硬核办公室主任的主要标志 很高兴到XXXX与大家交流。在座的大都是办公室主任，我着重讲一讲硬核办公 室主任的三条标志：精准办文，高效办会，稳妥办事。 关于精准办文 精准办文，包括起草公文和传递公文，重点和难点是起草公文。所以，我们侧重 研究公文起草问题。主要讲以下五点： 第一、发扬“四不怕”精神 在近40年的各级机关生涯中，我基本上是与文字材料打交道，深切体会到，办文 当然要有较好的文字基础，也就是说需要有才气，但这还远远不够，还需要有力 气，更需要有好脾气。具体来说，要发扬“四不怕”精神。 一是不怕吃苦。文字工作确实是一个苦差事、累差事。业内戏称“四水干部”：喝 墨水、费脑水、流汗水、尿黄水（上火）。记得我刚到机关工作的时候，流行着一 首“好了歌”：人人都说秀才好，笔尖走马任逍遥。怎奈头上紧箍带，吃苦受累谁见 了。 说办文苦，首先它是艰苦的脑力劳动。我在宣传部门和组织部门都干过，无论是 宣传部门的新闻报道，还是组织部门的内部材料，都是创造性的劳动。要步入笔下生 花的境界，有文字功底固然重要，更重要的是要有思想。笔杆子的“思想”，不是凭空 就有的，需要平时多调研、常积累、勤思考。所以爬格子人的大脑，一天到晚都没有 闲着的时候。每当任务下达，犹如一块沉甸甸的石头压在了心上，走路的时候在 想，吃饭的时候在想，连睡觉的时候也在想。半夜时分突然有了灵感，再困再累也得 爬起来记在纸上，生怕一觉醒来忘了。 办文之苦在八小时之外，没有吃苦耐劳、加班加点、连续作战的精神，是很难坚 持的。时下对于加班加点写材料、推材料，似乎有一些不同的看法，我个人认为，“梅 花香自苦寒来”，不磨砺不成熟，不加班不成才。真正有作为的“笔杆子”都要经历吃苦 过程，从接受任务那一刻起，就会感到沉重的压力，吃不下饭，睡不好觉，有时因为 一个问题，因为一句话甚至一个字，要绞尽脑汁、冥思苦想、痛苦地琢磨好半天，还 可能没有结果；有时感到脑力不足，身心疲惫，心理和生理承受到了极限；有时时间 紧，往往夜以继日，连续加班，打通宵甚至连续几个通宵都不鲜见。时常被累得眼睛 红红的，眼圈黑黑的，脑袋懵懵的，身子飘飘的，两腿软软的，身心疲惫不堪，心理 和生理的承受都到了极限。所以，吃不了苦，受不了累，熬不了夜，是很难做好这项 工作的。要把文办好，就要自觉做到，不怕吃苦，甘愿吃苦，以苦为荣，以苦为 乐，这是办文必备的精神之一。 二是不怕返工。文章是改出来的，不是写出来的。在实际工作中，写一遍就成功 的情况比较少见，反复修改，甚至多次返工的事经常发生。有一次，我同国务院办公 厅的局处级干部交流体会，他们都是给国务院领导和部委领导起草讲话的大手笔，他 们起草文件和讲话，也不是一遍就成功了的，从起草前到成稿后，从内容到形式，反 复研究，反复修改，千锤百炼。经常搞文字工作的人，对“返工”现象司空见惯，让变 路子就痛痛快快地变路子，让改句子就痛痛快地改句子，让换例子就痛痛快快地换例 子，改多少遍也不能发牢骚、发脾气。 三是不怕批评。机关干部辛辛苦苦、加班加点精心搞出来的文字材料，不被领导 认可，受到批评甚至严厉批评的事时有发生。我所在的单位有一位领导，自己文字水 平非常高，对部属要求以文字刻薄而著称。他看到机关干部送来的草拟文件不满 意，经常不客气地说，真想不到你在机关工作这么多年了，竟写出这样烂的材料，还 有脸呈送给领导，如果我是你，干脆从楼上跳下去算了。