在2023年XX市办公室系 统业务培训班上授课稿 之前也在一些场合给写文字材料的人讲过，怎么起草 好材料。这次给大家讲，侧重点不一样。我感觉在座的分 管领导可能是指导的多些、亲自动笔的少些，办公室主任 也许是一半写、一半不写，有时候写、有时候不写。希望 通过今天的授课，提高大家对材料的评价标准，看材料的 眼光更高些，达到两个效果：一是严格指导把关各类材 料，做到“工作有亮点、材料有体现”；二是培养引导本单位 出更多的材料写作人才，提高以文辅政的能力水平，助 力XX高质量发展。主要讲五个方面的内容。 一、要高度重视文字材料工作 （一）要解决思想不重视的问题。总的感觉，当前一 些部门认识上有误区，对文字材料的重视不够，认为把业 务工作干好就行了。 我们为什么要重视文字材料：一方面，文字材料是部 门与部门之间公事往来必不可少的媒介。如果在文字材料 中，要开展什么工作都说不清楚，影响了沟通效率，就会 导致工作大打折扣。另一方面，文字材料也是本级部门向 上级部门、上级领导汇报工作的重要手段。工作干得再出 色，如果不能很好地概括和提炼亮点，写成了流水账，让 上级部门、上级领导看得云里雾里，就会非常可惜。所 以，我们要把文字材料工作等同于业务工作的重要性来 看，就像人要有两条腿一样，才能正常行走。 （二）要解决写作队伍不强的问题。有的单位领导 说，我也知道文字材料很重要，但是找不到人来写。人怎 么来？靠发现和培养。 怎么发现能写的人？首先，文字材料工作不看学历专 业、不分男女老少，只要用心，方法得当，都能写出合格 的文字材料。其次，哪些人会更容易进入状态？跟篮球队 选拔球员要身高190厘米以上，而体操运动员一般160厘米 左右，有些干部具备的一些特质，会更适应写材料。比 如，责任心驱动（服从工作安排、能够随时加班）、学历 较高（学习能力强）、学生时代作文被当过范文（有写作 基础）、逻辑思维严谨（问题导向较强）、杂家（喜欢涉 猎各种知识）。 重点还是要靠培养。怎么培养写作的人？一方面要言 传身教。重大材料分管领导要带着办公室主任和写作骨干 一起研究，不能一味地甩手丢下去，特别是新手多，不熟 悉情况，就会耽误时间，影响工作。另一方面要严格要 求。短时间内，让新手了解单位乃至全市工作情况，几种 常用的材料怎么写，就要压任务给他们，而不是要等一年 半载，把人给荒废了。刚开始，时间要服从质量，一些不 那么紧急、常规的材料，可以给他们练练手。培养人还要 靠好的机制，要奖优罚劣，树立导向。干得好的年度考核 评优、优先晋级提拔；干得不好、态度还差的，及时警 示，直至调整岗位。 个人认为除了两办等综合部门外，一般部门除了办公 室主任，要有1-2人比较专于负责文字材料工作，大部 门2-3人。 二、文字材料起草的几个步骤 （一）接受任务。有周期常规性材料（如年初部署、 年底总结等）、突发随机性材料（上级检查、专项活动 等）。周期性的要提前准备谋划，不要等领导要求，或者 时间快到了，才匆忙开始。 （二）确定主题。要清楚这个材料是用来干嘛的？向 上汇报还是向下部署？有些材料接受任务时候就知道主 题，但有些不那么明晰，比如作经验介绍，要围绕哪些方 面？最好能跟领导沟通再着手，避免推倒重来。 （三）拟定提纲。不论文章长短，提纲必不可少，特 别是大材料，用来统一想法，免得写着七零八落，甚至离 题。一般不超过三级标题，最后哪级标题要写什么内 容，可以标注关键词来提醒，以免遗漏。 （四）充实内容。内容是要对应标题来写的。一个小 标题下的内容可以是并列关系，也可以是递进关系，一件 事一件事来写，条理要清楚。现在都提倡短文，要多些结 果性表述，多用数据和事例说话。写的时候要一气呵 成，不要死磕在一个地方。 （五）修改打磨。成文后要回过头来，一字一句地 看。不要提一些不切实际的目标任务，不要有语句上的硬 伤、数据上的错误，甚至出现错别字等问题。事关几年的 长远规划和工作报告，还要反复征求意见完善。 三、几种常见文稿写法 （一）报告总结类文稿。比如各级党代会的报告、各 级党委全会的工作报告、各级人代会的政府工作报告，各 地各单位的工作总结、工作报告等。 这类文稿的写法是：第一部分，一般是总结工作，包 括做法、成效、体会、存在的不足等。第二部分，分析面 临的形势、提出指导思想、目标等。第三部分，今后的工 作任务。第四部分，加强党的建设或关于加强组织领导、 狠抓落实的要求。 注意事项：一是开头段表述要新，紧跟形势，有时候 看到一些部门总结开头，明显感觉是一直沿用下来的。