一名文字工作者整理材料的感受和体会 （一）入门篇 为何叫整理材料，而不叫写材料，也许有人要发问。那我 就说下我的见解。材料是工作部署的文字化，研究文字材 料的过程，其实就是研究工作的过程，要把工作整理出条 理用文字表述出来。机关里没有一篇脱离工作实际的文字 材料，除非那是纯粹的文学作品。无论工作报告、领导讲 话，还是各类的汇报、总结、经验等等，都是用系统的文 字来说明工作。所以，当了秘书，第一就要认清这个问题 。至于为何叫入门篇？这就不需要解释了。下面，我就把 我从事文秘工作的一点感受和体会说说，抛砖引玉，以供 刚进门的秘书兄弟姐妹们参考，当然，最好有经验的同志 们都说说，这样，对刚接触这项工作的同志们会有所帮助 。 第一,必须强化内心修为，时刻保持清醒的头脑和有条不紊 的工作程序。刚接触材料时候的感受，就一个字“晕”。 领导把一个材料交给自己的时候，头晕脑涨，心乱如麻 ，这都怎么写，都写个啥，按啥格式写，说啥样的话全不 知道，憋得满地乱蹦。好容易弄出点东西来，左看不行 ，右看不妥，撕了再写，写了再撕，反反复复，好容易弄 到领导那里了，两个字“枪毙”。这是我刚接触材料时候 的感受，我想还会有很多跟我差不多的。现在反思一下 ，这是自己内心不够沉稳的外在表现。我建议刚入门的秘 书们，千万不要重蹈我的覆辙。兵来将挡，水来土掩，慌 什么。慌乱，慌乱，慌了就乱了。这个道理大家比我理解 的还深刻呢。我要说的就是，不管领导交给你的任务有多 难，多重，必须保持镇定冷静，这样才能头脑清醒，才会 有思路，有语言，才能定下心来干材料。再就是，刚接触 材料的时候，不要给自己太大的压力，不要对自己期望过 高，奢望着拿出来的材料马上被领导认可。如果有了这个 心理，就会在刚开始整理材料的时候一味否定自己，觉得 自己这也不行，那也不行，总达不到自己的理想标准，自 己的材料过不了自己的关。其实，大多数领导对新秘书 ，还是比较理解的，不会在工作开始的时候对你有太高的 要求。他也知道，谁也不是刚生下来就会走路，这是需要 一个过程滴。 第二,必须尽快熟悉工作，时刻掌握工作运行态势以及各类 亮点。刚接触材料的秘书，很容易局限在文字本身，这话 怎么说才能大器啊、好听啊、领导喜欢啊。我觉得完全没 有必要，这就象盖房子，你连这房子怎么设计，怎么打基 础，怎么一层层盖都不知道呢，就去考虑这房子装修的时 候用什么材料才能好看，瞅着舒坦、住着舒服。这是本末 倒置。就拿盖房子打比方吧，你现在需要知道的是，盖房 子都得需要哪些原材料，也就是你材料里面都要写哪些东 西。这些东西，就是工作，你所在单位实实在在的工作。 比如，你到党委、****的办公室工作，你就要知道，这党 建工作都是干啥的，咋干，这经济工作都涵盖哪些方面 ，都得干些啥，涉及民生的都是哪些地方，还要知道这些 工作都开展到什么程度了，都做了哪些叫得响的大事、好 事。如果你在部门办公室工作，你现在马上就得对你全局 工作有了解了，这个容易多了，因为你可能原来就在这个 单位，干啥心里都有数。企业吗，本人没待过，暂且不表 。古人云，读书破万卷，下笔如有神。我说，工作了解透 ，提笔就成章。 第三,必须熟知机关材料种类以及写法，时刻准备着应付纷 杂的工作任务。公文种类有多少种，怎么写，有文件规定 ，咱就略了，自己找找公文处理条例都记住了，这个问题 对秘书来说太简单了。我说的是公文以外的应用文，领导 讲话、经验材料、调研报告等等的这类专为领导准备的东 西。这类东西是秘书接触最多的，也是最犯难的。想弄好 ，没啥窍门，就得靠下功夫。开始的时候，要知道这类材 料每个类型的基本写法，这要靠你多翻阅以往的材料。一 个一般的共同规律，就是三三制，也就是文章有三个大标 题，当然不是绝对的，但是还是多数的。比如说，领导在 经济工作会议上的讲话吧。大致的提纲就是，第一，回顾 过去的工作轨迹，增强再度发展的信心和决心。