择要之法与语句选择——纪要写作之特殊技法 例析 2012年7月1日起实施的《党政机关公文处理工作条例》（以 下简称《条例》）规定，“纪要。适用于记载会议主要情况和 议定事项”。《条例》非常明确地规定了纪要的适用范围，虽 然其名称中去掉了“会议”两字，但仍然是会议的专用文种 ，用于对会议的主要情况和议定事项进行记载。  可以用来对会议进行记载的还有另外一个文种——会议记录 。会议记录是对会议的实录，它与纪要的区别从“记”与“纪 ”两个字的不同上就可以看出。“记”的本义是“录事、记录 ”，而“纪”的本义是“别丝”，即理出丝绪。两个字的不同 ，提示着会议记录与纪要有明显区别。  首先，会议记录是一种实录，是用文字对会议整个过程的记 录，理论上应该是有闻必录，完全客观真实地以文字反映会议 过程。而纪要是择要而记，不追求全面完整，而是以对要点的 准确抓取为目的。其次，从完成时间上看，会议记录一般在会 上完成，与会议同步，会议结束，会议记录完成；纪要则一般 在会后完成，要求其与会议同步是不现实的，因为它必须经过 后期的加工整理。最后，从二者的功能和归宿上来看，会议记 录作为会议的实录，一般不对外公开，在现实功能发挥之后 ，则会转化为档案备查，备查是其主要功能；而纪要则主要用 于传达会议精神或贯彻会议决定，现实功能比较明显，当然最 后也会转化为档案。会议记录与纪要虽然有区别，但也有联系 ，这主要体现在形成纪要的过程中。纪要在形成时的一个很重 要的原始材料就是会议记录，纪要的形成离不开会议记录，会 议记录是形成纪要的素材，而纪要是会议记录的高级形式。  纪要是法定公文中比较常用的种类，不仅要了解其基本写作 要求，还要把握其写作技法。下面从择要之法和语句选择两个 方面来谈谈纪要写作的特殊技法。  一、择要之法  纪要的主体部分须择要而记，具体的写作方法包括概述法、 发言摘要法和归纳法三种。在上述三种写法中，以概述法使用 最为普遍，也最简单，只要将会议的基本情况概括出来即可 ，因此它常常用于一般会议或小型会议。发言摘要法和归纳法 常常用于重要会议、大型会议或内容相对复杂的会议，尽管基 本写法容易掌握，但要真正用好这种写法，还是有一定难度的 ，对写作者的要求也较高，特别是概括要点这一过程。下面结 合一篇案例进行说明。  XX集团公司人事行政部会议记录  会议时间：20XX年8月19日  会议地点：集团公司大会议室  与会人员：集团及各分子公司人事行政部全体员工  会议主题：下半年工作部署  ×××：  介绍在座的每一位同事及其负责的工作。  下半年人力资源工作重点：  （1）下月开始推行新的绩效考核制度，下周四前提交各个 公司的岗位职责。  （2）完善人才招募渠道：加强与应届优秀毕业生和在校优 秀大学生的联系，重视技术工人的育与留的工作，采用多方式 多渠道招聘更多的优秀人才，特别是港务公司的网架人才。  （3）完善员工内部档案管理工作。全面了解公司所在地的 政策和相关法律法规等，包括合同签定，社保缴纳，用工规定 ，员工档案的具体要求（特别是港务公司）。部门经理及以上 的员工档案在集团公司备份，部门经理以下的员工档案由各分 子公司留存。  培训：  （1）各分子公司根据集团公司培训制度总则建立自己完善 的培训制度，特别是新员工的入职培训，要高速高效地把他们 培养成公司的人才，尤其是销售人才，因为在一线的销售员工 是公司整体形象的体现,对他们的培训要及时。  （2）加强培训后的跟踪工作。对培训后的效果及时反馈 ，与被培训人员及其主管及时沟通，以便随后跟进培训内容,给 出有效的培训规划。  对外宣传：  目前公司的对外宣传有两块：（1）集团月报，希望每一位 员工都踊跃参与，特别是一线的员工。各分子公司人事行政部 门要引起重视。（2）集团网站，新开分子公司设立新的网页。   公司活动的组织和员工福利：  在杭男员工组织盈都篮球队，女员工组织其他娱乐活动。  员工生日形式多样化，公司的关怀体现在具体的工作细节中 ,各分子公司可以有不同的方式：如举办生日会，发放由部门主 管写的贺卡等等。  