浅谈做好政府机关部门的会务工作 1 引言 市政府办公室行政科是政府机构服务的助手，严格遵守党和政府出台的法律法 规，完成好上级领导安排工作任务。会议会展涵盖会务筹备、沟通协调、各单 位枢纽部门，是联系群众、联系单位的桥梁和纽带，会务工作效能和工作服务 水平的高低直接影响会议的效果，对市政府领导的科学决策和决策的正确实施 发挥很大作用，并影响区域经济发展的大局。 市政府所有会议通过组织、协调、沟通，在会议目的地召集各级领导干部商议 事情。会议会展分为大型会议会展活动、中型会议会展活动和小型会议会展活 动，包括场内及场外会务。政府相关部门及秘书部门对有关职能部门进行把关 和安全评估，坚持精简和从严审批原则，分析会议会展是否有必要开，能否合 并开，检查是否安全，可否用其他方式解决问题等。 会议会展的形式分为线上和线下，线上会议会展：电话会议、电视会议、视频 会议、APP视频以及QQ、抖音、钉钉等网络会议会展。线下会议会展：观摩会 议、现场会议、座谈会、茶话会、协调会议、工作性会餐和普通会议以及展览 城、大广场、影播室、影剧院等现场活动。 2 会议会展的发展趋势 第一，随着社会经济的发展，会议会展需求量不断增加。当前，社会各项经济 指标增长、人文交流不断，会议会展的数量不断增加，在会议会展内容上进行 创新成为会议会展的新亮点。 第二，在“会海成灾”时，会议会务质量亟待提高。会议泛滥已经成为一个全 球性的基本问题。“会海”即会议数量过多，这是当今普遍现象，要想解决这 一问题关键不在于对于会议数量的直接减少，而是要针对会议创新性不足、质 量差的问题对会议内容进行精简、对会议要素进行协调。因此，要想真正做到 精简和创新会议会展，必须有效提高会议的效能及质量。政府相关部门秘书人 员和会务工作人员在会议会展组织协调工作中做到更加科学、合理，避免盲目 性、随意性，严格落实会议会展活动中最基本的要素，实现对会议会展的合理 化、科学化管理，梳理工作议程。 第三，社会及政府组织会议会展时有其特殊工作要求，例如，政府工作会议会 展的内容、目标有很强的机密性。保守会议秘密是会议秘书工作人员的任务之 一，需要对人物、场地、时间等保密。会议会展是具有领导等级的活动。会议 会展工作者应在约定时间内布置完会场，按时参加会议。主场会议会展秘书工 作人员应有较高的时间观念，决不能出现无故缺席、会议会展记录人员缺席或 会场未及时布置好等问题。 3 会议会展的基本作用 ①信息沟通，互通情报。会议会展通过报告、发言、讨论、交流等形式，相互 了解、相互协调，克服问题认识上的主观局限性。 ②发扬民主，科学创新。会议会展可以体现民主决策的重要意义，听取各种不 同意见，集思广益。 ③互促进步，人文和谐。会议会展是人与人的直接交流，物与物的直接接触。 通过交流思想，总结出好与坏，有助于发挥上下级之间的协调作用，增进同事 之间彼此了解，实现人文和谐，不断完善会议会展成果。 ④驱动经济，促进消费。会议会展形式众多，形成一种现代化会议会展经济 圈。 4 会务工作的基本内容 4.1 会议会展筹备工作 会议会展筹备的重点是有亮点、有序、安全、策划性，必须在会议会展前期筹 备到位。会务策划工作的完成情况，直接影响整场会议会展的成功与否。会场 秘书组必须以高度的责任心做好会议策划筹备工作，会议会展筹备工作主要包 括拟定会议流程、准备会议会展材料、布置会场。 4.1.1 会议会展计划书 会议会展议程是一套完整的计划书，依据会议会展主题制定顺序计划，将其作 为会议会展讨论、解决问题的大致安排。计划书需要明确会议议程的制定程序 以及会议日程的编制方法。制定会议议程时，注意将主要的、具有保密内容的 议程放在最后或者加密，编制普通会议会展的会议日程时，要明确参加会议的 对象和议程。 4.1.2 会议会展现场保障 会场资料包括嘉宾资料（会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文 具、代表证、房号和餐券、小礼品等）、会务资料（接站一览表、来宾登记 表、住宿