有时候，他看完送来的稿子 不满意，就自己动手修改。改完后把起草的机关干部叫来，指着稿子说，你写的东西 我改过了，只用了一个标点，还是换了地方用的。宝剑锋从磨砺出。不批评不进步。 如果你能经受得住批评的考验，就不愁成不了办文高手。 四是不怕无名。同样是“爬格子”，作家、理论家、教授和其他爱好写作的自由撰 稿人，文章发表后可以拿到稿酬，可谓“名利双收”，承办机关公文，不是为自己写 作，做的是幕后英雄，干得是默默无闻的工作，不能到处张扬，不能自吹自擂。所 以，要成为办文高手，必须冲破名利思想的羁绊。 第二、贵在积累资料 有人问我，怎样才能尽快成为办文高手，有没有捷径可走？我想，平时注重积累 资料，可能就是一条最佳捷径。 机关干部需要积累的资料包括很多方面，可以说多多益善。就办文的需要来 讲，我认为可按“飞机型”来积累。飞机有机头、机身和机翼，有了它们就可以鹏程万 里、翱翔蓝天。 （一）“机头”类资料。 “机头”是管方向的。起草机关公文，不是个人随心所欲，文中的思想观点、倾向 性意见包括对策措施，都是要有依据的，这类资料就是保证你正确行文的依据。具体 来说，“机头”类资料主要有如下三个方面： 一是大政方针类。包括党和国家的路线方针政策、决策部署、重要文件和上级领 导的重要讲话、指示、批示，它们决定着一个时期的发展思路、发展方向、基本原 则，关乎国计民生、民族前途，是各级组织行动的指南、决策依据，必须搜集整 理，掌握手中，最好熟记心中。 二是政策法规类。政策和策略是党的生命，现在又提倡依法行政，政策法规类的 资料必须认真积累。它们是国家大政方针的具体化，层次上涉及到宏观、中观、微 观，内容上涉及政治、经济、军事、文化科技、外交、民生、宗教等各个方面，而且 都是带有刚性、强制性，在实践中只能遵循不能违反。任何人无论多聪明，不可能都 记在脑子里，但是只要你留心把它们积累起来，用起来就查阅方便多了。当然这有一 个问题需要注意，涉密的资料要进行脱密处理或妥善保管，不能违反保密规定，更不 能发生失泄密问题。 三是时事政策类。大凡是办文高手，大都对国际国内总体形势、重大变化、发展 趋势等方面有个总体的了解和把握，政治方面的如意识形态、军事、外交、人权，经 济方面如主要理论和流派、发展模式和经验教训、重要政策和机制创新，社会发展方 面如重大事件、舆情动向、关注热点等，虽然积累这些资料在公文起草时未必能全部 用的上，但是对于开阔视野、拓展思路、科学研判形势，在总体格局中找准工作前进 的方向，都是非常有益的。 （二）“机身”类资料。 “机身”是基本载体，这类资料实际上指的是支撑公文主体的基本资料。常言 讲，巧媳妇难为无米之炊。有了这类资料，“巧媳妇”就会成为有“米”之炊。 机关各类公文虽然写法各不相同，但都跳不出“说理、说事、说人”的基本功能。 说理，就是阐述理论依据、思想认识、基本观点等；说事，就是是什么、做什么、怎 么做等；说人，就是思想境界、精神状态、方法与作风、素质与能力要求等。我们积 累资料，就要围绕着满足公文这些功能去积累。这样才能有的放矢，派上用场。 关于“说理”的资料，已在“机头”类的积累中涉及到。这里主要是积累“说事、说 人”类的资料。 一是大事、要事资料。这包括历史和现实的、国内和国外的、本地和外地的、物 质文明和精神领域的重大事件、重要成果和重要经验教训等等。