第二，突 出重点，全面推进，确保经济又好又快发展。第三，加强 领导，完善机制，为实现全年经济目标提供有力保障。比 如，教育工作会议上的讲话，提纲大致是，第一，提高认 识，增强加快教育事业发展的责任心和紧迫感。第二，创 新方法，不断提升教育教学水平。第三，讲求奉献，充分 发挥教育工作在经济社会发展中的重要作用。这也到是符 合提出问题、分析问题、解决问题的基本思路，新秘书们 好好研究研究吧。我列举的只是讲话类，至于别的种类 ，你就得自己慢慢研究了，中心一条，就是你必须对所有 的文字材料的结构框架了解。这也就是相当于，你盖房子 的图纸。图纸设计的好，你房子看起来才美观。你对这些 基本框架了解以后，恭喜你，现在可以应付领导交给你的 任务了。先不说好坏，你领导交我的东西，我可以照葫芦 画瓢给你弄出来了，好不好能力问题，但是写不写的出来 那可是咱态度问题。态度端正了，领导还是蛮高兴的，也 会发现你这秘书是个可塑之才。对了，还要建议一下，每 个种类的文字材料，你都找几篇好的研究，看看人家的框 架布局，语言表达方式，说事的先后顺序，特别好的，就 背他几篇，反正年轻，也不浪费啥时间。这么做了，你会 发现，在关键的时候，啥参考都没有，你居然也知道领导 交给你的材料该怎么写。 第四,必须长期坚持看报看新闻的习惯，时刻把握最前沿的 政治动态。整理材料，咱得讲政治啊。也就是说，咱整的 这个东西，要完全符合国家的大政方针，符合本地党代表 、全委会、人大会确定的工作方向和****，紧随政治走向 。偏离了这些，弄出的东西就是跟花一样，也会被领导一 脚踢回来。比如现在都推动经济社会又好又快发展了，努 力构建和谐社会呢，你还扯着努力快发展、全面建小康不 放，那就是跟不上发展趋势了。再比如说，你们上任领导 提出个“一二三四五六”工程，新领导来了，你还整天一 二一的，新领导马上就要扁你，你得给新领导定个“二五 一十”的工程了，你得跟领导的想法合上拍。小点声告诉 新秘书们，给领导制定新思路，回报丰厚。政治局常委里 可就有因为“********”那什么的（以下省略数十字）。 言归正传，要把握好政治，必须要多看新闻，多看报纸 ，多看报刊，要养成习惯，如果忙，你浏览下标题，也加 深印象啊。只有把握住政治走向，你的材料才能完全适应 时代发展需要，也充分体现出你们单位贯彻落实上级精神 的实际成果。 第五,必须敢于并善于翻译，时刻做好编辑工作。这其实是 个投机的招法，说来，只是为新秘书朋友解燃眉之急的 ，可千万别惯用此术。翻译的学名叫“抄”，不过叫翻译 ，说明还是有一定的技术含量的。有很多材料，咱根本没 接触过，根本不知道咋整。这时候，就要充分发挥秘书朋 友们的聪明才智，不管你上网上翻也好，管别人要也好 ，弄几个范本回来先。接下来的任务，就是找出一个比较 适合本地情况的，开始编辑。这编辑就有说道了，你就把 人家做的事换成自己的事，连标题都不变，那可就是抄了 。咱这翻译，就高明在这里，咱把他的标题换成自己的话 ，把他的话，换个表达方式，别改变中心思想就行。比如 说“年初以来，我们始终坚持以科学发展观为指导，在 ****、******的正确领导下，不畏困难，鼓劲加压，开拓 创新，理清发展思路，提升区位优势，全面推进经济社会 发展，呈现出经济日趋繁荣，社会事业日益发展，人民群 众安居乐业的大好局面。”这段话，咱把它翻译成“近年 来，全市上下全面落实科学发展观，认真贯彻****、 ******的各项部署，在困难中拼搏，在压力中奋起，在创 新中前进，发展思路和发展战略进一步明晰，区域中心城 市地位得以提升，城市面貌发生了可喜的变化，呈现出经 济日趋繁荣，社会事业日益发展，人民群众安居乐业的大 好局面。”听起来还差不多，意思也没啥变化，好象还有 些升华，可是谁TNND敢说我抄的，这点破事就得这么说 ，中国就那么几千字，咋组合也得有重复的吧。