加强工作交流：  （1）通讯录每月31日更新后传至集团。  （2）每月2日前提供上月入职新员工情况、员工离职情况和 上月培训总结。  （3）每月25日前提交下月培训计划和下月招聘计划。  纪要就是择要而记，因此“择要”就成为纪要写作的关键 ，特别是在采用发言摘要法和归纳法进行写作时，如果不知何 为“要”，不知如何“择要”，纪要写作几乎是不可能完成的 。那么，到底应该如何择要？  （一）从客体角度看，首先要明确何为“要”的问题。何为 “要”？这不可一概而论，一般要结合会议类型、发言者的表 达特点等进行分析。通常情况下，会议类型不同、会议内容不 同，会议涉及的问题不同，同时会议的目标也不同，所谓的 “要”也不同。例如，如果是部署工作类的会议，通常会议是 以工作任务的部署和安排为主要内容，目标是将工作任务分派 出去，使工作任务准时准点、保质保量地完成。对于这样的会 议，任务的分派是重点，因此关于工作任务是什么、由谁来做 、怎样做、什么时间完成、具体要求等就是“要”。如上面案 例中对外宣传工作中集团网站工作涉及的“做什么”“谁来做 ”的问题，在会议记录中非常明确，就是要求集团分公司和子 公司都要在集团网站设立新的网页，这就是“要”。再如“下 月开始推行新的绩效考核制度，下周四前提交各个公司的岗位 职责”，这项内容有明确的时间节点“下月”“下周四”，这 涉及什么时间完成，这样的内容也是“要”。如果是讨论研究 工作的会议，通常会议是以与会人员谈看法、谈意见为主要内 容，大家各抒己见、畅所欲言，目标是形成一致意见，确定问 题的解决方法。对于这样的会议，最终达成的意见、形成的决 议是重点，研讨中每位与会人员的发言内容、会议形成的决议 均可视为“要”，而每一位发言者的发言内容，则需要以其发 言的落脚点为“要”，至于前面的开场、铺垫则不属于“要 ”。因为每个人讲话的特点不同，有些人喜欢一针见血、直奔 主题，这样的发言通常“要”非常明显；而有些人则喜好旁征 博引、从外围突击，在判断是不是“要”时，就要拨开云雾 ，找出其发言的本意。最后要补充说明一点，会议最终形成的 决定、决议或其他成果形式，无论从哪个角度看都应是“要 ”，有时甚至要一字不差地写入纪要。  （二）从主体角度看，还有一个如何择的问题。了解了什么 是“要”，还要会择要，要了解择要的基本方法。从大的方面 说，不论何种会议，择要时首先要摸清会议精神和会议主题 ，要围绕着会议精神和会议主题来“择”。一次大型或重要的 会议，从会前的策划、会议筹备开始，首先要确定的就是会议 的主题，它是会议是否需要召开、围绕什么召开以及如何召开 的出发点，同时也是这次会议的落脚点，会议主题的实现是会 议召开的意义所在。因此，在择要时可以从会议主题入手进行 思考，凡是与主题紧密相关的材料就可以择来，与主题关系不 紧密的就可以不择。获得会议主题的方法有多种，如果写作者 全程参与了会议准备和召开的过程，则在参与的过程中对这个 问题早有认识，即使没能全程参与，写作者也可以从对会议相 关文件的阅读中获知会议主题。这里所说的会议文件有很多 ，除了会议记录，还有会议策划方案、会议筹备方案等，这些 文件都会体现会议的主题，只要写作者认真去读、去思考，都 很容易摸清。会议精神与会议主题稍有区别，相比之下显得更 虚，不好捉摸，但一次会议下来，与会人员总会形成一些共识 性的东西，只要参与会议，认真研读会议形成的材料，摸清会 议精神也不成问题。如上述案例中，会议记录非常鲜明地体现 了会议主题——部署下半年工作，择要时就要围绕下半年工作 来进行。  （三）从细节上说，“择”的问题还涉及发言者，包括发言 者的角色、职责以及发言的思路。首先，要根据发言者的角色 来择要。角色不同，在会议中的任务不同，发言的角度就不同 ，这直接决定着其发言的目的和侧重点。例如讨论型会议主持 人的发言通常是为了抛砖引玉，将问题提出，所以提出要讨论 的问题以及说明解决问题的重要意义通常是其发言的侧重点 ；而如果发言者是一般与会人员，则其发言的目的是提出自己 对这一问题的看法，侧重对解决该问题提出自己的建议。因此 ，在择要