占有大事、要事资 料，有利于起草公文时站在全局上观察问题、分析问题、提出问题、回答问题。 二是基本情况和发展动态。基本情况是一个地方的人口、土地面积、行政区划、 风土人情、决策部署、重大成就、存在问题、发展方向等，都需要积累起来，牢牢记 在脑子里。相对来说，基本情况是“死”的，还容易掌握一些；发展动态则是“活”的、是 千变万化的，必须通过经常性的观察、分析、研判、综合才能把握得住。如果这类资 料积累不够，写起东西来要么腹中空空、无从下手，要么不得要领、乱写一气，要么 拾人牙慧、缺乏特色。 三是典型事例、典型经验。运用典型指导和推动工作，是领导机关一贯的也是行 之有效的工作方法。在领导讲话、调研报告、工作总结和汇报材料中，都离不开典型 事例和典型经验，通过引用典型经验激励先进、阐释观点、启发思路，提出任务和要 求。因此，平时要通过读书看报、浏览网页、调查研究等各种形式和机会，发现和了 解典型，包括地点、人物、事件、成果、主要经验以及有关数据等，都要记下来，以 备在起草文字材料时运用。积累典型资料力求全方位，个人的、集体的，本地的、外 地的，正面的、反面的，等等，都要多积累一些。这样就能做到“手中有典型，下笔时 不慌”。 四是社情民意。社情民意是社会的“晴雨表”，是领导决策的重要依据，因而也是 机关干部起草文字材料不可或缺的“信息源”。获取这类资料的渠道很多，包括专题调 研、座谈交流、问卷调查、个别了解、登门走访、网络搜索等等，只有把社会上和单 位里或行业中带倾向性、苗头性、规律性的东西都掌握住，才能使起草的文字材料具 有针对性、实用性。 （三）“机翼”类资料。 机翼是腾飞的翅膀。这类资料实际上为公文增色、美容的资料。那么，这类资料 包括哪些呢? 一是历史典故。在人类历史的长河中，古今中外留下了许多脍炙人口的典故，这 类资料看来与机关公文写作关系不是很大，但有时又确实用得上。比如有时引用某个 历史事件和历史人物，可增加文稿的厚度和可读性、生动性。例如李瑞环同志在会见 香港各界知名人士时的讲话中，运用了这样一个典故：古书中记载了这样一个故 事，汉朝时，京城田氏三兄弟田真、田庆和田广，一直和睦相处，庭院中有棵紫荆 树，也长得花繁叶茂，但后来他们闹别扭，要分家，紫荆一夜之间就枯萎了，兄弟三 人大为震惊，大受感动，于是兄弟不再分家，和好如初，紫荆花又盛开如故。晋代陆 机作诗说“三荆欢同株，四鸟悲异林。”唐代李白感慨道，“田氏仓猝骨肉分，青天白日 摧紫荆。”实践证明，历史典故运用得当，可使公文增辉、增色。 二是名言警句。这主要是指经典著作、文学作品、史籍和报刊上的某些精辟的语 言，句子不长，但字字珠玑，意蕴深刻，闪耀着哲理和智慧的光芒。引用到机关公文 中，往往会成为“亮点”、闪光点，引人注目，发人深思。如“水能载舟亦能覆舟”“先天 下之忧而忧，后天下之乐而乐”“鞠躬尽瘁，死而后已”“上梁不正下梁歪”“屋漏在下，止 漏在上”，等等，即通俗易懂，又一语中的，引用的好，画龙点睛，往往使文稿增色不 少。 三是群众语言。群众语言是非常丰富的，既生动活泼，又具有很强的概括力。 如“打铁先得自身硬”“群雁高飞头雁领”“领导带了头，群众有劲头”“单位好不好，关键在 领导；班子行不行，先看前两名”，等等，所以，积累和学习群众语言，是办文不可或 缺的一个方面。 四是例文范文。