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行政机关公文工作(2017.8)

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行政机关公文工作 2017 年 9 月 壹 贰 叁 肆 伍 陆 公文概述 常用公文的基本格式 发文处理程序 收文处理程序 一、公文的含义、种类、特点和作 用 (一)公文含义 公文又称公务文书,是指法定机关、社会团体、企事业单 位在公务活动中经过一定的程序并依据一定的格式所形成 和使用的文书材料。 可从四个方面来解释公文的基本概念: 1. 公文的制发主体必须是党政机关; 2. 公文的法定化。公文具有合法效用和行政效力,一旦发布 实施,就必须执行; 3. 公文是管理活动的信息记录,是实施领导、履行职能、处 理公文的工具,党政机关通过公文来管理党务、政务和组 织工作; 4. 公文的规范化。公文必须按照规范的体式和程序进行撰写。 它有法定的体式,需要经过一定的处理程序,只能在特定 范围使用。 一、公文的含义、种类、特点和作 用 (二)公文的特点 一是权威性(党政机关根据法定的权限和职责制作的,对特 定问题的权威性看法、意见和要求,以此来发挥领导和指 导作用;通过公文来传达政策、解决问题和推动工作) 二是公务性(任何公文都是处理公务的,通过公文来传达政 策、解决问题和推动工作。是根据现实需要,为解决某个 特定问题和指导某项工作而制定的。) 三是程式性(公文的体式、行文规则、办理流程等有统一明 确的要求。公文从起草、审核、签发、校印、发出到拟办 、批办、承办、归档、清退、销毁,环环相扣、步步相接 ,程序性和严密性极强) 一、公文的含义、种类、特点和作 用 四是时效性(公文是应现实需要而形成和使用的,每一 份公文都有其特定的施行时间和空间,一旦公文所针对的问 题被解决了或到达了法定的执行期限,它就失去了现行性, 而应整理归档,以备查考。) 一、公文的含义、种类、特点和作 用 (三)公文的作用 1. 规范指导作用。 2.沟通和联系作用。 一、公文的含义、种类、特点和作 用 3. 宣传、教育作用。 公文往往规范人们应该做什么,不能做什么,对人 们的有着直接的规范和教育作用。 有些公文还是以教育为主要目的的(如通报),其 教育作用更为明显。 一、公文的含义、种类、特点和作 用 4 、记录和凭证作用 公文明确反映了作者的意图,对于作者来说是行使 职权、办理公务的凭证,对接受一方来说是办理公务的 依据。   立此存照,据此为证。 换言之,公文是发文机关办理公务的凭证、是收 文机关办理公务的依据。 一、公文的含义、种类、特点和作 用 (四)公文的种类 2012 年 4月 16 日,中共中央办公厅、国务院办公厅联 合下发《关于印发 <党政机关公文处理工作条例 >的通知》 (中办发〔 2012 〕 14 号)。新《条例》把党政机关公文种 类概括为 15种,即决议、决定、命令(令)、公报、公告 、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函 、纪要。 其中通用的文种有 10个:决定、公报、意见、通知、 通报、报告、请示、批复、函、纪要。 一、公文的含义、种类、特点和作 用 广义:指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所 用 的各类文字材料,包括法定公文和事务文书。 狭义:指通用公文(法定公文)和专用公文。即指国务院 2000 年 8 月 24 日发布的《国家行政机关公文处理办法》: “行政机关的公文(包括电报),是行政机关在行政管理过 程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政 和进行公务活动的重要工具。” 一、公文的含义、种类、特点和作 用 分类的角度 公文的种类 按适用范围 命令(令)、决定、公告、通告、通知 、通报、议案、报告、请示、批复、意 见、函和会议纪要 按行文方向 下行文、上行文和平行文 按缓急程度 特急件、急件、平件 按保密级别 绝密件、机密件、秘密件、普通件 一、公文的含义、种类、特点和作 用 1. 按适用范围来看,行政机关的公文种类主要有: (一)命令(令) 适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位 及人员。 (二)决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不 适当的决定事项。 (三)公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 (四)通告 适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。 (五)通知 适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办 理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。 (六)通报 适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。 (七)议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审 议事项。 (八)报告 适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。 (九)请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 (十)批复 适用于答复下级机关请示事项。 (十一)意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 (十二)函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题 , 请求批准和答复审批事项。 (十三)会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 上行文:报告、请示 2. 按照行文关系和行文方向 平行文:函 下行文:命令、批复 一、公文的含义、种类、特点和作 用 3. 根据公文办理的是时限: 特急件 、急件、平件 特急件应当在 1天内办理完毕。 急件应当在接到来文后 3天之内办理完毕。 一、公文的含义、种类、特点和作 用 4. 按照有无保密要求及机密等级分 绝密文件(秘级等级最高) 机密文件(秘级等级较高) 秘密文件(秘级等级较低) 普通文件 保密文件,是指内容涉及党和国家的机密,需要控制知密 范围和知密对象的文件。 对外公开公文——限国内公开公文——内部使用公文—— 秘密公文——机密公文——绝密公文 一、公文的含义、种类、特点和作 用 一 .单项选择题 1.在公务活动中按一定程序和格式形成和使用的、表述社会集团意 志的文字材料是指( )。( P96) A .文件 B .公文 C .报告 D .通知 答案 :B 2. 狭义的公文包括( )。( P98) A .法定公文、专用公文和事务公文 B .法定公文、专用公文 C .专用公文、事务公文D .法定公文、事务公文 答案 :B 3.下列哪一项不属于法定公文?( )( P99) A .通知 B .会议纪要 C .公告 D .总结 答案 :D 4.下列哪一项属于法定公文?( )( P99) A .科技公文 B .议案 C .军事公文 D .计划 答案 :B 5.公文的作用不包括下列哪一项?( ) (P97) A .备考作用 B .鼓励作用 C .交流作用 D .宣 传作用 答案 :B 6. 下级机关向上级机关的行文,是指( )。 (P99) A .平行文 B .上行文 C .下行文 D .不能行文 答案 :B 7. 上级机关向下级机关的行文,是指( )。 (P99) A .平行文 B .上行文 C .下行文 D .不能行文 答案 :C 8. 下列哪一个文种是平行文?( ) (P99) A .公告 B .报告 C .请示 D .函 答案 :D 9. 不属于公文秘密等级的是( ) (P99) A 、绝密 B 、机密 C 、秘密 D 、特密 答案 :D 二 .多项选择题 1. 根据公文的行文方向,可以把公文分为( )( P99 ) A. 上行文 B. 下行文 C. 平行文 D. 函 答案: ABC 2. 根据公文办理的时限,可以把公文分为( )( P99 ) A. 特急件 B. 急件 C. 普通件 D. 平件 答案: ABD 3. 根据公文内容的秘密程度,可以把公文分为( )( P99 ) A. 绝密件 B. 机密件 C. 秘密件 D. 普通件 答案: ABCD 4. 关于公文的作用,以下表述正确的有( )( P97 ) A. 规范和指导作用 B. 沟通和联系作用 C. 宣传和教育作用 D. 记录和凭证作用 答案: ABCD 5. 公文的特点有( )( P97 ) A. 公务性 B. 权威性 C. 时效性 D. 程式性 答案: ABCD 三.判断正误题 1. 公务性是公文最基本的特点,也是公文与其它文字材料最本质 的区别。( )( P97 ) 2. 公文与管理活动之间的关系,是形式与内容的关系。() ( P97 ) 3.某县拟向市政府汇报该县遭受水灾的情况可用通报。 () ( P99 ) 4. 国家旅游局转发国务院关于进一步清理整顿旅行社的通知。 ( ) ( P99 ) 5. 下层机关的意见一般指导性、原则性较强。 ( ) ( P98 ) 6.总结一般用第三人称写作。 ( ) ( P97 ) 7. 公文语言的特点是形象、生动、得体。 ( ) ( P96 ) 二 .常用公文的基本格式 依据: 中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发〈党政机 关公文处理工作条例〉的通知》(中办发〔 2012 〕 14 号) ;中华人民共和国国家标准《党政机关公文格式》( GB/T 9704-2012 ), 2012 年 6月 29 日发布, 2012 年 7月 1日实 施。 公文的格式:是指公文的整体格局,公文的外部组织形 式。 分版头、主体和版记三部分。 共由份号、密级和保密期限、发文机关标志、发文字号 、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署 名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和 印发日期、页码 18项要素组成。 二 .常用公文的基本格式 1.眉首(版头、文头):公文首页红色分隔线以上的部分。 