办公室培训讲稿：确保文电工作零差错 大家好，今天借此机会和大家谈谈办公室文电工作。不少从 事文电工作的同志在一年工作总结中很喜欢写收文多少件、发 文多少件，以此说明做了大量的工作。工作量当然也能说明工 作成效，但办公室工作无错即是功，评判文电工作好坏的唯一 标准：是你这一年有没有做到零差错，无错是100分，出错 是0分。 一、文电处理出错的几种表现 文电处理是各单位办公室业务工作中最易出错的领域，不出 错都是相似的，出错则各有各的不同。具体可以归纳为以下几 种出错表现。 （一）一字之失。常见的情形是：（1）数字错误。如一份 《关于某市建设自贸试验区的报告》讲“某省自贸试验区总面 积120平方米”很明显把“平方千米”的“千”字弄丢了。再如 某县发改委《关于2018年计划执行情况的报告》中提到：“通 过狠抓经济转型升级，我县三次产业比 为10.5：66.3：34.2”，三次产业占比之和只能等于100％，这 份报告却变成了110％，原因是第二产业的比例56.3写成 了66.3。（2）相近词错误。如某市文电处工作人员在一份公文 的拟办意见上写道：“呈某秘书长审签。”正确的应是“审 示”。某市市委办下发考核领导小组的通知，把组成人员 的“市委政法委常务副书记”写成“市委政法委常委副书 记”。还有某县人大常委会《关于2019年度民生实事候选项目 建议编制情况的汇报》，把民生实事项目写成“民生实时项 目”。（3）别字错误。某市委市政府在一份表彰通报的结束语 中，把希望被表彰集体和个人“再接再厉”，写成“再接再 励”。某市政府办公室在市长批示处理单中，把市长批在内参 上的“对记者反映的问题大吃一惊”写成“大吃一 斤”。（4）多字错误。如某乡政府在一份请示中的结束语中出 现“敬请示示复”，多了一个“示”字。某民政局在一份关于 做好春节走访慰问工作的通知中，出现“做好困难群体群众的 慰问工作”这里“群体”和“群众”只能选择一个，否则就是 多余的。（5）漏字错误。某市政府办公室有一天收到一封 信，信封上写着“市政府马副秘书收”。工作人员百思不得其 解，市政府办公室没有副秘书，有一个姓马的副市长秘书，还 有一个姓马的副秘书长，后来根据信封下角的单位落款推 测，信应当是写给联系发改委的马副秘书长的。马副秘书长收 到这封信哭笑不得，自嘲说：“副秘书长，变秘书还小，是副 秘书。”害得发改委主任跑到马副秘书长办公室郑重道歉。 古人云：“一字之失，一句为之蹉跎，一句之误，通篇为之 梗塞。”公文中一字之错，危害极大。内容再丰富、格式再完 整的公文，只要出现了一个错别字，阅读者都会感到如同在品 味佳肴时看到了一只苍蝇。轻者对这个单位的印象是工作不认 真，作风不细致；重者如果按错字理解，还会发生严重事 件，影响任务完成，导致失败，意味牺牲，孕育失败。举个经 典例子：1937年11月23日，奉命卫戍首都南京的国民革命军第 八十三军军长邓龙光接到第三战区长官部的命令，要其率部赶 到无锡并接受第十九集团军指挥。邓军长刚到无锡便接到集团 军司令薛岳的命令，要其入夜后占领无锡东北X处至唐桥头之线 阵地。邓龙光遵令完成部署后向司令部汇报该军进占阵地情 况。不曾想，薛岳在接到电话后暴跳如雷，一个劲儿地大骂邓 龙光违抗军令，说要枪毙他。一头雾水的邓龙光赶紧问，“为 什么要枪毙我？”薛岳厉声问道，“谁叫你占唐桥头？”邓赶 紧说，我有命令为依据。一看自己签发的命令，薛岳哑口无 言。原来，在无锡的东北有唐头桥和唐桥头两个不同的地 方，薛岳本来的意思是要八十三军进占前一个，但在下命令时 错写成了后一个。唐头桥、唐桥头，两字排列调一下，邓龙光 军长差点掉脑袋不说，还加速了无锡城的沦陷。所以，办理公 文一个字也错不得，错了，就是杀头之罪，就会全盘皆输。 （二）一文之错。一篇不合格的公文常见的错误表现在以下 几个方面：（1）提法错误。如：一些公文没有与中央文件、上 级领导重要讲话、新的形势政策相一致，还是沿用老的提法。 如某市政协大会方案较早报市政协常委会和市委常委会讨论通 过。但过了一个月后，中央媒体上有新的重要提法，临近大会 开幕，细心的同志发现会议方案的指导思想与新提法不一 致，就向领导汇报，避免了一起可能产生的不良政治影响。