起草公文经常提出一些带战略性、纲领性的东西，包括指导思 想、奋斗目标、工作重点等，有些机关干部为寻找合适的句子而煞费心机，而类似的 句子在报刊文章和文件、信息上俯拾皆是，只要平时注意积累那些质量较高的公文例 文范文，看看人家是怎么写的，思路就会豁然开朗。 五是流行新名词。当前，我们处在瞬息万变的信息时代，知识的更新换代加速进 行，日益丰富的社会生活，催生了大量的新名词，同样需要积累熟记，并把握其内 涵。如，中国梦、正能量、改革红利、量化宽松、安倍经济学、3D打印、大数据、微 时代、光盘族、低头族、土豪、流动性、社交网络、移动互联网、4G、吐槽、点赞等 等。流行语的积累和运用，能使公文语言跟上时代步伐。 第三、准确把握领导意图 机关行文的最佳模式是两个结合，一是上情与下情结合，二是领导意图与机关指 导工作的总体思路结合。其中准确把握领导意图是最关键环节。平时机关草拟的某些 文件，一遍一遍地被领导打回来，其中多数不是文字问题，而是与领导的意图不吻 合，即使是文字问题，也说明没有正确表达领导的意图。我 以起草领导讲话为例，谈一谈准确把握领导意图的浅见。 大凡领导同志要在某个会议上发表讲话，都会把起草讲话的人员找来“面授机 宜”，即把意图交代清楚，如讲几个什么问题，着重强调什么和解决什么等等。这时候 你必须认真听，认真记，认真理解，最好把领导的话一字不漏地记下来。因为这里面 可能有两种情况，一种是：领导已经事先经过缜密思考，打好了腹稿，讲出来的思路 已经很成熟、成系统，稍加整理就成为很理想的文章框架了，所以你当然要全盘记 下，这样写起来就会省劲的多。另一种情况是，领导虽然事先做了认真思考，但说出 来时可能不够连贯、不成系统，甚至可能是零零碎碎、重重复复，即使这样你也要把 它全部记录下来，而后经过加工整理，使之连贯起来、系统起来。 领导的意图很明确、很完整那好办，如果不太明确、不太完整那怎么办？这种情 况我们经常遇到，因为领导同志由于工作太忙，有时来不及作系统周密的思考，所交 代的只是一个模糊的轮廓，一个粗略的想法，或者只点到现象而没有形成观点，或者 只提到观点而没有串成一条清晰的思路，或者连点到的现象和提到的观点都未必正 确。在这种情况下，我们起草人员同样把领导的原话记录下来，然后认真琢磨：领导 心里想得是什么？他说得那些话想表达的是什么意思？还有什么话想说没有说出 来？琢磨清楚后再加以梳理、完善和发挥，使领导的思路由不清晰到清晰，由不完整 到完整。从这方面说，机关干部的头脑，应该是领导头脑的扩张，机关干部的思 维，应该是领导思维的延伸。 还有一种情况比较难办，就是领导事先没有交代写作意图，叫你先列出个提纲来 再说。这里有几种可能，一种是领导的确腾不出时间来思考，一种是他有意发挥起草 人员的主观能动性，考考你的能力和水平，还有一种是他相信你的能力和水平，无须 多作交代。这种情况怎么办？要把握住两条，一条是，根据会议主题和上级的有关要 求、本单位的实际情况，揣摩和预测领导可能要讲些什么。另一条是，根据该领导历 次讲话的特点和平常与领导的接触，弄清领导喜欢讲什么。把这两个方面捏合起 来，再加上自己的知识积累和分析思考，就可能八九不离十，容易得到领导的认可。 这里还涉及到一个问题，作为领导意图，不只是起草讲话稿之前，包括平时也要 多加留意。与领导交谈，陪同领导参加各种活动或者下基层调查研究，听领导在一些 场合的即席讲话，都是捕捉领导意图的极好时机。