从公文语言谈公文写作 公文是国家党政机关、军队、企事业单位和社会团体处理公务、处理生产、开展 社会活动的一种文体。由于交际的目的、内容、对象和条件等因素对语言材料和修辞 方式有着自己的选择，因此形成自己独特的语言风格。大家都能感到，看一篇公 文，既和读一篇小说、散文感受不一样，也和读一篇社论、科技论文不同。这就说明 公文语体是和文艺语体、科技语体和政治语体相区别的。这种区别在什么地方呢？就 在于它是以记述为特征，实用为目的，它不追求语言的艺术化，也不以语言的生动性 为主要特征，除个别以鼓动、宣传为目的，如鼓动报告、倡议书、商品广告外，它主 要是把准确和简洁等作最基本的、也是最高的要求，而规格化（尤其是严格意义上的 公文）则是它的一个重要特点。因此，我们可以说，准确性、简洁性、规格性是公文 语言的三个基本特征。 公文语言的第一特点是准确性。冯梦龙在《笑府》中讲过一个笑话，大意是说一 个苏州人，他的大女婿是个诗人，二女婿是个师爷（秘书）。在老丈人家作客时，大 女婿赋诗一首，其中有一句：“清光一片照姑苏”，得到丈人夸奖。但二女婿不服 气，提出：“差了，月岂偏照姑苏乎？须云‘姑苏等处’”。当然，这里笑的是二女婿不懂 诗，不懂语言的模糊美，犯了“职业病”。二女婿的职业病是什么呢？这就是他长期在 公务生活中形成的文要准确的职业本能。撇开这个笑话的戏谑、调侃的成份，它说明 了一个基本的事实，就是公文的写作特别要强调准确。如果我们要表扬一个集体，需 点一下代表人物时，不在代表人名后加个“等”字，那恐怕会引起误会，弄不好还会挫 伤部分同志。在实际写作中，准确性要从两方面加以注意，一方面要求内容准确地反 映客观实际。不论是打报告反映问题，还是发指示做工作部署，提出的问题要以客观 事实为依据，分析问题以逻辑思维为准绳，绝不能犯主观主义，搞闭门造车，浮华失 实。撰写公文，常常要大量运用事例，这方面最易失实。公文失实，向上容易导致错 误的决策；向下容易降低公文的严肃性，严重的还会形成错误的指挥。另一方面，公 文写作在遣词造句上要准确贴切，符合语法规范。要做到这一点，也得下功夫。作为 一个部门的秘书工作者，如果缺乏一定的专业知识，对一些基本行业术语概念不 清，不要说自己单独起草不敢下笔，就是看别人的拟文也不敢作只字移动。当然，专 业术语的错误，还容易发现，而最容易出错的倒是一些常用的语词。如“意见大体上完 全一致”、“产品和质量提高好多倍”、“他那样崇高的革命品质时时浮现在我们的眼 前”等等。就是像“不能”、“不准”、“严禁”（程度不同），“一般”、“部分”、“大多数”（范 围不一样），实际运用中造成的语气或过重或过轻，范围或过大或过小，都并不少 见。由于缺乏一些基本的语法知识和正确的语感，使结构混乱、成份搭配不当、层次 混乱和逻辑关系上出毛病，在公文中都是常常看得到的。这样，公文的质量怎么能高 呢？过好文字关是准确地反映客观事物的前提，我们应在实际写作中不断提高写作水 平。 公文语言的第二个特点是简洁性。毛泽东同志在《关于建立报告制度》一文中提 出：“报告文字每次一千字左右为限，除特殊情况外，至多不要超过两千字。”“综合报 告内容要扼要，文字要简练，要指出问题或争论之所在。”这个要求很高。实际生活 中，长文章到处泛滥，有些领导似乎认为文章不长不足以说明问题，秘书人员也认为 文章不长不好交差。这里面有许多原因。当然，也有的的确需要长文章才能说清楚问 题。但对以实用为目的的公文来说，如果因为长而被人束之高阁，那就失去了公文写 作的意义。短并不是容量小的同义词。做到凝炼而有力地表述事物，用最少的词句表 达较多的内容，这是公文语言的一个基本要求。在这里，不要说离题万里、废话套话 不允许，就是