某 市在一份关于加强区域合作的报告中，仍然提“京津冀一体 化”，新的提法是“京津冀协发展。”（2）逻辑错误。如一些 公文经常犯形式逻辑错误，有的内容重复，如某市政协办公室 《关于列席政协第七届某市委员会第三次会议的通知》，在通 知开头已写明市政七届三次会议在2月14日上午举行开幕式。然 后又在后面的会议时间里，再次重复会议开幕式在2月14日举 行。有的前后自相矛盾，如某县人才工作办公室《关于做 好2019年人才工作计划》提出：“要抓住长三角一体化上升为 国家战略的契机，积极创造条件，把大上海的人才技术变成我 县的人才技术”。在后面却又讲“要强化人才的柔性引进，对 大上海的人才技术只求所用，不求所有。”再如一些公文犯辨 证逻辑错误。某市政府办公室《关于2018年的工作打算 和2019年的工作思路》中，在总结2018年所做工作和成效 后，没有提到存在的不足和问题，直接就谈2019年的工作思 路。成绩和不足是不可分的，只有成绩，没有不足和问题，不 符合辨证法。（3）身份错误。各级党组织职级不同、管理区域 不同，公文的定位也应不同。有的公文不看自已单位的身 份，照搬照抄上级公文，造成不应有的笑话，影响公文的权威 和严肃性。如某县级市市委、市政府在《关于加快推进智慧城 市建设的实施意见》中提出：“要加强对推进智慧城市建设工 作的领导，各县（市、区）、乡镇、街道党组织要进一步统一 思想认识，把这项工作摆上重要议事日程”。县级市下辖的只 能是乡（镇、街道），不可能有各县（市、区），显然这份意 见照搬照抄了上级机关的文件。某区城管局《关于加快推进老 旧小区改造的三年行动计划》提出：“加强对老旧小区道路的 整体改造，具体由区交通运输局负责。”而该区城市道路改造 的职能单位是区住建局，该公文是把职能单位的身份搞错 了。（4）引用错误。如某县县委办公室在办理市委书记的批示 件时，把市委书记批示原文中的“请某县书记阅处，举一反 三，立即整改。”写成“请某县书记阅处，立即整 改。”（5）语言错误。如有些公文语言不够规范，把领导讲话 稿中的口语直接写入规范性文件之中。如某乡党委《关于加强 作风建设的若干意见》把乡党委书记在大会中的口语“大家要 上半夜想想自已，下半夜想想老百姓”直接写入文件中，生动 固然生动，但不是文件语言。还如个别公文用了地方特色很强 的口语，上级有关单位不知所云。如某市海事局《关于某渔船 翻船事故的调查报告》写道：“晚上海面视线差，老大是个嫩 头，船碰太横头，导致沉没。”弄得上级领导百思不得其 解，只得打来电话询问。原来这里“嫩头”、“太横头”，是 渔区方言，分别指“新手”、“礁石”。公文表述不完整、不 准确，轻则人们无法理解，搁之一边；重则照此办理，造成严 重事故。 （三）一序之乱。有些单位办理公文，不按程序，不守规 矩。（1）没有汇报直接上文。如某区政府领导未向上级市政府 当面汇报沟通，直接以区政府名义向市政府上报《关于要求解 决财政转移支付的请示》，市长看了公文，当即吩咐市府办公 室把请示退回。（2）该送的不送，不该送的乱送。如某县公安 局向县政府办公室上报《关于要求解决警车的请示》，文秘科 在处理时，把该请示送了县长、政法委书记、分管公安的副县 长、却没有送分管财政的常务副县长，文件转了一圈，送到常 务副县长那里，看着县长和其他领导的批示、阅圈，他顿时火 就升起来，害得办公室主任再三道歉。（3）不协调不会签。如 某市教育局向市政府分管领导上报一份《关于加强教师队伍建 设的实施意见》，要求与市人事劳动局、市编委、市财政局联 合发文，内中涉及编制、经费、用工等具体事项，但教育局事 先与相关单位没有协调沟通，也没有相关单位主要负责人会 签。市政府分管副市长当即表示，此件无法表态，请与相关单 位商量一致后再向市政府汇报。（4）不按正常渠道办文。如某 市纪委向市委主要领导直接上报一份《关于召开市纪委七届三 次全会的建议方案》，纪委书记在公文签字栏写道：“呈书记 审示”。市委主要领导圈阅同意，公文直接转到市纪委。但由 于没有通过市委办文电处室办理，结果几经周折，反而影响会 议通知及时发出。