不过，兄 弟姐妹们，切记，可千万别可一只羊身上拔羊毛啊，你可 一个材料翻译，咋翻译都有人家的影子。你不妨多找几个 相同类型的材料，一个上面摘下一块为我所用，然后加上 合理的翻译，一切都哦了，那就完全是咱自己的了。毕竟 ，重新组合也是一种创新吗。顺便，友情提示一下 ，****日报、省报里的评论员文章直接就可以拿来用，可 千万别翻译啊，会弄巧成拙的，大不了，咱再他那段话上 加上引号呗。 入门的东西就这么点感受。这个时期，新秘书的主要特征 ，对自己没有信心，看到谁写的材料都比自己好。如果大 家有兴趣，有时间再谈谈“提高篇”，第二阶段，对自己 高度自信，看谁的材料也不如自己。 （二）提高篇 历经一个周期的艰苦磨练，恭喜你进入整理材料的第二阶 段。这一阶段，显著的特征就是看谁的材料都不如自己。 因为经过一年的整理材料，你接触的了这一年中不同阶段 ，不同类别的政府公文，无论是报告、讲话、文件、经验 材料、调研报告，还是领导个人的述职报告和一切私人性 的材料。该接触的基本都接触到了，该写的都写了，甚至 写了N遍了，掌握了政府公文的整理方法和窍门，心理开始 觉得，原来材料没啥难滴。翻过别人的材料一看，不就那 么回事吗，我不也这么写的吗，我看他写的还不如我呢 ？这就好比你开车刚刚熟练，一上道的速度肯定比新手和 老手快得多，这可是个危险期。此刻，我忠心奉劝有此心 理的仁兄义妹，一定保持戒骄戒躁的心理状态，虚心学习 ，不断提高文字综合能力，奠定你在文字方面的主导地位 ，木秀于林（先不管风吹不吹）。言归正传，就文字材料 本身，想提高，得从哪些方面入手，暂且谈谈粗浅体会。 立题高远，力求一个“新”字。文章的标题就是文章的眼 睛。就材料而言，最吸引人的，能够体现材料新颖于别人 ，莫过于标题了。有经验的秘书都知道，当一篇文字材料 拿到手里，不管是领导还是秘书，首先翻阅的就是文章的 大小标题。这个标题，实际上就是整篇材料的“招牌 ”，必须立足实际，着眼高远，准确无误，新颖超前。本 人在整理材料时，最注重的就是标题的研究。 文章的一级标题大致可以分为三类：一是政府工作报告、 述职报告等类别的固定标题；二是“在XX会议上的讲话 ”模式的简洁标题；三是以经验材料为代表的观点性标题 ，如“延伸领域，拓宽渠道，全面提升招商引资水平”。 还有一种带副标题的标题，多数用于通讯报道，多数属记 者发稿模式，机关接触不算多。 文章的二级标题，也就是每个部分的大标题，视材料类别 可以分为一句话的，两句话的，一段话的。这个标题的长 短，视领导个人喜好而选择。从我服务领导的习惯看，总 结类的用一句话，部署或者说明工作类的用两句话。我看 的资料里，多数基本都是如此。三级标题同二级标题。四 级标题属于基础的文字概括，我基本都用一句话标题，长 了会有沉重感，这一点老秘们应多有体会。 在拟定标题时，我觉得，要注重四个性：一是政治性。政 府机关的文字材料是为政治服务的，必须紧随政治走向 ，围绕大政方针。二是实践性。机关的文字材料基本都是 总结、部署、说明工作的，必须有实践操作性。如果脱离 工作实际，再有理论高度民主，也是一些大官话，大套话 ，空喊大口号。三是概括性。标题一定是下面内容的高度 提练和概括。如果标题盖不住内容，文不对题，那就有点 所问非所答的味道了，文章是不可能高质量。四是新颖性 。很多领导都不喜欢陈词滥调，所以标题尽量不要太大众 化。比如“加强领导”这个词，基本上讲话类文章最后一 个题都是这个，何不妨换成“建立完善覆盖各级组织的领 导体系”，表述的都适宜个意思。建议多动脑，常创新。 五是统一性。就是并列关系的标题，尽量统一格式，统一 语言，显得文章整齐划一，干净利落。杰出代表作是党的 十六大报告前面的总结部分。