二 是总结成绩要用数据说话，全面又要突出重点。写不足要 表述到位。三是下一步要精炼简要，有干货，不能都是虚 的。 （二）专项部署类文稿。这类文稿用得还比较多。 一般结构是：第一部分，开展这项工作的重大意 义（可融合成绩和不足来写）。第二部分，具体目标和工 作任务（要抓好的几项重点工作）。第三部分，加强组织 领导，明确责任分工，强化队伍建设，抓好督导落实等要 求。也就是常说的“三段论”。比如我们年初召开的2023年政 法、农业农村、组织、宣传、统战工作会议，就是这类。 注意事项：一是如果就一项工作来部署，分管领导和 主要领导要怎么说，会不会说得重复？分管领导做的部署 可以比较全面，主要领导则聚焦几个重点领域，讲问题讲 事例，这样就不会大幅重复。二是部署会要看是不是有阶 段性推进，只开一次的部署会和经常开的推进会，写法不 一样。比如像年初的部署会、主题教育部署会之类的开一 次，就可以说得大些。但是如果每个季度都有推进会，就 要说得细了。要把各个阶段中央、省和市不同的要求，推 进过程中发现的问题和解决措施写进来，不能一个稿子用 了一年四季。 （三）工作汇报类文稿。即下级向上级汇报，比如你 们向上级部门或者向上级检查组汇报工作，都是这种类 型。 基本结构是：第一部分，汇报开展工作成效，要尽量 突出本地本部门有特色、有亮点的做法。第二部分，谈存 在问题和不足，虽然是讲问题，但也要让上级看到我们对 这些问题是采取了措施、作出努力的。第三部分，讲下一 步工作打算，要精练务实，不虚头巴脑。第四部分，可视 情况提建议或请求帮助事项，适当写几条不宜过多，想要 上级帮助的具体事项，不要泛泛而谈。 注意事项：一是汇报跟总结有相似之处，但不是完全 一样。总结重在全面，汇报要突出亮点和特色，不然平淡 无奇。二是汇报要根据上级要求来写，要看是偏重于听成 绩、问题还是下一步打算。对各种上级检查来说，一般是 听问题为主，这就要求写问题要研究透了。比如，像巡 视、环保督察等，要求问题篇幅高达60%以上，问题就要写 到位了。对上级领导来说，如果倾向于听下一步工作思路 为主，成绩就要简要地讲，不要过度渲染，下一步工作思 路要清晰可行。 （四）表态发言类文稿。这也是用得比较多的类 型，比如上级刚部署一项重要工作，需要听下级打算怎么 做；或者你们有项工作推进不大好，排名落后了，要做表 态发言；还有各种检查组进驻检查工作，有时见面会上需 要你们要做简短表态。 基本结构是：首先是对这项工作表示拥护或者同 意，接着可展开三个部分。第一部分，可谈从思想上认识 到这项工作的重要性；第二部分，谈打算采取的一些比较 务实的工作措施；第三部分，谈从加强组织领导、压实工 作责任方面，确保这项工作落实到位。 注意事项：表态不是光听你的调门高，第一部分谈完 思想认识后，第二部分怎么做要有实实在在的举措，特别 是工作落后的表态，如果第二部分说得虚头巴脑，容易会 让上级觉得你敷衍了事，或者认为你拿不出好的办法来扭 转落后的局面。 （五）典礼致辞类文稿。这类是比较简短的文稿，一 般为项目动工典礼、庆贺仪式，以及上级在你们这里召开 会议或搞活动等，需要你们领导致辞。 这类简短讲话稿可不设小标题，但是框架上也要有先 后顺序，一般为：第一要对会议召开或仪式、活动举行表 示祝贺，对大家到来表示欢迎，对各界长期关心你们工作 和发展表示感谢。第二要指出这项工作或者活动完成的意 义，介绍基本情况以及涉及这项会议或活动主题相关工作 开展情况。第三是你们将以这次会议召开、仪式或活动举 办为契机，下一步打算怎么干，欢迎大家对你们工作提意 见建议。最后是期望会议、仪式或活动取得圆满成功。 注意事项：这类文稿一两页纸即可，虽然简短，但要 写得漂亮。从之前有关部门报送代拟稿情况来看，这类文 稿往往写得不够理想，感觉写得比较虚，用语也不够精 炼。建议写的时候，可以从网上多看看几篇，借鉴一些好 的表述，再结合实际情况，做到虚实结合。 （六）调研指导类文稿。这类文稿是上级讲给下级听 的，比如你们到下级去开会，就是这种类型。这类也是比 较简短文稿。 基本结构是：第一为开场白，表明这次调研指导目的 或者听取汇报的来意。第二要对下级工作表示肯定，这部 分通常比较简短，我们给领导准备稿子时候可以提供一些 参考性的东西，因为领导还要根据下级在会上讲的内容进 行概括，免得脱离实际。第三是对下级下一步开展工作提 出几点要求，这是重点部分要展开写，有针对性地提一些 具体工作要求，不可太笼统。 注意事项：这类文稿大家用得不多