连个文件都管不好，你要注意呢 在日常工作中，经常会碰到单位领导或工作人员要一份已经阅过的文件，但有些 单位的文秘工作人员，第一反应是不知失措，往往要花不少时间，才找到文件，或者 翻箱倒柜，闹得鸡飞狗跳，仍然没有找到文件。 一、文件找不到，是办公室文件管理不到位 当前，我国各级党政机关、人大、政协机关、军队机关、企事业单位处理文电都 有文件圈阅制度，最初的发明是源于一次文件找不到。据叶子龙同志的回忆，有一 天，毛泽东同志要看一份中央工委发来的关于土改方面的电报。 胡乔木同志说，这份电报，毛主席已看过，但毛主席说没有看到 过。毛主席还打电话给叶子龙：“怎么搞的嘛，连个文件都管不 好，你要注意呢。”后来，胡乔木和叶子龙商量，凡是给领导的电报都在台头 写上名字，阅后签个字。他俩向毛主席汇报了这一想法。毛主席说：“立个规矩也 好，没有规矩不成方圆么”，然后他在看过的一份文件上面，写下“毛、周、任、贺 阅”的字样，然后在“毛”字上画了一个圈，并签上日期。作为一项制度，文件圈 阅一直坚持到现在。 所谓文件管理，是指单位对收到的、制发的各类文件在保管、使用、废止、销毁 等环节上实行有效的管理。文件管理最考验一个单位办公室管理工作是 否到位，也是办公室工作容易“阴沟里翻船”的领域之一。如某 市政策研究室一位副主任利用职权，向文书要求借阅内部文件，理由是写领导讲话材 料要作参考，文书不执行文件管理的借阅规定，在未经主要领导批准同意的情况 下，把若干文件借给了那位副主任。而实际上那位副主任并不是自己要用，而是提供 给某大学的老师作课题研究的参考材料，结果造成泄密，被严肃查处。因此，各级 各单位决不能把严格文件管理当作可有可无的小事。 二、加强文件管理的规范化，前提是坚持制度化管理。 制度具有依托性和保障性特质。制度只有通过贯穿其中，才能形成一种结构性耦 合关系。制度建设更带有一种自我繁衍、自我扩张、自成一体的内驱力。一项制度发 挥作用，通常要依赖于其他相关制度的声援，制度威力源于体系力量。建立文件 管理制度，是加强文件管理规范化的逻辑起点。 各级各单位要建立健全本机关的文件管理制度，通过规章制度确保管理严格规 范。文件管理的制度化在一些基层单位如小规模企业、中小学校、社区、村等易被忽 视，相对来说，县以上的党政机关、人大政协机关、军队机关及大专院校、规模以上 企业等企事业单位比较重视。但制度化不等于规范化。制度化只是提供 有章可循，如果落实不了，与没有制度完全一样。如：有一个单位收 到了一份上级机密文件，这样的机密文件在年底要退回到发文单位的。按规定应当在 当晚把这份文件从领导办公室收回。结果那天领导把这份机密文件带着出差去了。若 干天以后，文书通过领导的联络员要这份文件，怎么也找不到。到年底被上级单位通 报批评。 三、提高管理人员素质是文件规范化管理的重中之重内容 各级各单位特别是县以上单位要由文秘部门或者专人（一般由文书）统一管理文 件。管理文件的文书是重要岗位，人员的政治素质至关重要。无 论是专职还是兼职文书都要把政治标准作为配备的第一标准。现 在，我国一些单位对一些文书的配备和管理比较松懈。如某个设区 市的党