做好会前准备，这五步是关键 凡事预则立，不预则废。做好会前准备是确保优质高效开好会议的基础。会前 准备要走好“方案制定、会议通知、名单收集、会场布置、会场查验”关键五步。 01 方案制定 根据会议特点和要求，第一时间摸清情况是制定会议方案的前提： 一是确定会议主题，搞清楚会议是了解情况、解决问题还是安排部署，掌握会 议背景、主要内容、以往惯例等。 二是确定会议类型，搞清楚会议是全体大会、座谈会还是报告会，掌握会议时 长、参会领导、具体范围等。 三是确定会议形式，搞清楚会议是现场工作会、电视电话会还是网络视频 会，是上下座（设主席台）、圆桌座还是面对面座，掌握会议场地布局。 在摸清基本情况的基础上起草会议方案，其要素包括会议时间、举办地点、主 要内容、会议议程、参会范围、其他事项等（见例1）。 02 会议通知 会议方案确定后，要根据会议方案起草会议通知。会议通知要做到简明扼要、 重点突出、要求明确（见例2）。 下发会议通知，需要注意以下几点： 一是根据会议方案明确的参会范围，精准梳理具体的参会单位，准确发送会议 通知，以便收集参会人员名单。 二是印制参会入场券（见例3），写明会议时间、地点，与会议通知一并发 送，参会人员凭入场券进入会场。 三是做好会议方案中相关任务责任单位的通知工作。 03 名单收集 参会单位收到会议通知后，在规定时间内上报参会人员名单，会务人员在汇总 名单时要注意以下几点： 一是参会人员如果不是会议通知确定的人员，了解清楚请假原因并在参会人员 名单中注明。 二是将各单位名单回执分类存放，以便精准核实参会人员信息。 三是参会人员名单尽量不要手动录入电脑，这样名字极易出错