接听值班电话事小学问大
十年前，我成为办公室的一名新兵，接到的第一个任务就是接听值班电话。当时
心想：这有何难？小事而已。是个人会说话，就能接电话。万万没想到，这种漫不经
心的态度让初来乍到的我栽了个大跟头。
一次，我接到上级单位通知开会的电话，记录时没留神，把会场327房间错写
成237房间。之后，大量错误的会议通知单就这样印出去了。开会当天，参会领导们
纷纷跑错会场，导致大面积迟到，至今回想起来，仍深感惭愧。
事后我认真反思，体会到办公室工作联系广泛、事务繁杂，一通十几秒的电话都
可能包含很多重要信息，接听值班电话，看似事小，却大有学问。
思想不能放松，做到胆大心细。接听电话是办公室新人熟悉工作的第一步，也是
维持机构日常运转不可或缺的重要一步。
在党校工作，常常会接到各种类型的电话，如推销书籍和培训班的、打着上级部
门的幌子提要求的、直接索要某领导私人手机号码的⋯⋯卖力推销者有之，虚张声势者
有之，摆谱耍横者有之。
对于这些复杂情况，值班员首先应绷紧思想的弦，不要被“吓着了”，应迅速稳定
情绪，态度不卑不亢，对答有理有据。此外，还应做到心细如发，善于通过对方的“蛛
丝马迹”进行判断并采取措施，该转接的转接，该回答的回答，该拒绝的拒绝，坚守涉
密信息和私人信息绝不泄露的工作原则。
做好来电记录，力求规范齐全。一通十几秒的电话，或许就是一项重要工作的起
点，来电记录如果出错，后续工作将难以顺利开展。不管是上级来电还是群众来
电，都应力求听清每一个词、记准每一个字，遇到没听懂或没听清的情况，多问几
遍，一定不要自作主张胡乱猜测。
记录时，一方面，要确保规范。来电记录可将一页A4纸分为上下两联，上联为来
电记录通知单或会议通知单（存根），下联为来电记录通知单或会议通知单，上联留
存根存档，下联交主管领导。
另一方面，要确保要素齐全，实现“五个记准”：
记准来电时间，具体到几点几分。
记准发话机关和发话人，即哪个单位的同志发出的通知，确保信息来源有据可
依。
记准接话人，把传达电话内容的责任落实到人。
记准内容，如果是会议通知，要记准举行时间、地点、参会人员级别和数量等。
如果是领取文件的通知，要记清领取文件的地点、时间，还要询问来电人此件是否为
机要