包括: 份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标 志、发文字号、签发人、版头中的分隔线。 2.主体:首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔 线(不含)以上的部分。 包括:标题、主送机关、正文、 附件说明、发文机关署 名、成文日期、印章、附注、附件。 3. 版记:首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。 包括:版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日 期、页码 、二维码。 二 .常用公文的基本格式 1.眉首部分 ( 1 ) .份号 如需标注份号,一般用 6 位 3号阿拉伯数字。 如“№ 000015” 。 ( 2 ) . 密级和保密期限 如需标注密级和保密期 限,一般用 3号黑体字,顶 格编排在版心左上角第二行 (或者版心右上角第一行) 。 秘密等级和秘密期限之 间用“★”隔开。例如:绝 密★ 30 年,机密★ 20 年 ,秘密★ 10 年。 1.眉首部分 ( 3 ) . 发文机关标志 由发文机关全称或者规 范化简称加“文件”二字组 成,也可以使用发文机关全 称或者规范化简称。发文机 关标志居中排布。 联合行文时,如需同时 标注联署发文机关名称,一 般应当将主办机关名称排列 在前;如有“文件”二字, 应当置于发文机关名称右侧 ,以联署发文机关名称为准 上下居中排布。 1. 眉首部分 ( 4 ) .紧急程度 一般用 3号黑体字,顶格 编排在版心左上角,密级和保 密期限下方。紧急公文标注特 急、加急;紧急电报分别标明 特提、特急、加急、平急。 ( 5 ) . 发文字号 由发文机关代字、发文年 度和发文顺序号组成。标注于 版头下方居中或左下方(上行 文时居左空一字编排)。文字 采用 3号仿宋 _GB2312 ,发文 年度、发文顺序号用阿拉伯数 字书写排印,发文年度用中文 六角括号“〔〕”括起。 1. 眉首部分 ( 6 ) .签发人 是指代表机关签发公 文意见的领导人姓名 上报公文应在发文字号 右侧标注签发人,(居右空 一字编排),“签发人”三 字用 3号仿宋体字,签发人 后面标注姓名,文字采用 3 号楷体字。联合上报的公文 ,应同时标注各联署机关的 签发人。 2.主体部分 ( 1 ) .标题 一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组 成,位于红色分隔线下空二行位置。多个发文机关名称之间 用空格分开,不加顿号,换行时省略。 ( 2 ) . 主送机关 主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称或规范化 简称或同类型机关统称;向下普发的公文主送机关名称应规 范、稳定。 有多个主送机关的,各机关名称之间用顿号或逗号隔开 ,最后一个主送机关名称后标全角冒号。 2.主体部分 ( 3 ) .正文 公文的主体,用来表述公文的内容,位于标题或主送机 关下方。正文一般用 3号仿宋 _GB2312 。 2.主体部分 正文中的层次序数 文中结构层次序数 : 第一层 “一、” (黑体)(作为小标题时句尾无标点); 第二层“(一)”(楷体)(作为小标题时句尾标点可有可 无) ; 第三层 “ 1.” (仿宋)(无论是否作为小标题,要有标 点); 第四层 “( 1 )” (仿宋)(必须有标点)。 2.主体部分 ( 4 ) .附件说明 附件是公文的附属材料。 附件说明分别与正文和发 文机关署名之间空一行,字体 字号用 3号仿宋 _GB2312 。 “附件:”前空 2 个字, 后接排附件名称,名称后不加 标点符号,附件序号用阿拉伯 数字,每行位置对齐,如“附 件: 1.×××”。有两个以 上附件时,应注明顺序并分别 标注于各附件首页的左上方。 × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × ×。 附件: 1.× × × × × × × × × × × × × 2.× × × × × × × × × × × × 2012 年 × 月 × 日 2.主体部分 ( 5 ) . 发文机关署名 应用全称或规范化简称 ,字体字号用 3号仿宋 _GB2312 ,位于正文的右下 方(与正文或附件说明空一 行),居右排,后空 2 个字 。 2. 主体部分 两个以上机关联合发文, 发文机关名称上下并排,等 距撑开,长度相同。 2.主体部分 ( 6 ) . 成文日期 一般署会议通过日期或领导同志签发日期。两位以上领 导人审签,署最后一位的签发日期;联合行文,署最后签发 机关领导同志的签发日期。 2.主体部分 ( 7 ) . 公文生效表示:印章 除会议纪要和印有版头的向下 普发的公文外,公文应加盖发文机 关印章。 用印页(发文机关署名页)至 少应有二行正文,不能采用页首加 圆括号标注“此页无正文”字样。 2.主体部分 (8).附注 一般用于向下普发的公文,对印发、传达范围作说明 ,加圆括号标注于成文日期左下方。 3. 版记部分 (1). 主题词 能够反映公文主要内容和类属的,规范化的名词或词组 。 每份文件的主题词,最多不超过 5个词组。 3.版记部分 (2).抄送机关 指除主送机关以外的 其他需要告知公文内容的 上级、平级和无隶属关系 的机关。抄送机关名称标 注于印制版记上。 3.版记部分 ( 3 ) . 