会议筹备工作十要点
会议的筹备工作表面上看显得纷繁复杂，但实际上还是有章可循的。笔者结合多
年的实践，谈些粗浅的做法和体会，与同行们进行交流。关于会议的筹备，具体讲要
做好以下十项工作。
一、确定会议名称
会议名称也就是会议的题目，如“全国卫生工作会议”“全国新型农村合作医疗试点
工作会议”等。规范的会议名称一般由三部分组成：一是会议范
围，二是会议内容，三是会议性质。其中会议性质包括“现场会”“启动
会”“工作会”“座谈会”“研讨会”等。
二、初定会议步骤
会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。议程是会议议题的先后顺序，是会议
程序的基础。程序是对会议各项活动，如各种仪式、领导讲话、会议发言、参观活动
等，按照先后顺序做出安排。日程是对会议的活动逐日作出的安排，是程序的具体
化。会议的步骤是会议有条不紊进行的保证，一旦经过领导批准，切不可随意变动。
三、草拟会议通知
会议通知一般包括会议的名称、开会的目的和主要内容、会期、会议地点和食宿
地点、与会人员、报到的日期和地点、需要携带的材料和数量及材料的打印规格、个
人支付的费用、主办单位、联系人和联系电话等要素。会议通知最好由与会议主题相
关的人员起草，这样更有利于通知的顺利起草。报请上级单位批准的会议，报送请示
时，要附上会议通知的代拟稿。
四、会议经费预算
会议经费预算开支的项目一般包括与会人员的食宿费、会场的租用费、会标的制
作费、会务组和工作人员的房费、胶卷购买和冲洗费用等。如果需要邀请专家学者讲
课、作报告，还要将专家的讲课费、交通费和食宿费等预算在内。
五、办理会议报批
重要的会议必须报请领导审批。会议的请示要讲清开会的理由、会议的议程、会
议的时间及会期、地点、参加会议的人数和人员级别、会议的经费预算和准备情况
等。
六、下发会议通知
会议通知务必经过处室领导审核，主管领导签发。下发会议通知要专人负责，避
免遗漏、错发和重发。下发会议通知应注意两点：一是会议通知下发
要及时。下发过早，参会人员容易遗忘；下发太迟，与会人员收不到会议通知，即
使收到通知，难于安排手头的工作，也会降低会议的出席率。二是会议通知发
出后要抓反馈。涉及多个部门、内容重要的会议要随会议通知附会议回执，内容
包括参加会议人员的姓名、性别、民族、职务（职称）、联系电话、到会的日期、车
次和航班号以及返程的日期、车次和航班号等。会前1～2天还要再次联系，以确保与
会人员能够按时参会。
七、准备会议材料
会议材料主要有三种：一是会议文件，包括下发的正式文件、文件讨论稿或征求
意见的文件；二是讲话材料，包括领导讲话材料、书面交流材料和会议发言材料；三
是会议主持词。在这里笔者重点谈谈如何准备会议主持词，