因为一般来说，领导在考虑什么问 题，对什么事情感兴趣，对当前和下步工作有何打算，不仅在正规场合，平时也会在 言谈和行动上有所表现，特别是他那些脱口而出的话，往往是他真实思想的表露，其 中不乏真知灼见、妙语佳词。把这些看似零散的东西记下来、集中起来，加以综合分 析，就不难发现领导的“关注点”、“兴奋点”，不难把握领导的思想脉络和思维习惯，这 样，就是领导事先没有交代写作意图，也能做到临阵不慌了。 应当注意的是，准确把握领导意图，并不是绝对“奉命行事”，领导怎么说就一定 要怎么写，哪怕说得不对也坚决照办，不能有丝毫更改。实际上，有时候领导同志也 会以商量的口吻交代意图，这时候，你固然要认真听、认真记，如果发现有什么不 妥，有什么疏漏，也可以而且应该大胆提出，只要领导认可，也就成了领导意图。即 使领导不是以商量的口吻交代意图，你也要敢于发表个人意见，要是你讲得有道 理，领导还是会采纳的。这是发挥参谋助手的一个重要方面。如果唯唯诺诺，见误不 说，见错不纠，看似尊重领导，实际上是对领导、对工作不负责任。 还有一点需要明白的是，领导意图是不断深化的。有时候，你按照他的意图起草 出的讲话，他可能也不满意，而且推翻重来，这并不是说他原来交代的意图错了，而 是经过更深入地思考，特别是你给他提供的讲稿又启发他的灵感，对问题的认识又进 一步深化，形成了新的想法和看法。所以，在起草的过程中，不断变化，反复调 整，反复修改是正常的，作为起草人员不要有任何抵触情绪。 第四、把公文写成美文 什么是美文？《辞源》的解释是：美好的文辞。我觉得，美文是个与时俱进的概 念。通俗地讲，凡是写得好的文章，不论是文学作品，还是实用文章，就是美文。那 么，文章怎么叫好，怎么叫不好，怎么才能写好，这里面的道理很多，可以说，智者 见智，仁者见仁。不然就不会有“文无第一武无第二”之说。毛泽东曾经提出一个要 求：“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。”我认为，具 有这“三性”的公文，就称得上是美文。具体说来，把公文写成美文，起码要具备“通 俗、深刻、简洁、生动”等方面的特征。 一是通俗——深入浅出，言近旨远。文章的表现形式大致可分为四种：深入深 出，深入浅出，浅入浅出，浅入深出。这四种以深入浅出为最好，以深入深出为最 差。其中的道理不言而喻。我们写文章、写文件是给人家看的，不是给自己看的，所 以只有你自己能看懂不行，最主要的是让人家看懂才好。人家看不懂或不完全懂，就 看不下去，即使硬着头皮看下去了，似是而非，也难以收到好的成效。用毛主席的话 来说，文章、文件“切忌死板、老套、令人看不懂，没味道，不起劲”。写文件要通 俗，要有口语，要有目的性。所以，起草公文要进行通俗化、浅显化、大众化处理。 二是深刻——触及问题，观点鲜明。机关公文总的要求，就是一切立足于解决实 际问题。所谓深刻，就是要有鲜明的立场和观点，敢于触及问题，提倡什么，反对什 么，必须旗帜鲜明。因而，中央在一个《通知》中指出:“一个领导者，起草一个文 件，或者讲一篇带有指导性的讲话，总应该提出问题、分析问题、解决问题。”问题 是公文的灵魂。触及的问题越尖锐、越突出，引起的影响就越大；触及的问题涉及范 围越广泛，引起的反响就越强烈；触及的问题越难解决，在历史上反复的次数越 多，影响就越长远。有一首耳熟能详古诗：“锄禾日当午，汗滴禾下土。谁知盘中 餐，粒粒皆辛苦”。