我习惯的标题形式就是“以 XX为标志，XX有新提升；以XX为标志，XX实现新跨越；以 XX为标志，XX取得新进展”，或者“强势推进招商引资和 项目建设，拉动经济加快发展；强势推进工业经济高速高 效运行，加快工业兴市步伐；强势推进现代农业发展，建 设社会主义新农村”这一类的标题，领导比较认可。但是 这类标题最大的弊病是有局限性，并且跟对联一样，比较 难弄，理论研讨性文章尽量不要这样列题。 把握好两个关系：一是上级标题与下级标题之间的包含关 系；二是同级标题之间的并列关系。之所以提这个简单的 逻辑关系问题，是因为这个问题太常见了。很多材料看起 来没有个数、混乱不清，就是因为打破了这个关系。本应 包含关系的标题，都拉出来单列题，根本不是一个辈份上 的事非拿出来一起说，这文章不乱都怪。这个情况，多看 基层报上来的材料，感触一定很深。 结构严谨，力求一个“稳”字。文章的结构就是文章的骨 架。一篇好的公文，在结构上如同鼎一样，文章各部门互 为犄角之势，不管抽掉哪部分，或者弱化哪部分，文章就 会失重，不协调。要保证文章四平八稳，要适度把握四个 方面。一是内容要全。整理材料之前，要把材料所涉及的 内容全部拉出来，不要怕多，这是文章是否丰满的最基本 保证。这里唠叨两句，很多新秘书常常为文章篇幅小，达 不到要求字数所烦恼。其实这就是文章内容含量小的根本 体现。试想，文章要说二十件事和要说五件事的字数含量 能一样吗？所以不要在字上做文章，要多在事上下功夫。 内容是否全面也是验证你对工作了解是否深入全面的标准 ，这是在反映你的工作能力而不是文字能力。二要条理要 清。换言之，就是对材料涉及内容归纳得一定要准确，位 置摆放一定要合理。这就需要对已经列出的文章内容进行 合并同类项。从政府的公文的一般性规律看，多数是三部 分结构。不过十七大以后，很多地方的材料结构都是多部 分的了。文章要列出几个部分，定下来以后，就要把你拉 出的这些事分门别类的装进去。装的合理与否，这就看你 的分析能力和角度调整问题了。总而言之一句话，文章的 条理，必须清晰、流畅，要让别人看了知道你在说什么 ，而不是把事情杂乱无章的堆砌在那里，给别人云里雾里 的感觉。三是逻辑要清。就是你所表述内容的前后顺序要 符合逻辑关系，先说什么事，再说什么事，这要千万把握 好。千万不要一件事，前面说，中间说，后面还说，让领 导不知道你到底用这件事说明什么问题。如果这件事涉及 多个领域，记得一定调整好角度说。 言词准确，力求一个“精”字。言词就是文章的基础和精 髓，这个不需要解释。在语言表达上，我认为重点要做到 三点。一是话说得要大器。比如说“城市基础设施不断完 善，承载能力显著增强”，就不如说“城市功能显著提升 ，宜居宜业城市初具规模。”“社会事业全面进步，人民 生活水平不断提高“，就不如说“民生进一步改善，和谐 社会建设取得新进展”。具体词语上，“规模扩大”不如 “规模扩张”，“总量增加”不如“总量膨胀”。当然 ，这是我个人看法，不过还是建议说话的时候，要拓展思 维，往大理论、大方向上靠，不要拘泥与工作本身，这样 一来话才能说得大器。另外，话要想说得有劲，多用排比 句、短语，想理论水平高，多用长句子，但是句群划分一 定要合理。二要话要说干练。主要就是句子主、谓、宾的 合理运用，这是语文基础，秘书朋友都具备。建议少用的 、地、得之类的字，翻翻中央党代会报告，一个“的”字 你都删不掉，也添不上，这就看出文字的严谨性了。三要 语言优美。这类词语多出现于祝词、献词、致辞一类的材 料里。正式公文中尽量不要用，会不伦不类。这类词语在 于自己的文学基础和日常积累，只要多看多学，没什么难 度。还有就是古语，适当引用会给文章增添不少色彩，但 是引用的一定要精，千万不要多，而且要保证高度准确。 忙乱之余，信笔乱言，不知所云。请秘书朋友们辩证理解 ，理性分析。有机会再和大家一起探讨整理材料体会之升 华篇，如果让自己从文字材料当中升华出来，真正把材料 作为进步的阶梯。 （三）升华篇 如何从材料当中升