市纪委一些专报件，可直接送市委主要领 导，但非专报件应通过市委办走正常的公文办理程序。（5）平 件拖成急件。如某市办公室很早前就给某区委办公室发出关于 开展某项工作检查的通知，区委办公室及时把文件转给有关部 门。可是在办理过程中，有关部门认为时间还早，没有及时起 草自查报告，直至检查组要到该区检查，才将自查报告送到区 委办公室，审核把关和区领导审签的时间很紧张，出现催着领 导的现象，平件变成急件，人为造成忙乱。公文按规定程序处 理至关重要，不能多一个程序，不能少一个程序，不能乱了程 序。 （四）一式之谬。一些公文格式运用不够准确。（1）文种 不对。有的报告中夹带请示事项，如某区教育局向区政府上报 《关于加强离岛教育的报告》，最后要求区政府召开全区离岛 教育专题会议，同时要求区政府解决离岛教师节假日交通出行 问题。有的自造文种，如某区治水治污办公室向乡镇街道印发 《关于我区上半年治水治污工作情况的评价》，在现有公文文 种没有“评价”这种公文。有的法定文种与非法定文种混 淆，如某市办公室下发《关于市县区长工程项目攻坚大行动的 实施方案》，实施方案不是法定文种，准确的格式应是《关于 印发市县区长工程项目攻坚大行动的实施方案的通 知》。（2）要素不全。有的很重要的公文，以白头形式出 现，也不编文号。如某县县委《关于落实市委第四巡察组反馈 意见整改方案的报告》，不是套红的文件头，也没有文号，理 由竟是巡察组说过要减少“文山会海”，所以不套红、不编 号。、有的附件位置不当，与正文连在一起，有的注明有附 件，却没有把附件随正文附上。如某区交通运输局向区委常委 会提交《关于全面推进我区巡游出租车改革意见的起草说 明》，一开始附件《关于全面推进我区巡游出租车改革意见》 与说明稿连在一起，没有分页。退回要求修改，再次送来的起 草说明，竟连附件也没有了。有的公文有落款，无印章，如某 县县委、县政府联合向市委市政府上报《关于我区创建文明城 市工作情况的报告》，最后没有中共某县县委、某县人民政府 的印章。（3）标密不准。有的涉密公文没有标上秘密和编号。 有的不应标密的公文标上秘密，结果在保密工作检查时出了大 洋相。 （五）一电之漏。电报、电话是文电处理的重要内容。一些 单位在办理过程中却发生漏送、漏记、漏办现象。（1）漏送。 如某市委机要局深夜收到省属有关部门前来检查工作的通知。 工作人员瞌睡未醒，扫了一眼，看不是特提、急提，就把文件 收回直接放到文件框，又打瞌睡了。过了几天，省属有关部门 到了当地，市委办才知道此事。市委办主任急忙之中，跑到机 要局，很久才找到压在文件框的这份文件。最后，机要局长被 严肃处理。（2）漏记。如某县办公室文秘科工作人员中午接到 陪同书记在基层调研的办公室主任电话，要他通知有关部门在 晚上七点在县委办公室召开县委专题会议。这位工作人员自恃 记忆力强，连连说，好好，我立即通知。但到了晚上七点，办 公室主任发现应到位的十人，结果只到了八人。还有两个 人，工作人员没有记住，没有通知，把办公室主任气得大发雷 霆。（3）漏办。如某市政府临时决定召开全体会议，主题是转 变工作作风，提高政府执行力。到了开会时间，邀请的市委部 门、省部属单位主要负责人都端坐在会议室，可属于市政府所 属部门主要负责人就坐的区域却是空荡荡的，一个都没有来。 市府办主任紧急追查，原来办公室秘书处是分三块电话通知 的，负责通知市政府所属部门主要负责人参加会议的工作人员 以为其他同志会通知，就没有办这件事，结果出现这种怪现 象。遗漏是办公室文电处理最低级、也是最严重的错误，必须 坚决避免。 （六）一页之误。文件装订是最简单的工作，但有些单位也 常发生差错，造成负面影响。如某市举行扩大有效投资推进 会，其中一项议程是经验交流，分别有四个单位发言。在某区 区长发言时，与会人员发现交流材料中有一页内容与该区完全 无关，是下一个发言单位市住建局的内容。两份不相干的材料 竟串在一起，与会人员直叹这办公室工作也太不负责了。事后 检查原因，原来是工作人员把放在相近的材料不借思索，合在 一起装订。 二、文电处理出错的原因 文电处理出错原因是多方面的，既有客观原因，更多的是主 观原因。 一是迷信自己。从认识论来说，人是会犯错误的。不少从