 《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求，把 档案馆建成面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、 服务便捷、节能环保的档案保管基地、爱国主义教育基地 、档案利用中心，甚至是本企业的信息中心和知识中心。 　　对于档案资源丰富、专业化特色明显、职能明确、运 行良好的中央企业档案馆，纳入国家档案资源体系建设。 　　四是开创档案室工作新局面。目前，大多数企业本级 及其下级单位的档案机构绝大部分还都是档案室。要贯彻 统一领导、分层负责的原则，将档案室设置成兼具档案资 源管理职能和业务指导监督职能的档案工作机构；要加强 对所属单位档案室业务工作的指导；要加强对档案室工作 的监督和考核；要创新档案室业务协作新模式，探索建立 档案室业务工作共享模式。 　　五是进一步完善各部门共同参与档案工作的机制。企 业档案产生和来源于企业的各个部门，每一职能部门和业 务部门都对做好文件管理和归档工作负有责任，各企业要 真正把档案工作纳入有关部门职责、纳入企业各业务岗位 职责、纳入考核体系、纳入企业规章制度和业务工作流程 。 　　六是规范并支持社会力量参与档案事务。不少企业通 过外包方式来解决本企业档案的整理、保管和数字化工作 ，但同时，各级档案行政管理部门和企业要从中介机构的 遴选、确定到外包事务的实施，再到事中事后的监管，都 必须用制度加以规范，以维护档案安全。 　　三、要根据两办《意见》，全面加强档案资源体系建 设 　　一要加大档案资源收集整理力度。首先，要做好档案 工作“三纳入”“四同步”。即将企业档案工作规划纳入企业发 展规划和计划；将企业各类文件形成、积累和归档要求纳 入企业各项工作计划；将企业各类文件形成、积累和归档 要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职 责进行考核；同时，要将档案管理与业务工作同步部署、 同步实施、同步检查、同步总结验收。其次，要加强对重 点工作、重大活动、重大项目、重点产品文件归档工作的 监督指导。再次，要加大对档案违法违纪行为的查处力度 ，定期开展档案违法违纪检查。 　　二要完善归档制度。各企业要建立健全文件归档制度 ，按规定及时制定或修订本企业各类文件的归档范围和档 案保管期限表，做到应归尽归、应收尽收。 　　三要科学整合档案资源。各企业要加强档案资源的集 中统一管理，创新整合档案资源，实现档案资源集中管理 的新模式。要做好关闭破产企业档案的管理，对确实没有 上级单位的可协商关闭破产企业所在地的综合档案馆进行 托管。为保证这一措施的落实，应将档案部门吸纳进企业 关闭破产清算机构，档案处置所