三步九扣发放好会议材料 发放会议材料，既是办公室人员的经常性工作，也是办会人员的常规性事务，貌 似简单，想做好并不容易。 发放前，精心谋划、想透全程 紧扣会议方案，确定材料发放形式。主动对接会务承办人员或会务组，研究会议 实施方案、会议指南等，及时掌握材料发放的时间、地点、对象及其他要求，并根据 不同的会议规模，确定不同的发放方式。 比如，对人数较少、议程简单的小型会议，既可以会前根据登记记录依次发放材 料，也可以在时间紧急的情况下，先行按份号依次发放材料，会中及时做好补登工 作；对人数较多、形式复杂的大型会议，要在会前根据会务工作部署，制定材料发放 任务及人员分工安排方案，明确具体责任，并制定会议材料运行表，明确发文日期、 材料标题、供稿单位、送印时限、交付时限、分发时限、分发范围等，施行“挂图作 战”，确保发放材料准确、及时、安全。 紧扣运转环节，协调起草、印制、运输三方。主动对接材料起草组负责人或具体 起草人员，动态掌握材料的起草、呈报、签批等情况，尽力压缩定稿与印制之间的运 转时间，留足会前发放材料的准备时间，可根据材料类别、密级、数量等的变化灵活 调整人员分工。 主动对接印制部门，按照主次先后和轻重缓急，优先印制时间紧急、重要的会议 材料，及时按程序交付发文人员。 如遇到材料不能按计划印制、交付的情况，要第一时间向会务负责人或相关领导 汇报并提出合理的补救建议。如果会议地点与印制地点之间距离较远，还要提前备好 车辆，做好会议材料的运送、移交、保密等工作。 紧扣确保整体效果，积极主动补台。“一字之失，一句为之蹉跎；一句之误，通篇 为之梗塞。”发文人员领取会议材料后，既要按照任务及分工安排做好联系协调、材料 发放等本职工作，还要做好补台、把关工作。要认真核对标题、密级、页码等内容是 否无误，检查文字、数字、标点符号等用法是否规范，对一些明显错误，及时联系文 稿起草人员或负责人核对。比如，“预选候选人名单”与“候选人名单”就容易混淆，虽然 仅有“预选”两字之差，但内涵却有天壤之别。 另外，如有粘连、缺页、破损等不符合要求的材料，要迅速协调更换。 发放中，严谨细致、查漏补缺 紧扣登记记录，时时校准份号。需要在会议报到时发放的会议材料，按材料份号 登记后由参会人员或相关工作人员签名领取。 需要在会场发放的会议