印发机关和印发日 期 由公文印发机关名称、 印发日期组成。翻印的文件 ,在印发机关和印发日期下 标注翻印机关和翻印日期, 格式相同。 ( 4 ) .页码 一般用 4号半角宋体阿 拉伯数字,编排在公文版心 下边缘之下,数字左右各方 一条一字线。公文的版记页 前有空白页的,空白页和版 记页均不编排页码。 依据国家质量技术监督局发布的《中华人民共和 国国家标准·国家行政机关公文格式》中的规定,公 文用纸用 GB/ T148 中规定的A 4型纸,其成品幅面尺 寸为: 210㎜×297㎜。 ( 2 )公文用纸幅面 A4纸张: 210mm×297mm 公文用纸天头(上白边): 37±1mm 公文用纸订口(左白边): 28±1mm 版心尺寸: 156mm×225mm(不含页码) ( 3 )公文用纸技术指标 重量: 60g/m2 —80g/m2 纸张白度: 85%—90% 横向耐折度:≥ 15次 不透明度:≥ 85% PH 值: 7.5—9.5 210mm 297mm 37mm 28mm 26mm 35mm 156mm×225mm 公文正文用 3号仿宋体字,一般每面排 22 行,每行 排 28 个字。装订应左侧装订,可采用骑马订或平订的 方式,订位为两钉外订眼距版面上下边缘各 70 mm处, 允许误差±4mm。 一般用 4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下 边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心 下边缘 7 mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。 公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排 页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编 排。 ★ 公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排 。 一 .单项选择题 1. 公文的哪一部分位于公文首页红色反线的上面?( ) (P100) 答案 :A A .版头 B .版尾 C .主体 D .格式 2. 下列哪一项属于版头部分?( )(中级) (P100) 答案 :C A .主送机关 B .成文日期 C .发文机关标识 D .附件说 明 3. 公文的份数序号应位于公文文面的( )。 (P100) 答案 :B A .主体部分 B .版头部分 C .版尾部分 D .正文 部分 4. 保密期限标注于秘密等级之后,两者之间用什么符号隔开?( ) (P100) 、 答案 :B A .六角星 B .五角星 C .五边形 D .三角星 5.份数序号(份号)位于版头的什么位置?( ) (P100) 答案 :C A .右上角 B .右下角 C .左上角 D .左下角 6. 发文机关标识一般由( )组成。 (P100) 答案 :A A .发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字 B .发文机关全称或规范化简称后加“公文”二字 C .发文机关全称或规范化简称后加“文书”二字 D .发文机关全称或规范化简称后加“文面”二字 7. 发文字号按顺序包括下列哪三部分?( )( P100 ) 答案: D A .序号、机关代字、年份 B .年份、机关代字、序号 C .机关代字、序号、年份 D .机关代字、年份、序号 8. 联合行文时,只标明( )机关的发文字号。 (P101) 答案 :B A .抄送 B .主办 C .印发 D .主送 9.审阅核准并签发公文的机关负责人是( )。 (P101) 答案 :C A .撰稿人 B .会签人 C .签发人 D .签名人 10. 下列哪一项属于主体部分?( ) (P101) 答案 :D A .秘密等级和保密期限 B.发文字号 C .发文机关标识 D .附件说明 11. 公文的标题一般由哪些要素组成?( ) (P102) 答案 :D A .版头、发文字号 B.抄送机关、版头、主题词 C .份号、秘密等级、主题词 D .发文机关、事由、文种 12. 对公文负有主办或答复责任的单位是指( )。 (P102) 答案 :D A .主办机关 B .抄送机关 C .发文机关 D .主送机关 13. ( )是公文的核心部分。 (P102) 答案 :A A .正文 B .发文标识 C .标题 D .发文字号 14. ( )是补充说明正文的依据材料。 (P102) 答案 :A A .附件 B .标题 C .主题词 D .签发人   15. 成文日期是指公文的生效日期,以( )为准。 (P103) 答案 :C A .写好文件的日期 B .复印文件的日期 C .负责人签发的日期 D .发送文件的日期 16. ( )是制文机关对公文生效负责的凭证。 (P103) 答案 :D A .附件 B .标题 C .附注 D .印章 17. ( )是用来说明公文的印发传达范围或使用时需注意的事项。 (P103) 答案 :C A .附件 B .标题 C .附注 D .印章 18. 下列哪一项属于版尾部分?( ) (P103) 答案 :A A .主题词 B .附注 C .发文标识 D .附件说明 19. 确切表达公文主题的规范化词语或词组是指( )。 (P103) 答案 :A A .主题词 B .附注 C .发文标识 D .附件说明 20.除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关是指( )。 (P104) 答案 :C A .主办机关 B .成文日期 C .抄送机关 D .协办 机关 21. 公文一律在( )装订。 (P105) 答案 :A A .左侧 B .右侧 C .上面白边区 D .下面白边区 22. 公文的主题词最多不超过( ) (P103) 答案 :D A 、 6 个 B 、 3 个 C 、 4 个 D 、 5个 23. 不符合用印要求的是( ) (P103) 答案 :C A 、位置在发文时间上方 B 、上不压正文 C 、上可压正文 D 、下要压年 月日 24. 公文办理主要分为 ( ) (P106) 答案 :A A .收文和发文    B .拟办与承办     C .登记与分发     D .整理与保管 25. 文件的拆封是文书人员的职责。至于密件,则应交 ( ) (P109) 答 案 :B   A .领导人本人或由其委托的人代拆     B .机要文书或机要室拆封   C .办公厅(室)主任拆封            D .文书人员拆封 26. 办公部部门或业务部门负责人根据来文情况提出初步处理意见,就是公文 的 ( ) (P110) 答案 :A   A .拟办     B .承办     C .批办     D .催办 27 .以下属于文尾部分的是:( )( P103 ) 答案 : B A .成文日期     B .主题词     C .附注     D .附件 28 .一般的传阅文件,在有关人员传阅完毕后,文书人员应注明( ) (P111)  答案 :B A .已复文     B .阅毕的日期     C .已阅文     D .承办的结果 29 .机关公文文稿经签发后,即为 ( ) (P107) 答案 :A   A.公文的定稿   B .公文的草稿   C .公文的会签   D .公文的核发 30.所谓长期保存的案卷,是指保管期为 ( ) (P111) 答案 :C   A. 25 年以上的文件材料         B . 35 年以上的文件材料   C. 16—50 年左右的文件材料     D . 36—70 年左右的文件材料 31 .根据文件在形成中的历史联系并区别不同保管价值进行系统整理和排列的 是 ( ) (P110) 答案 :C A .归卷     B .案卷     C .立卷     D .定卷   二 .多先选择题 1.公文进入拟稿阶段的步骤是( )( P106 )答案 :ABCD A .明确发文主旨     B .收集有关材料     C .认真起草正文 D .拟出写作提纲     2 .收文办理程序有( )( P109 )答案 :ABCD A .签收、拆封与登记     B .拟办、批办与承办     C .分发与传阅 D .催办、查办与注办 3.收文登记可分为( )( P110 )答案 :ABD A .簿册式登记     B .联单式登记     C .表格式登记     D .卡片式登记    4 .案卷归档的主要内容有( )( P109 )答案 :ABD A .归档范围     B .归档时限     C .归档原则     D .归档要求     5. 文件的签发主要有哪些形式( ) (P107) 答案 :ABCD A.代签 B. 会签 C.核签 D.正签 6. 如下公文处理环节属于收文处理过程的是( ) (P109) 答案 :ACD A.拟办 B.拟稿 C. 批办 D.注办 7. 应立卷的文件必须是( ) (P108) 答案 :ABC A. 办理完毕的 B. 有查考价值的 C. 机关在工作中形成的 D. 完全失去现行效用的 8. 用印时应加以注意的事项有:( ) (P103) 答案 :ACD A.原则上以谁的名义制发公文,就用谁的印章 B. 印章应盖在成文日期上方,并注意上不压正文,下不压日期 C.代章时应标明“代章”字样 D. 印前须经批准的,不经规定领导者签发的公文一律不予用印 9.销毁公文的主要方式有:( ) (P111) 答案 :ABD A.焚毁 B. 重新制成纸浆 C.掩埋 D.清洗消磁 10. 对于公文启封活动应注意的事项有:( ) (P109) 答案 :ABCD A. 指定人员专负其责,其他工作人员一般无权进行 B. 公文上漏写作者、日期的,应根据封筒上有关项目补注 C. 需退回者即刻退回 D.亲启件应交有关领导人或负责人亲启或代启 11. 公文处理必须遵行的原则有 :( ) (P106) 答案 :ABCD A.全面质量原则,创造全面优质 B.简化原则,即在保证功能的前提下,对 有关事物化繁为简 C. 时效原则 D. 法制原则,使公之处理活动法制化,规范化 。 12.签收文件的工作由( )完成。 (P109) 答案 :ABC A. 专职外收发人员 B.兼职外收发人员 C. 通讯人员 D. 各机关的领导、负责人 13. 在立卷范围内的文件,一般应同时具备( )诸基本条件。 (P109) 答案 :ABD A.已经处理完毕 B. 具有查考利用价值 C. 反映了问题的本质 D. 在本机关工作活动中形成或处理 14. 公文的保管期限一般分为( )等几种。 (P111) 答案 :BCD A.永远 B.永久 C.长期 D.短期 15. 做好签发工作的基本要求是( )。 (P107) 答案 :ACD A. 不越权签发 B.打印时,可对签发文件内容进行修改 C.必须坚持“先核后签” D. 如为代签应注“代”或“代签”字样 16. 在公文处理中,批办的具体要求是( )。 (P111) 答案 :ABC A. 在职权范围内批办 B. 批办意见应明确,忌模棱两可 C.采用有效措施监督批办意见的贯彻执行 D. 所有的文件必须批办 17. 公文登记的形式有( )。 (P110) 答案 :ABCD A.簿式 B.卡片式 C. 联单区 D. 电脑登记 18. 哪些文件、必须经过拟办这一环节( ) (P110) 答案 :BC A. 下级机关的呈送的文件 B.领导明确指示代其提供决策方案的文件 C. 最终处置权在领导而自己有一定发言权的文件 D. 机关收进的所有文件 19. 秘书部门对收到的下级机关上报的需要办理的公文进行审核,应重点审核( )( P110 )答案 :ABCD A .是否应当由本机关办理 B. 是否符合行文规则 C .内容是否符合国家法律、法规及其它规 D. 文种使用、公文格式是否规 范 20.正文是公文的核心部分,一般由三部分组成,分别是()( P102 )答案: ABC A. 开头 B. 主体 C.结尾 D.称呼 三 .判断正误题 1. 如果需要标识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。 ()( P100 ) 2. 在国务院文件“国发 [2004]3 号”中,“国发”是发文机关代字,“ 2004” 是发文年份,“ 3号”为文件序号。( )( P101 ) 3. 公文的成文日期可用阿拉伯数字或汉字标注,并将年、月、日标全。( ) ( P103 ) 4. 用印的位置在成文日期上面,要求上要压正文,下要骑年盖月。( ) ( P108 ) 5. 公文应双面印刷。( )( P105 ) 6. 联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。( )( P105 ) 7. 联合行文,只标明主办机关发文字号。( )( P105 ) 三 .发文处理程序 机关撰制并向外发出的一切文件,统称发 文。在日常生活中,主要按以下程序进行(见 图 4-5)。 图 4-5 发文的处理程序 草 拟 审 核 签 发 复 核 缮 印 用 印 登 记 注 办 分 发 发文的处理程序 (一) 草拟 草拟亦称拟稿,是秘书接受领导的发文意 图之后,严格按照领导意图进行草拟公文的过 程;也是指撰文秘书接受任务后,搜集有关信 息资料、了解情况、酝酿构思、拟制起草提纲 以及撰拟文稿的工作。 从秘书“办文”工作说,草拟是发文的第一 个环节,也可以是收文中“承办”的继续,秘 书承办的就是草拟文稿。 三 .发文处理程序 (二) 审核 审核亦称核稿,是指机关秘书部门或负责拟稿 的业务部门的负责人对所拟文稿的审核过程。 一般由秘书部门指定有经验的、思想业务水平 和文字水平都比较高的秘书负责,所以也叫“ 把关”或“把口”。 核稿的目的是为了保证文书质量,节省领导或 上级的时间和精力。所以,核稿必须认真负责 、全面细致。 三 .发文处理程序 (三)签发 签发是文书经有权签发的领导上司核准签 字,准予发出。 签发也是文书形成的一个重要环节,只是 签发人不是秘书,而是有权签发的领导。签发 人对要签发的文书全面负责,所以签发之前必 须认真审核。 三 .发文处理程序 • 签发的分支形态: • 正签:由机关一名领导人作为法定签发人,对机关名义行文批 准生效的法定行为。 • 草签:由身份地位低于发文名义的负责人从业务内容上审核把 关,签字认可文稿的行为。草签是正签的基础准备工作。 • 代签:代签是由法定签发人(或由组织授权)其他领导人代行 签发文稿之责。署名时必须明确写“某某某代 ” • 核签:发文机关已正签文书,倘有文字内容牵涉全局,事关重 大,稍越权限,或与上级既往规定相悖等情,须由高于发文名 义的上级机关领导人审核认可,加书批语。这一办理环节称为 核签。下级机关已草签文书送上级机关正签;下级机关已正签 文书送上级机关核签。 • 会签:几个机关的领导人或者同一机关内几个部门负责人会同 合签一篇文稿,称为会签。 三 .发文处理程序 (四)复核 2001 年 1月 1日施行的《办法》在“签发”之后加入了“ 复核”环节。《办法》第五章“发文办理”第二十九条规定:“ 公文正式印刷前,文秘部门应当进行复核,重点是:审批、签发 手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。” 这实际上给了秘书部门对文书的又一次把关的机会,也增加了秘 书部门对所发文书的责任。复核的重点在于文书的形式和程序。 三 .发文处理程序 ( 五 ). 缮印 缮印是对经复核没有问题的定稿进行技术 加工,制作文书的正式的过程。 缮印就是由定稿制成本份文书的正、副、存 本的过程。缮印有各种不同的简捷方式,可以先 通过文字处理机或电脑,经编排版,使定稿在体 式上规范化。 如果发文数量小,可以直接打印、复印,数 量多的,可以用轻型印刷或激光照排技术,胶印 技术。 三 .发文处理程序 秘书对缮印要做到准确、清晰、整洁、规 格统一、印刷及时。要对原稿负责,如发现有 疑误,应与核稿人员研究,不得擅自改动。每 件公文从文号、标题、主送机关、抄送机关、 成文日期到文件印刷份数、页码、正文、标 点,都要认真细致地进行校对。