善用系统思维 提升办公室工作水平 当前，我县正以雷霆之势整治城区电动车违法营运行为 ，这是一项改善民生的大事、规范交通秩序的急事、涉及城市 管理的难事。但是，县委县政府以强烈的使命担当和决战决胜 的信心，系统谋划，全面考量，整体推进，毅然向这个城市 “顽症”开刀，打响了整治攻坚战。整个行动可以说是系统思 维的典范，系统论的四个特性得到了很好的体现。一是整体性 。整个整治行动既打击违法又保护合法，既强化行政监管又加 强市场调控，以整治电动车违法营运为重点，同时考虑到社会 方方面面。二是结构性。各个部门都有明确的工作职责和分工 ，构成了整个系统的一个个“要素”，只要各个部门履职尽责 、密切配合，就能达到系统功能的优化，形成整治的强大合力 。三是层次性。这次整治行动最大的特点是成立了高规格的指 挥部，全体领导都是整治工作的责任人，从顶层设计上加强了 领导。四是开放性。既堵又疏，帮助这些以三轮为生的人转岗 就业、寻找新的谋生门路。 黄县长多次强调，要牢固树立全局和统筹观念，以全局观 念、全面观点系统谋划工作。作为办公室，对领导的指示要不 折不扣地落实。同时，系统思维也是我们办公室开展工作的基 本工作方法之一，运用好系统思维，对于提升办公室工作水平 ，提高工作效率，具有重要的意义。 系统思想具有整体性、结构性、层次性和开放性四个属性 。下面我从4个小事例入手，简单地介绍这些属性，重点是谈谈 如何运用这些理论来指导我们更好地开展办公室工作。 一、用整体观认识问题 解放战争时期的淮海战役是解放军在兵力、装备都不占优 势的情况下，同国民党重兵集团展开的战略决战，当初中央军 委决定由第二野战军和第三野战军联合发动淮海战役，毛泽东 就说：“二野三野联合作战，不只是增加一倍两倍的力量，数 量变，质量变，这是一个质的变化。”实践证明，二野三野联 合作战的效果非常好，解放军参战部队60万人，国民党先后出 动兵力80万人，历时65天，解放军共歼敌55.5万人，使蒋介石 在南线战场上的精锐部队被消灭干净，基本上解放了长江以北 的华东和中原广大地区。系统的整体性表明，整体的功能并不 等于它的组成部分功能的简单相加，这就是所谓的“整体不等 于部分的总和”。具体到我们办公室来讲，就是要有强烈的集 体荣誉感，时时处处意识到我们办公室是一个大整体。 一要有团队理念。办公室工作量大、复杂但重要，有时仅 凭单个人的学识和能力，很难在规定时间内完成。良好的团队 协作，往往可以事半功倍，最大限度提升工作效能，有效弥补 复杂的工作需求与有限的个人能力之间的矛盾，达到1+1>2的效 果。办公室在这方面有很好的传统，比如在面临一项大型公务 活动中，各位主任和业务科室积极沟通协调，研究室精益求精 把关文字材料，负责接待的同志精心安排、细心服务，大家心 往一处想、劲往一处使，圆满地完成了一项又一项任务。这些 好的传统要在继承的基础上继续发扬下去。这里我想着重谈一 下各司其职与相互配合的关系。各司其职可以说是现代管理的 金科玉律，职能交叉被视为现代管理的大忌。但是对于办公室 而言，绝对的各司其职不仅不可行，而且会在一定程度上制约 办公室合力的形成。我比较提倡各司其职与职能有限交叉的有 机统一，就是在各司其职的基本前提下，工作人员与科室长之 间、科室长与各位主任之间，职能存在着有限的交叉。这样 ，一方面可以弥补一定程度上个人精力和能力的不足，另一方 面也可以照顾到办公室工作的时间与工作任务的不平衡性，更 有利于工作的开展，这也体现了以工作为重的担当精神。 二要有大局意识。