党政机关公文格式规范18要，都是学问！ 公文采用特定的格式，目的是规范公文处理工作，解决公文 体例不统一、格式不一致、衔接不顺畅等问题，从而保证公文质 量，提高公文办理效率，确保党政机关制发的公文得以顺利贯彻 执行。《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规 定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标 志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发 文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机 关和印发日期、页码等组成”，从18个方面规范了党政机关公文 格式各要素。这里结合实际工作，为大家梳理一下其中涉及的规 范性问题。 　　1.公文份号标注要规范 　 　份号即公文印制的顺序号，涉密公文标注份号有利于加强公文 的管理，便于掌握公文的去向。按照《条例》规定，公文份号在 公文首页左上角用阿拉伯数字标注。涉密文件可标虚位，一般标 四至六位，如果是两位数的文件共20号，则从0001号开始编 码，一直编排到0020号；如果是四位数的文件共2012号，则 从000001号开始编码，一直编排到002012号。 　　2.密级和保密期限标注要规范 　 　高标密级或低标密级都会给文件的使用和管理带来不便，因此 要本着实事求是、利于保密的原则，合理把握和确定密级和保密 期限。密级和保密期限都要标注在公文首页的左上角，用阿拉伯 数字标注。例如：秘密1年、机密3年、绝密长期。 　　3.紧急程度标注要规范 　 　这是公文送达和办理的时限要求。公文的紧急程度要在公文首 页左上角标注。不能将正常运行的公文随意标注为“急件”。现在 有些部门上报的公文，不急的公文却标注了紧急程度，缓急程度 标注过高，给上级领导机关增加了压力，带来了不必要的麻烦。 　　4.发文机关标志要规范 　 　这是由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，此类 文件是机关或部门的大头文件，一般是指上报或下发的政策性文 件；文件头也可以使用发文机关全称或者规范化简称，文号编在 版头下方红线以下，一般用函类公文较多。要取消一些部门“发 文机关名称加括号并标注文种”的文件标题格式，例 如：××××厅（通知）、××××局（批复）等，统一采用发文机 关全称加“文件”二字或者发文机关规范化简称形式，再根据文件 内容确定使用的文种。 　　5.发文字号标注要规范 　 　发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合发文 时，使用主办机关发文字号。现在一些部门发文时常出现以下问 题：有的是发文机关代字概括不准确，要么机关代字太长，要么 提炼概括不够准确；有的是发文字号标注不规范，要么年份标注 不正确，如，将2013年标注为〔13〕，要么应用六角括号标注 的却使用方括号、圆括号、方头括号等，要么发文顺序号编虚 位，如将“×××〔2013〕9号”误写成“×××〔2013〕009号”，要 么年份前面加“字”、后面加“第”等，如将“×××〔2013〕9号”误写 成“×××字〔2013〕第9号”；有的是发文字号的标注位置错 误，上行文的发文字号要么排在居中位置，要么在左侧顶格书 写，等等，这些都是不规范的。 　　6.签发人标注要规范 　 　上行文应当标注签发人姓名。不同层次的文件签发人不同。如 果是以市委文件形式上报省委的公文，签发人就是市委书记；如 果是以市政府或省直部门文件上报省政府的公文，签发人就是市 长或部门的一把手。现在经常出现签发人不规范的现象：有的是 上报公文不标注签发人；有的是联合上报公文时只标注主办部门 的负责人而不标注其他协办部门负责人；有的是签发人标注不规 范，排列不整齐，签发人姓名不用楷体而使用黑体或者仿宋体 等。 　　7.公文标题标注要规范 　 　公文标题由发文机关名称、事由和文种组成，不能缺项。公文 标题要能概括公文的主要内容，使用正确文种，做到准确、精 练，通过标题使受文者及时了解文件的主旨和要义。标题中要尽 量少用标点符号，除书名号、引号、括号之外，其他标点符号不 能在标题中随意乱用。 　 　在我们接触的公文中，标题不规范的情况主要有以下几类：有 的公文制发时不标明发文机关名称，如“关于××××××的通 知”，省略了发文机关；有的重复使用介词结构“关于”，如“××市 关于印发关于××××××规定的通知”等；有的重复使用公文文 种，如“×××转发××部转发×××部印发关于××××××规定的通 知的通知的通知”；有的文种使用不当，如“××厅关 于××××××的请示报告”等，或在法定公文文种以外随意创造文 种，如“××厅关于×××的建议”、“××厅关于×××的说 明”、“××厅关于×××的对策”等；有的在标题中随便使用标点符 号，如“××厅关于×××、及×××的通知”等；有的公文标题内容 缺项不能准确概括反映公文内容，如“××市人民政府关于×××非 法售油被焦点访谈曝光情况的报告”缺少“整改”二字，“××厅关于 奶款拖欠问题的报告”缺少“及对策建议”。 　　8.主送机关标注要规范 　 　主送机关就是公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范 化简称或者同类型机关统称。 　 　在我们接触的公文中，主送机关标注存在的问题主要体现在违 反《条例》行文规则的有关规定上：一是多头请示，如有的市政 府向省委、省政府同时报送“请示”，有的机关向上级机关报送请 示时，其同一个文件又向多个上级机关报送却不注明分送情 况，造成上级机关交叉批示，给公文办理带来极大不便。二是不 按隶属关系行文，把不相隶属的两个上级机关并列随意主送，如 省直某部门给省政府报送报告主送“省政府并国家×××部”。对待 这样的上报公文，报告事项为主的上级机关用主送，报告事项为 辅的上级机关则用抄送，不能把两个不相隶属的上级机关并列主 送。三是违反党政分开的原则，以市委、市政府名义给省政府写 请示，有的未经上级机关同意就给上级机关领导同志个人行 文，还有的市政府或省直部门给省政府报送公文写“省政府 并×××省长”。 　　9.正文表述要规范 　 　正文是公文的主体和核心部分，用来表述公文的内容。公文首 页应当显示公文的正文。特别是有的联合行文公文标题很长，占 据了公文首页的大部分篇幅，这样就要调整标题内容，必要时可 以缩减标题字数，把公文首页留出一些空间来写