末页应尽量避 免无正文现象,如无法避免,应注明“此页无 正文”。发出的文件必须加盖机关印章。 三 .发文处理程序 ( 六 ) 用印 用印是指在有必要加盖印章的文书正本上 加盖机关或领导人印章的过程。国家行政机关 的公文,在制发中一般都要经过盖章这一环节 。 用印的文件,要以原稿上领导人签发为准,无 签发不得用印。 用印要求清晰端正,用印位置在成文日期 上 侧,要求上不压正文,下要骑年盖月。 三 .发文处理程序 (七)登记 登记是指根据本机关文书处理的具体要求 与发取簿式或卡片式、联单式、活页式的登记 方式。登记项目,一般应包括:发文字号、发 文日期、文件标题、保密等级、发文机关、附 件、份数、承办单位、案卷号等,是文书 管理、查考的重要基础。 三 .发文处理程序 (八)分发 分发亦称封发,是指对撰制登记好的文书 封装、发出的过程。分发是一项细致的工作, 是将向外发出的文书信函进行封装、发出的过 程。 三 .发文处理程序 (九)注办 注办是对发出的文书的办理情况做出必要 的说明,注明办理结果的环节。“注办”一般 是发文登记内容的一项,是对文书已经发出情 况的注明。其作用是便于今后查考。 三 .发文处理程序 一 .单项选择题 1. 公文办理主要分为 ( ) (P106) 答案 :A A .收文和发文     B .拟办与承办     C .登记与分发     D .整理与保管 2.机关公文文稿经签发后,即为 ( ) (P107) 答案 :A A .公文的定稿   B .公文的草稿   C .公文的会签  D .公文的核发 二 .多项选择题 1. 公文进入拟稿阶段的步骤是( )( P106 )答案 :ABCD A .明确发文主旨     B .收集有关材料     C .认真起草正文 D .拟出写作提纲 2. 案卷归档的主要内容有( )( P109 ) 答案 :ABD A .归档范围    B .归档时限    C .归档原则     D .归档要求  3. 文件的签发主要有哪些形式( ) (P107) 答案 :ABCD A.代签 B. 会签 C.核签 D.正签 4. 应立卷的文件必须是( ) (P108) 答案 :ABC A. 办理完毕的 B. 有查考价值的 C. 机关在工作中形成的 D. 完全失去现行效用的 5. 公文处理必须遵行的原则有 :( ) (P106) 答案 :ABCD A.全面质量原则,创造全面优质 B.简化原则,即在保证功能的前 提下,对有关事物化繁为简 C. 时效原则 D. 法制原则,使公文处理活动法制化,规范化。 6. 做好签发工作的基本要求是( )。 (P107) 答案 :ACD A. 不越权签发 B.打印时,可对签发文件内容进行修改 C.必须坚持“先核后签” D. 如为代签应注“代”或“代签”字样 三 .判断正误题 1. 用印的位置在成文日期上面,要求上要压正文,下要骑年 盖月。( )( P108 ) 2. 公文的成文时间是指它的印制时间。 ( ) ( P107 ) 凡是由外机关或外部门送给本机关的文件 ,统称为收文。 (一)签收 签收就是签字表示收到来文,是收文处理 工作的开端。小型机关只设一个综合收发室 或专(兼)职收发员,负责文件的签收、拆 封、登记和送阅。大中型机关多设内外两种 收发。先由外收发部门收文,而后转交秘书 人员(文书)。公司、企业的文书信函常由 写字楼的前台或办公楼的总收发代收,秘书 从专门的信箱或前台收取。 四 收文处理程序 (二)拆封 签收后就要拆封,亦称启封,是指有权拆 封的秘书对来文拆剪封套,检查封套内来文的 程序。对拆封工作应认真对待,除指定专人或 主管文件工作的机要秘书拆封外,其他人员不 得拆封。 拆封范围是:封面上标明送本机关、机关办 公室以及机关“负责人”收的所有信件。封面 标有具体领导同志名字的,或“亲启”、“亲 收”字样的,一般不得拆封。 四 收文处理程序 (三) 登记 登记是有权拆封的秘书对所经手拆阅的文 书进行管理和保护的必要措施,也是保障文书 迅速办理的措施,是一项重要的制度。登记制 度便于对文书的管理和保护;便于对目标文书 的查找和利用;便于统计和催办;便于文书工 作中的核对和交接。 四 收文处理程序 • 秘书对来文登记,在实际工作中有两 类登记的用具,如表 4-4所示。 表 4-4 两类登记用 具 登 记 用 具 作 用 收文登记簿 、册的形式,主要是来 文登记一览表 是将所有来文按照一定 的分类标准登记在一起,起总体 掌握来文及办理情况的作用 收文登记卡 、单的形式 是为每一份来文做一份 登记表,起重点表示该份来文办 理情况的作用 (四)审核 收到下级机关上报的需要办理的公文,文秘 部门应当进行审核。审核的重点是:是否 应由本机关办理;是否符合行文规则;内容 是否符合国家法律、法规及其他有关规定; 涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商 、会签;文种使用和公文格式是否规范。 四 收文处理程序 (五)分发与传阅 1. 精选文件 2. 科学分类 3. 巧妙传递 • 四 收文处理程序 (六) 拟办 拟办是秘书根据来文的具体情况,对来文 如何处理,拿出初步的意见,供领导或部门负 责人审核决定的过程。对于秘书来说,“拟办 ”是在办文工作中体现“辅助管理”职能的 重要环节。 四 收文处理程序 (七)批办 批办是机关领导或秘书部门负责人针对一 份来文应当如何处理而做出的指示性意见,也 可以是对拟办情况的肯定或否定。