党政机关公文格式规范18“要” 公文采用特定的格式，目的是规范公文处理工作，解决 公文体例不统一、格式不一致、衔接不顺畅等问题，从而保证 公文质量，提高公文办理效率，确保党政机关制发的公文得以 顺利贯彻执行。《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《 条例》）规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度 、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文 、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、 抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”，从18个方面 规范了党政机关公文格式各要素。这里结合实际工作，为大家 梳理一下其中涉及的规范性问题。 1．公文份号标注要规范。份号即公文印制的顺序号，涉 密公文标注份号有利于加强公文的管理，便于掌握公文的去向 。按照《条例》规定，公文份号在公文首页左上角用阿拉伯数 字标注。涉密文件可标虚位，一般标四至六位，如果是两位数 的文件共20号，则从0001号开始编码，一直编排到0020号；如 果是四位数的文件共2012号，则从000001号开始编码，一直编 排到002012号。 2．密级和保密期限标注要规范。高标密级或低标密级都 会给文件的使用和管理带来不便，因此要本着实事求是、利于 保密的原则，合理把握和确定密级和保密期限。密级和保密期 限都要标注在公文首页的左上角，用阿拉伯数字标注。例如 ：秘密1年、机密3年、绝密长期。 3．紧急程度标注要规范。这是公文送达和办理的时限要 求。公文的紧急程度要在公文首页左上角标注。不能将正常运 行的公文随意标注为“急件”。现在有些部门上报的公文，不 急的公文却标注了紧急程度，缓急程度标注过高，给上级领导 机关增加了压力，带来了不必要的麻烦。 4．发文机关标志要规范。这是由发文机关全称或者规范 化简称加“文件”二字组成，此类文件是机关或部门的大头文 件，一般是指上报或下发的政策性文件；文件头也可以使用发 文机关全称或者规范化简称，文号编在版头下方红线以下，一 般用函类公文较多。要取消一些部门“发文机关名称加括号并 标注文种”的文件标题格式，例如：××××厅（通知）、 ××××局（批复）等，统一采用发文机关全称加“文件”二 字或者发文机关规范化简称形式，再根据文件内容确定使用的 文种。 5．发文字号标注要规范。发文字号由发文机关代字、年 份、发文顺序号组成。联合发文时，使用主办机关发文字号。 现在一些部门发文时常出现以下问题：有的是发文机关代字概 括不准确，要么机关代字太长，要么提炼概括不够准确；有的 是发文字号标注不规范，要么年份标注不正确，如，将2013年 标注为〔13〕，要么应用六角括号标注的却使用方括号、圆括 号、方头括号等，要么发文顺序号编虚位，如将“×××〔 2013〕9号”误写成“×××〔2013〕009号”，要么年份前面 加“字”、后面加“第”等，如将“×××〔2013〕9号”误写 成“×××字〔2013〕第9号”；有的是发文字号的标注位置错 误，上行文的发文字号要么排在居中位置，要么在左侧顶格书 写，等等，这些都是不规范的。 6．签发人标注要规范。上行文应当标注签发人姓名。不 同层次的文件签发人不同。如果是以市委文件形式上报省委的 公文，签发人就是市委书记；如果是以市政府或省直部门文件 上报省政府的公文，签发人就是市长或部门的一把手。现在经 常出现签发人不规范的现象：有的是上报公文不标注签发人 ；有的是联合上报公文时只标注主办部门的负责人而不标注其 他协办部门负责人；有的是签发人标注不规范，排列不整齐 ，签发人姓名不用楷体而使用黑体或者仿宋体等。 7．公文标题标注要规范。公文标题由发文机关名称、事 由和文种组成，不能缺项。公文标题要能概括公文的主要内容 ，使用正确文种，做到准确、精练，通过标题使受文者及时了 解文件的主旨和要义。标题中要尽量少用标点符号， 除书名号、引号、括号之外，其他标点符号不能在标题 中随意乱用。 在我们接触的公文中，标题不规范的情况主要有以下几 类：有的公文制发时不标明发文机关名称，如“关于 ××××××的通知”，省略了发文机关；有的重复使用介词 结构“关于”，如“××市关于印发关于××××××规定的 通知”等；有的重复使用公文文种，如“×××转发××部转 发×××部印发关于××××××规定的通知的通知的通知 ”；有的文种使用不当，如“××厅关于××××××的请示 报告”等，或在法定公文文种以外随意创造文种，如“××厅 关于×××的建议”、“××厅关于×××的说明”、 “××厅关于×××的对策”等；有的在标题中随便使用标点 符号，如“××厅关于×××、及×××的通知”等；有的公 文标题内容缺项不能准确概括反映公文内容，如“××市人民 政府关于×××非法售油被焦点访谈曝光情况的报告”缺少 “整改”二字，“××厅关于奶款拖欠问题的报告”缺少“及 对策建议”。 8．主送机关标注要规范。主送机关就是公文的主要受理 机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。 在我们接触的公文中，主送机关标注存在的问题主要体 现在违反《条例》行文规则的有关规定上：一是多头请示，如 有的市政府向省委、省政府同时报送“请示”，有的机关向上 级机关报送请示时，其同一个文件又向多个上级机关报送却不 注明分送情况，造成上级机关交叉批示，给公文办理带来极大 不便。二是不按隶属关系行文，把不相隶属的两个上级机关并 列随意主送，如省直某部门给省政府报送报告主送“省政府并 国家×××部”。对待这样的上报公文，报告事项为主的上级 机关用主送，报告事项为辅的上级机关则用抄送，不能把两个 不相隶属的上级机关并列主送。三是违反党政分开的原则，以 市委、市政府名义给省政府写请示，有的未经上级机关同意就 给上级机关领导同志个人行文，还有的市政府或省直部门给省 政府报送公文写“省政府并×××省长”。 9．正文表述要规范。正文是公文的主体和核心部分，用 来表述公文的内容。公文首页应当显示公文的正文。特别是有 的联合行文公文标题很长，占据了公文首页的大部分篇幅，这 样就要调整标题内容，必要时可以缩减标题字数，把公文首页 留出一些