流传已经两千年了，到现在还在传颂，为什么它有那么强的生命 力？这首诗针对的问题——也就是有些人不珍惜劳动人民汗水的现象还广泛存在，据 统计，中国人在餐桌上浪费的粮食一年高达2000亿元，被倒掉的食物相当于2亿多人 一年的口粮。正因为“舌尖上的浪费”现象触目惊心，所以人们还经常举出这首诗 来教育大家，什么时候浪费问题不存在了，这首诗就没有生命力了。再如，上个世纪 六十年代宣传了焦裕禄这个典型，在当时引起反响很大，很强烈。半个世纪过去 了，现在把焦裕禄搬上电影、电视，反响还是很大，不少人感动得流泪。为什么，焦 裕禄是针对有些干部的事业心不强、作风不廉洁的问题写的，这个问题在当时干部队 伍中很突出，在现在的干部队伍中也很突出，所以能够在群众中引起强烈的思想共 鸣。古今这两个典型事例充分说明，无论是采取哪种方式写文字材料，只要针对的问 题越难解决，在人类历史上反复的时间越长，影响就越深远。反之，生命力就短。 三是简洁——反复推敲，删繁就简。简洁就是行文简明扼，没有多余的话。我觉 得，简洁不仅文字作品是一种形式，更是文章的一种美的素质。写出简洁的作品，不 是一蹴而就的事情，需要有一个学习的过程和锻炼的过程。一般地说，人的经历阅历 越丰富，他的行文就越趋向简洁，这不只是与文字修养有关，也与把握现实、洞察世 情有关。当然，要把公文写得简练，把比较复杂的意思用最短的话语表达出来，就如 同矿石提纯、元素浓缩一样，是要经过千锤百炼的。所以公文写好后，要不厌其 烦，反复修改，反复推敲，把可有可无字句段删去，力求用最经济的语言，阐释最丰 富的内容。 四是生动——能说服人，能打动人。胡乔木同志在《怎样写文件》中曾提出公文 生动的三条标准，一要引人看，要有好的介绍方法，要有吸引人的力量；二要看得 懂；三要能说服人，打动人。实践证明，写文件就是要用道理说服人，不但说服 人，还要能打动人，说服人着重在理智方面，打动人除了理智方面还带有一点感 情，使看的人真正被你动员起来。切实做到以理服人，以情动人，机关公文就会达到 新的境界。 第五、做到精心起草 何为精心起草？有人把它概括成写前“四问”，写中“四求”，写后“四看”，我们分别 说一说。 先说写前“四问”。一要问写的是什么？文体不同，写法也各有不同。讲话、指 示、谈话、报告各有自己特定的写作要求，如果不加区分，就可能写出来的东西不对 路。比如首长讲话中的论述性内容与理论文章的论述性内容，请示中的部署性内容与 指示中的部署性内容，计划方案中的政策性内容与指示中的要求性内容，是不一样 的，如果混淆了，写出来的东西很可能就不伦不类。二要问给谁写的？就是说，写东 西首先要搞清楚稿子的主体身份是谁。军委首长、总参首长、军区首长、部门领 导，正职、副职等等，不同的身份，在思维层次、考虑问题的角度、内容重心、详略 取舍、说话口气等方面，都应当有所不同。军委、总部和军区首长向机关讲得东西就 不能太琐碎，一般干部讲得东西就不能口气太大。对上汇报的材料不能像老师教学生 一样摆乎一通“道理”，部门领导的讲话不能尽是“原则要求”。三要问写给谁看的。要搞 清楚，我们写的材料，是向上级领导汇报，还是对部属讲话；是给机关干部讲课，还 是给基层官兵搞教育。不同的对象有不同的要求，不同的场合有不同的口气。比 如，对上级汇报要简洁干练，对群众讲话要亲切通俗，对部队战前动员要斩钉截 铁……。公文只有增强针对性，才能受到