在办公室系统协调工作座谈会上的讲话 同志们： 今天这个会，专题研究办公室系统的工作。参会的主要是各 子分公司办公室主任、综合部门负责人，以及公司本部办公室 的同志们。把大家召集起来开这个会，不是例行公事，而是我 觉得有些话该讲一讲了，有些问题该摆一摆了。办公室系统在 企业里是一个特殊的系统。特殊在哪里？它不是业务前台，不 直接创造产值利润；但它的运转效率，直接影响整个企业的运 转效率。它不做具体施工，不签市场合同；但它服务的对 象，是各级领导班子和决策中枢。换句话说，办公室系统是企 业的“中枢神经系统”，这个系统灵敏不灵敏、高效不高 效，很大程度上决定了企业的管理效能。 我分管办公室工作这些年，有一个深切的体会：一个企业好 不好，看管理水平；管理水平高不高，看办公室强不强。这句 话可能有些绝对，但大体不错。办公室强的企业，信息畅通、 政令通达、协调顺畅、保障有力，整个管理机器运转起来就顺 滑。办公室弱的企业，信息阻滞、政令不畅、协调不力、保障 缺位，再好的战略决策也落不了地。 所以今天这个会，主题就是“发挥综合协调优势，服务企业 高质量发展”。我想围绕这个主题，讲四个问题。 一、为什么要在这个时候强调综合协调的重要性 从企业发展的阶段性特征来看。我们公司经过这些年的发 展，规模体量已经上了一个台阶。项目遍布多个省份，业务涵 盖多个领域，管理层级从公司本部到子分公司再到项目部，线 条越来越长、跨度越来越大。规模大了，管理的复杂性就呈几 何级数增长。过去项目少的时候，领导可以直接管到项目，有 什么事情打个电话就解决了。现在不行了，信息层层传递，指 令层层下达，协调层层进行。如果没有一套高效的综合协调机 制作保障，管理效率就会层层衰减，决策意图就会层层走样。 从当前管理中的突出问题来看。实事求是地讲，我们的管理 协同还存在不少短板。部门之间信息共享不够；上下之间沟通 不够顺畅，上面的精神传不下去，下面的情况报不上来；跨部 门、跨层级的协调有时推诿扯皮，一件简单的事情转好几个部 门定不下来；重点工作部署之后跟踪督办不够有力，有的工 作“雷声大雨点小”。这些问题的背后，很大程度上是综合协 调不到位。而综合协调的主责部门，就是办公室系统。 从高质量发展的内在要求来看。高质量发展不是一句口 号，需要实实在在的管理支撑。精细化管理的推进，需要信息 更精准、反馈更及时；市场的深化，需要本部与区域之间、区 域与项目之间的协同更加高效；风险防控的强化，需要各业务 系统之间的信息共享和联动处置更加顺畅。所有这些，都对综 合协调能力提出了更高的要求。可以说，没有高水平的综合协 调，就谈不上高质量的管理，也就支撑不了高质量的发展。 基于以上分析，我想明确一个判断：综合协调能力是企业管 理能力的集中体现，办公室系统是提升综合协调能力的主力 军。把办公室系统建强了、用好了，企业管理的效能就能上一 个台阶。 二、综合协调到底协调什么——厘清职责边界 综合协调是一个比较宽泛的概念，如果不厘清边界，就容易 变成“什么都在管、什么都管不好”，或者变成“别人不管的 都推给办公室”。我认为，办公室系统的综合协调，核心是四 个方面。 第一，协调信息。信息是企业决策的基础。但在实际工作 中，信息不对称的问题非常突出。领导掌握的信息和基层掌握 的信息不对称，这个部门掌握的信息和那个部门掌握的信息不 对称，业务系统掌握的信息和综合部门掌握的信息不对称。办 公室系统的第一个协调，就是协调信息。要把分散在各个层 级、各个条线的信息汇集起来，把有价值的信息筛选出来，把 关键的信息及时传递到决策层。不能让信息在某个环节“断 流”，也不能让信息在传递过程中“失真”。 第二，协调事务。企业日常运转中，有大量跨部门、跨层级 的事务需要协调。一项工作涉及几个部门，谁牵头、谁配 合，需要协调；一个会议涉及几个方面，议题怎么定、材料谁 准备，需要协调；一个文件涉及多个部门会签，意见不一致 时，需要协调；基层反映的问题涉及多个业务系统，需要协调 解决。这些事务性协调，看似琐碎，却关系到工作效率和工作 质量。办公室系统要把这些事务性协调抓起来，让专业部门专 注于专业工作，不要让协调本身成为工作的障碍。 第三，协调节奏。企业发展有自己的节奏，什么阶段抓什么 工作、什么时间完成什么任务，需要有统筹安排。各业务系统 各有各的计划、各有各的安排，如果不能统筹协调，就会造成 基层疲于应付、顾此失彼。办公室系统要协助领导统筹工作节 奏，把年度重点工作和阶段性重要任务统筹起来，把各种会 议、检查、调研统筹起来，避免多头部署，让基层能够集中精 力抓落实。 第四，协调资源。办公室系统本身不掌握多少资源，但可以 协调资源的配置。领导的时间精力是稀缺资源，哪些会议领导 必须参加、哪些可以委托参加，哪些活动领导需要出席、哪些 可以婉拒，需要办公室统筹协调。公司的车辆、会议室等保障 资源也是有限的，如何科学调度、合理分配，也需要办公室统 筹协调。这些资源配置性协调，做得好不好，直接影响工作效 率和保障水平。 三、怎样提升综合协调能力——练好内功 知道了协调什么，还要知道怎么协调、怎么能协调好。提升 综合协调能力，要在四个方面下功夫。 第一，站