文件的批办 工作一般由机关的负责人、秘书长或办公室主 任承担。秘书的工作是辅助领导搞好批办环节。 四 收文处理程序 做好批办的环节,可以使领导及时处理、掌 握重要的收文,了解情况,加强对文字秘书的领 导。领导对收进的文书并不需要一一批办,主要 批办秘书呈送的收文,因此,要求秘书准确地把 握报送批办公文的尺度。这个尺度一般是秘书在 长期的辅助领导做文书拟办中,使领导对秘书的 办文办事能力有了充分了解,领导与秘书之间建 立了对送批文书范围的共识。 四 收文处理程序 拟办和批办都是就收文承办提出要求。 其区别在于:拟办人对承办部门不居于 领导地位,拟办文字是对收文处理所拟 的建议性意见;批办人对承办部门居于 领导地位,批办文字是对收文处理所作 的批示。 四 收文处理程序 (八)承办 承办就是“承接办理”,是秘书按照领导的 指示,承接办理某份来文内容中要求办理的事 项。这工作可能是撰制一份新的文书,可能是 办一件事,可能是组织准备一次会议,也可能 以其他综合办理的形式体现。 不需要秘书承办的事,也要由秘书转送、转交 给承办人,这在文书处理中亦称“交办”。 可见承办是文书处理工作的关键环节,是具体 处理文书所涉及的事务的过程。 四 收文处理程序 (九)催办 催办是对文件承办工作的检查和督促的过 程,这是避免办事拖沓、文件积压,加速文件 运转的重要措施。一旦催办有结果,秘书要针 对该份文件注明办理结果,并向交办的领导或 有关部门回复办理情况,即“办复”。 无论是向领导或交办人口头汇报,还是文字“ 办复”,办理结果一般要说明在何时由何人主 办该事项、办理结果以及是否有遗留问题,有 无结论等。 四 收文处理程序 立卷归档:“注办”或“办复”后,秘书部 门根据立卷的要求将文件整理归卷。立好的案 卷,可按照档案部门的规定,定期向档案部门 移交。 销毁:凡已办理完毕并无查考保存价值的文 书,应妥善保存,于当年年底编制销毁目录, 报请主管的领导人批准后定期销毁;如属保密 文件,则必须逐件登记目录,并派人监督销毁 。 四 收文处理程序 一 .单项选择题 1. 文件的拆封是文书人员的职责。至于密件,则应交 ( ) (P109) 答案 :B A .领导人本人或由其委托的人代拆     B .机要文书或机要室拆封 C .办公厅室主任拆封            D .文书人员拆封 2. 办公部部门或业务部门负责人根据来文情况提出初步处理意见,就是 公文的 ( ) (P110) 答案 :A A .拟办     B .承办     C .批办     D .催办 3.一般的传阅文件,在有关人员传阅完毕后,文书人员应注 ( ) (P111) 答案 :B A .已复文     B .阅毕的日期     C .已阅文     D .承办的结果 4 .所谓长期保存的案卷,是指保管期为 ( ) (P111) 答案 :C A . 25 年以上的文件材料         B . 35 年以上的文件材料 C. 16—50 年左右的文件材料     D . 36—70 年左右的文件材料 5.根据文件在形成中的历史联系并区别不同保管价值进行系统整理和排 列的是 ( ) (P110) 答案 :C A .归卷     B .案卷     C .立卷     D .定卷 6 .收文办理程序有( )( P109 )答案 :ABCD A .签收、拆封与登记     B .拟办、批办与承办     C .分发与传阅 D .催办、查办与注办 7.收文登记可分为( )( P110 )答案 :ABD A .簿册式登记     B .联单式登记     C .表格式登记     D .卡片式登记    8. 如下公文处理环节属于收文处理过程的是( ) (P109) 答案 :ACD A.拟办 B.拟稿 C. 批办 D.注办 9.销毁公文的主要方式有:( ) (P111) 答案 :ABD A.焚毁 B. 重新制成纸浆 C.掩埋 D.清洗消磁 10. 对于公文启封活动应注意的事项有:( ) (P109) 答案 :ABCD A. 指定人员专负其责,其他工作人员一般无权进行 B.公文上漏写作者、日期的,应根据封筒上有关项目补注 C. 需退回者即刻退回 D.亲启件应交有关领导人或负责人亲启或代启 11.签收文件的工作由( )完成。 (P109) 答案 :ABC A. 专职外收发人员 B.兼职外收发人员 C. 通讯人员 D. 各机关的领导、负责人 12. 公文的保管期限一般分为( )等几种。 (P111) 答案 :BCD A.永远 B.永久 C.长期 D.短期 13. 在公文处理中,批办的具体要求是( )。 (P111) 答案 :ABC A. 在职权范围内批办 B. 批办意见应明确,忌模棱两可 C.采用有效措施监督批办意见的贯彻执行 D. 所有的文件必须批办 14. 公文登记的形式有( )。 (P110) 答案 :ABCD A.簿式 B.卡片式 C. 联单区 D. 电脑登记 15. 哪些文件、必须经过拟办这一环节( ) (P110) 答案 :BC A. 下级机关的呈送的文件 B.领导明确指示代其提供决策方案的文件 C.最终处置权在领导而自己有一定发言权的文件 D. 机关收进的所有文件 16. 秘书部门对收到的下级机关上报的需要办理的公文进行审核,应重点审 核( )( P110 )答案 :ABCD A .是否应当由本机关办理 B. 是否符合行文规则 C .内容是否符合国家法律、法规及其它规定 D.文种使用、公文格式是否规 范 谢谢 大家!