办公室是协助县政府领导开展调查研究 、进行科学决策的“参谋部”，是收集了解工作动态和社情民 意、沟通反馈情况的“信息部”，是开展督促检查、促进决策 落实的“督查部”，是协调各方力量、形成执行合力的“统筹 部”，是提供各项服务、保障机关运转的“后勤部”，工作具 有很强的综合性。办公室虽然不直接抓改革，但却研究改革 ，推动改革；不直接抓经济，但却服务经济，促进发展；不直 接抓社会事业，但却以各种方式推动社会事业，促进社会和谐 进步。因此，办公室要务必牢固树立大局意识，始终从大局出 发思考问题、分析问题、解决问题，时刻以大局为重来检验工 作得失。岁末年初召开的党代会、人代会及三级干部大会明确 了全年工作的指导思想、总体思路、重点任务和奋斗目标，这 是全县的大局。办公室一定要紧紧围绕大局，努力发挥好“参 谋部”、“信息部”、“督查部”、“统筹部”、“后勤部 ”的作用，对领导做出的决策部署和指示要求，都要坚决服从 、坚决执行，不搞变通、不做选择，为全县大局服务、为改革 发展稳定服务。 三要有奉献精神。办公室的根本任务就是服务，服务就意 味着奉献，没有奉献就搞不好服务。办公室工作标准高、时间 长、任务重，且突击性、紧急性的事务较多，经常加班加点 ，大家确实很辛苦，而且苦中无名，苦中无利。这就要求我们 办公室的同志要有不图名、不图利、默默无闻、忘我工作的奉 献精神，正确处理苦与乐、得与失、个人利益与集体利益、局 部利益与全局利益的关系，勤勤恳恳，任劳任怨，谋事不谋利 ，奉献不索取，耐得住清苦，耐得住寂寞，把全部心思和精力 用在工作上，在工作中体现自己的价值，为办公室这个大集体 增光添彩。 二、以结构的观点观察系统 金刚石晶莹剔透，价格昂贵，加工成钻石更显珍贵。石墨 则呈铁黑色，易污染，适合做价格低廉的铅笔芯。虽然它们都 由碳原子组成，但碳原子的结合方式不同，从而导致它们的性 质迥然不同。大量事实表明，系统的性质和功能不但取决于构 成系统的要素，而且取决于要素之间相互联系所形成的结构。 结构不同，功能也不同。各科室作为办公室的基本要素，合理 的结构促进办公室功能的优化，不合理的结构则造成办公室功 能的内耗。面临客观形势的变化，办公室的责任更加重大，内 容更加丰富，节奏明显加快，标准越来越高。要适应这样的变 化，就不能停留在一种结构上，需要进行不断的优化，科室内 部要优化，科室与科室之间也要优化。 一是思想观念上要创新。办公室每天要处理大量工作，做 多了、做久了，容易使人形成思维定势，习以为常，认为办公 室工作就是这一套，习惯于按部就班、凭经验办事，致使办公 室的工作模式化、呆板化。我们要开动脑筋，勇于探索，不断 闯出新路子，干出新特色，善于总结一些被实践证明行之有效 的作法，使办公室的工作始终充满生机与活力。一是遇事不要 恋旧。不能老想着过去是怎么办的，把自己的工作束缚在昨日 的模式中，而应重点瞄着现在与未来，看今天是怎么回事，应 当怎么办，照着葫芦画瓢是永远也画不出新瓢的。二是工作不 要尾随式跟进。要把工作重点放在超越别人、想人所未想、言 人所未言、行人所未行上。要有敢于创新的勇气，做到人无我 有、人有我新、人新我变。三是解决问题不随别人转。当人家 都说好的时候，不妨反过来逆向思维看看有什么不足，还有没 有比这更好的办法，或许能迸发出新的思想火花，形成新的工 作思路。 二是精神状态上要有精气神。办公室是由我们在座的每一 名同志构成，同志们的精神状态直接影响到办公室的精神状态 。很多人带着心中的理想来到办公室工作，一开始都百分之