办公室主任的协调艺术 不论在党政机关还是在企事业单位，协调办事能力很重要。协调工作归纳起来就 是两种，一是权力协调，也就是刚性协调；二是非权力协调，也就是柔性协调。权力 协调就是协调者依据职责、权限、规章制度，通过行政系统、运用行政命令的方式来 协调。权力协调的方式很多，主要有指令协调法、计划协调法和法规协调法。通过发 出指示、命令，调整人、财、物、技等在时间空间上的配置，是指令性协调；通过修 改计划，调整执行流程，协调各单位的共同行动，是计划协调；通过修订完善规章制 度，用制度规范和协调行动的，是法规协调。作为机关干部对这些应有所掌握，以便 在权力协调过程中充分发挥职能部门的作用。 所谓非权力协调即柔性协调，是我们机关干部常用的协调方式。所谓柔性，就不 是硬碰硬，而是在方式和手段上讲究艺术和方法。 第一，注重软化矛盾 协调的事情办多了，有顺畅的时候，也必然有碰钉子的时候，况且协调面对的就 是大量的矛盾和分歧，解决起来不可能事事都顺利。协调工作碰钉子时，要注意做好 软化、消除的工作，切不可硬碰硬，硬碰硬容易把事情办砸。协调“碰钉子”往往来自 三个方面： 一是协调领导层。比如某领导直接交办一件重要事情，由于事前通气不够，可能 其他领导不同意办或意见不一致，这是出于“夹缝”中的协调。你如果不注意沟通或沟 通不成，办和不办都可能会出现“两头不落好”的情况。若某领导不了解“内情”，就此事 提出批评甚至发脾气时，协调者不能因“受冤”而轻易动怒、甩手，更不能将其他领导 的不同意见和盘托出予以辩解，而必须沉着冷静，有大度容忍的胸怀，主动承担责 任，以缓和气氛。事后再做说明，再行协调。 二是协调领导和部门之间。由于领导与部门之间看问题的角度不同，处理问题的 方法不同，加之个人的素养不同，因而在工作上的矛盾和分歧是在所难免的。机关干 部在协调这类问题时，应着力做好弥合、劝说的工作，扩大其共同点，缩小其分歧 点。来回传话，既不能“失真”，也不能“逼真”，凡有利于协调的话就说，不利于协调的 话就不能说。不要把领导的批评话、部门的牢骚话一股脑儿兜出来，传给对方，更不 能幸灾乐祸胡掺和，这是职业道德所不允许的。如果领导和部门各执己见，一时协调 不通而又必须协调时，那就应当将情况真实地报告其他领导，请其他领导出面协调。 三是协调部门之间。机关干部受领协调任务，如果其他部门不配合，应采取说理 的办法消除误解，取得共识；如果一时不听协调，可在条件允许的情况下，暂时放一 放，待其冷却后，再伺机与有关部门协调；如果分歧较大协调不通时，可报告领导处 理；报告领导，要客观公正地把情况说清楚，不要乱发议论，借机打“小报告”。打“小 报告”最终没有“好果子吃”，这是协调成功的大忌。 第二，讲求语言艺术 语言是协调的重要媒介和基本载体。工作协调能否顺利，讲究语言艺术很重要。 任何协调方式，在语言得体方面都有明确要求，基本的就是讲求准确性、完整性、通 俗性、感染性。常言道：“良言一句三冬暖”，得体的语言既能简明扼要、完整准确地 表达自己的意图，又能使对方入心入耳入脑，使其愉快地接受协调。 一是遵循语言交流规则。人们在社会活动中需要用语言进行交流，为使交流有 效，交流双方总会自觉或不自觉地遵循某些约定俗成的交流规则。常见的有两条原 则10条准则： 关于合作原则。美国语言哲学家格赖斯在20世纪70年代首次提出了合作原 则，认为在语言交流中，言者和听者之间存在一种默契与合作，交流双方都期望并努 力使交流取得理想效果。格赖斯的合作原则可具体分为四条会话准则，对于发挥好语 言在协调中的作用，极有参考价值： 数量准则：说话要不多不少。只说需要的话；不说多于需要的话。 质量准则：说话要真实。不说自知是不真实的话；不说证据不足的话。 关联准则：说话要贴切。 方式准则：说话要清楚。避免语言晦涩；避免歧义；避免啰嗦；井井有条。 总体来讲，上面这四条准则要求在语言交流时，要尽量提供对方所需要的信 息，说话不要啰嗦、冗长、拖泥带水；要诚实，不说假话，避免夸大其词；避免东拉 西扯，文不对题；避免语言晦涩难懂、模棱两可；语言要简洁，井井有条，说话要注 意语速、语调、语气。 关于礼貌原则。英国语言学家利奇则认为格赖斯的合作原则还不能完全概括语言 在交流中的语用功能，他又提出了礼貌原则，从而对语言的交流原则进行了补充和发 展。利奇的礼貌原则具体分为六项准则： 得体准则：尽量少让他人受损；尽量多让他人得益。 宽宏准则:尽量少让自己受益；尽量多让自己吃亏。 褒扬准则:尽量不贬低他人；尽量褒扬他人。 谦虚准则:尽量少褒扬自己；尽量贬低自己。 一致准则:尽量减少自己对他人的分歧；尽量使自己与他人的意见一致。 同情准则：尽量减少自己对他人的反感；尽量增加对他人的同情。 合作原则和礼貌原则是促使语言交流成功的语用规则，是根据语言规律和社会行 为规范构建的，所以，我们要想协调顺利进行并取得成功，就应当认真去领会、把握 和实践这些规则。 二是注意区别对象。说服力产生的最大要素，就是区别对象选择适宜的说辞。如 果不管对方是谁，都用一种方法去说服，就很难顺利达