拒绝性答复函写作应注意的几个问题 函，“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复 审批事项”。凡是不相隶属的机关之间，不论是联系工作、告知情况，还是问 题问答、事项请批，都可以以函的形式行文，主要用于解决具体事务。由于行 文关系的不相隶属性和行文内容的事务性等特点，函的使用范围极广，使用频 率极高，可谓公文中的“轻武器”。 在日常工作实际中，常常遇到这样的情况——由于种种原因，来函所商洽、 联系的工作或事宜，我方无法提供支持或帮助；或对某问题的意见、看法与对 方有分歧。这种情况下，拒绝性的答复函如何写得恳切、得体，符合函的写作 规范？笔者拟以以下写作练习题为例，谈谈拒绝性答复函写作应注意的几个问 题。 3月20日是世界水资源日。为了了解世界水资源情况和我国水资源利用状 况，某校举办“水资源与我们的生活”主题活动，并邀请某水利研究院协办。 为联系具体事宜，去函商洽：一、联系参观研究院水净化实验室；二、邀请研 究院张教授做主题讲座。某水利研究院收函后，经研究答复可以安排参观实验 室，但鉴于各种原因，无法安排张教授做讲座。请替该水利研究所拟写复函。 1.态度鲜明，事项表述明确复函，要针对来函事项逐一郑重答复，具体明确。 对一些没有确定的事，要用商量的语气；对已经确定的事，要说得清楚明白。 对于来函商洽的工作事宜，同意什么、不同意什么，应明确表态，切忌模糊笼 统、犹豫不定。有关具体事务的办理和操作，要有大致的安排，或提供联系方 式，便于对方单位及时处理，提高工作效率。同时，要注意表述的条理性。如 果事项简单，可一段写成；如果事项较复杂，或要求较多，应该分条目逐一答 复。 函的使用不受级别高低、单位大小的限制，收发函件的单位均以平等的身份进 行公务联系。因此，尤其在表达拒绝事项时，要注意防止两种倾向：一是过 分地考虑对方的感受，认为直接而明确的表示拒绝会给对方造成不快，影响相 互关系和今后的合作。因此，语言过于委婉、客套，以至于影响了基本意思的 传达。如“恐怕此项合作有一定难度”，这样的表达会带来不同的理解。虽然 照顾到了对方的感受，但同时也会给工作的开展造成不必要的麻烦。另一种倾 向是不考虑行文关系的平等性，简单地直接使用生硬的、命令性的语言表示拒 绝，如“不同意合作”、“