办会工作经验交流材料 会议作为人们聚众议事、沟通交流、集纳信息、优化决策的 一种通用形式，一直被机关、企事业单位所广泛利用。如何开 好会，开短会，做好会务工作，是保证会议高效的前提。一名 称职的秘书一定是一个组织会务工作的高手。 会务工作即会议的组织、保证和服务工作。一般需要有会议 的领导者、参加者和服务者三个方面的努力配合。这里主要就 服务者即秘书人员所做的会务工作加以论述。秘书做好会务工 作的关键在于会前精心准备；会中做好管理保证；会后及时总 结反馈。 一、会务工作内容 会务工作的繁简，与会议的规定、内容、级别有一定的关 系，一般来说，会议越大，规格越高，会务工作的内容也就越 多，做好会务工作的难度也就越大。对于有些小型会议，仅仅 发个通知，确定时间、地点，做个记录就行，会务工作非常简 单。但对于领导层的某些决策会议，人数虽少，却十分重 要，必须做好精心准备；大型和特大型会议，由于会务工作的 内容较为繁杂，需要由专门成立的会务组来组织、筹备。本文 主要就一般的中型以上会议秘书人员怎样做好会务工作加以阐 述，从会前、会中、会后三个阶段分别进行论述。 （一）会前超前筹措，精心准备。“凡事预则立，不预则 废。”任何会议不管是大，是小，是长，是短，均须有目 标，有计划，有分析，有论证，准备工作必须充分。甚至可以 说，会务工作的成败，很大程度上取决于会议的前期准备工作 细化程度。具体应做好以下几方面的工作： 1.了解掌握相关信息，协助领导做好会议议题的确定。议 题或由领导提出，或由秘书人员收集，但必须把握住一个原 则，就是一定要弄清领导开会的真正意图，通过开会要解决什 么问题，达到什么目的。对收集到的议题要不断进行筛选，反 复送交领导审核，必要时还要准备一些预备议题，以便见缝插 针，同时尽可能避免把不成熟的议题带到会议上去。 2.做好会议的经费预算工作。包括占场费、租金费、用品 费、设备费、培训费、资料费、住宿费、交通费等预算。制定 会议经费预算应本着勤俭办会、节约办会的原则，尽量降低会 议的成本，另一方面也要有一定的弹性，注意留有余地。如果 把一个只有几十个人参加的工作会议预算经费支出为10万 元，那就是一次失败的会议费用预算。 3.做好会议议程、日程的制定。会议议程是对会议主要内容 所做的顺序排列，应当简明概略，切不可拖沓冗长。会议日程 是会议议程在时间上的具体安排，一般采用表格式，将会议议 程的各项分别固定在会议期间每天的上午、下午及晚上三个单 元，使与会者一目了然，反之，就会让与会者之间互相打 听，谁也没有一个准确的说法。举例来说： 2月18日预备会议 2月19日正式会议 2月20日会议结束 上例的这个会议日程安排表制定得就不算很成功，因为它违 反了会议日程的制定方针（应把与与会者有关的需配合的事项 准确无误地事先告之），所以在制定会议议程、日程的安排 上，一定要做到明确、具体、准确、无误。 4.做好与会人员范围的确定及会议通知的发送。注意何种规 格档次的会议由何种层次与何种身份的人参加。据我所知，现 在社会上有些单位办会，动不动请上一堆“名人”，根本不按 会议的实际需要确定与会人员。这样做，除了给会议的主办单 位与会议的组织者增加会务工作负担外，什么作用也达不到。 拟定与会人员名单，应根据会议的实际需要，做到应参加者不 漏，不应参加者不请，尽量避免以上情况的发生。在发送会议 通知时，一定要注意其准确性，把会议的时间、地点、对象及 注意事项预先打在一张通知单上，按单通知至相关单位与个 人，秘书同时需记录下接收此会议通知的具体人员，确保信息 传递到位。 5.做好会议文件的准备。会议文件的准备工作也是会前工作 的一项重要内容。包括两方面内容，一是会议文件尤其是会议 的报告稿、领导人的讲话稿等主旨文件的起草工作一定要提前 做好准备。为达到这一要求，秘书人员必须做到有快手备 用，并能熬夜突击。二是会议文件的印制及复制工作，复制的 文件一定要做到标准化、规范化，同时在复印前一天对复印设 备的功能进行确认，避免越是紧急，越是有重要的文件需要 印，机器越是出毛病的情况发生。 6.做好会场布置。主要包括会场的布置工作及会议用品的准 备工作。会场的布置，主席台的设置，座次的安排以及为烘托 渲染气氛所做的装饰都要依会议的性质及会议的要求而定。会 场用品的准备一般包括会议的必备用品（文具用品、桌椅、台 布、茶具及扩音、照明、通讯设备）的准备及会议的特殊用品 的准备。专业性的特殊的会议还需准备特定的会场用品。如选 举会议所需的投票箱、选票，表彰会所需的奖品及领奖时的音 乐；专业性会议所需的幻灯机、投影仪；谈判性会议需准备的 签字笔。这些必备用品及会议的特殊用品都要提前送到会 场，且要一一检查过确保好用，有效。 7.做好会议行政事务性准备工作。主要包括做好与会人员的 迎送、交通、食宿、后勤保障、医疗、参观访问、文化生活等 安排，这些行政事务性工作要打好提前量，并一一细化，责任 落实到人，每个人都把分内的工作做好，会议的质量就有了保 证。 8.做好会议服务人员的培训工作。会务工作的成功与否与会 议会务人员的服务质量有直接的关系。训练有素的称职的秘书 服务人员应做到仪表举止端庄得体；用语礼貌谦和；态度热情 大方，善于办事，恪尽职守。不难想象，一个没有经过训练、 不分场合，把持无度，举手投足依个性所为的会议服务人 员，怎能把会议筹划、组织、服务得到位？ 以上所列的是会前准备阶段八个方面非常重要的工作，只有 同时做好这八个方面的工作，会前工作的准备才可称之为充 分，也只有做好这些，才能保证会议进行阶段及会后阶段工作 顺利进行。 （二）会中协调控制，做好管理保证。主要应做好以下四方 面的工作。 1.做好会议的报到、签到工作。会议的签到用品，会议签到 时发放的材料一定要准备充足并提前送到会场，放到指定位 置，摆设好，同时礼貌热情地接待与会人员，并设专人引导与 会人员做好签到。 2.做好会议文件用品的发放及会场各种设备的操作工作。会 议期间分发的文件主要是会前未发的文件及会中新产生的简报 类文件。把会议用品及会议所需文具准备充足。秘书还要熟练 使用操作会场内的音响、灯光及通风设备、必要的安全设施的 操作，并能够保证在设备发生故障时，第一时间到达，以确保 会议的理想效果。同时随时保证主席台及会场人员茶水饮料的 充足。 3.做好会议记录工作。秘书人员在做好与会人员签到、发放 完会议材料后，要做好会议记录，学过速记的可用速记，在做 好用文字原始记