关于2026年度档案管理工作的自查自纠报告

关于2026年度档案管理工作的自查自纠报告 根据区档案局《关于开展2026年度机关档案工作规范化检查 的通知》要求，本单位对照《中华人民共和国档案法》《机关 档案管理规定》及本市档案管理条例，对2023年至2025年期间 形成的文书、会计、业务及电子档案进行了全面自查。本次自 查旨在摸清家底、查找漏洞、消除隐患，重点聚焦收集归档的 完整性、保管利用的规范性以及安全管理的严密性。现将具体 自查情况、发现问题、原因分析及整改措施报告如下。 一、自查开展基本情况 本单位高度重视此次自查工作，成立由办公室牵头，各业务 科室负责人参与的档案自查工作小组。自查工作 于2026年9月15日启动，至10月15日结束，历时一个月。 在核查范围上，我们采取全面梳理与重点抽查相结合的方 式。一是查阅了2023年至2025年三个年度的文书档案目录，共 计42卷；二是核对了同期会计凭证、账簿及财务报告，共 计18册；三是抽查了基建项目、政府采购等重点业务档 案15卷；四是调取了数字档案管理系统中的电子数据备份记录 及日志。 需要特别说明的是，由于人事档案由区委组织部统一管 理，声像档案（照片、录音录像）尚处于分散收集阶段未完全 移交档案室，本次自查未将上述两类档案纳入实质性核查范 围，仅就其现行管理机制进行了简要梳理。此外，对于2022年 及以前已移交区档案馆的档案，本次仅通过查阅移交清册确认 交接手续完备情况，未进行实物复核。 二、收集归档方面存在的问题 对照档案收集归档制度，我们发现虽然大部分常规文书能够 按时归档，但在归档及时性、材料完整性和电子文件同步归档 方面仍存在薄弱环节。 第一，部分业务档案归档滞后。经查，2024年度的合同管理 类档案，有3份补充协议直至2025年6月才完成整理归档，滞后 时间超过半年。主要原因在于业务经办人员重签订轻归档，认 为只要合同原件在手即可，忽视了档案管理的时效性要求。虽 然最终完成了归档，但造成了档案检索链条的暂时断裂，影响 了查阅效率。 第二，归档材料要素不全。在抽查2025年的政府采购项目档 案时，发现2个项目缺少验收环节的关键支撑材料。其中一个信 息化建设项目，档案中仅有采购合同和发票，缺失了第三方出 具的软件测试报告和用户验收签字单。另一个办公设备采购项 目，缺失了资产入库单据。这些材料的缺失导致档案无法完整 反映项目全生命周期，存在审计风险。经核实，这些材料实际 上由业务科室单独留存，并未按规定随主卷一并归档。 第三，电子文件归档不同步。目前本单位实行纸质与电子双 套制归档，但在实际操作中，电子文件归档往往滞后于纸质文 件。检查发现，2024年形成的红头文件电子版，有12份未在办 公自动化系统中挂接原文，仅保留了文件标题和文号。另有5份 重要会议纪要的电子扫描件清晰度不足，无法直接阅读，需重 新扫描。这反映出我们在推进档案数字化过程中，缺乏有效的 技术校验手段，过度依赖人工操作，导致漏项和质控不严。 三、保管利用方面存在的不足 在档案实体保管和利用服务环节，主要存在库房管理细节不 到位、借阅登记流于形式以及鉴定销毁程序不规范等问题。 首先，库房温湿度控制记录不连续。本单位档案室配备了恒 温恒湿设备，理论上应每日记录两次温湿度数据。但抽 查2025年下半年的《档案库房温湿度记录表》发现，有18天缺 失记录，另有7天记录数据雷同，疑似补填。虽然设备运行正 常，室内环境未见明显异常，但记录的缺失使得我们无法追溯 特定时段的环境变化，一旦发生档案霉变或虫蛀，将难以界定 责任和分析原因。 其次，档案借阅登记手续简化过度。为方便工作，部分内部 借阅未严格履行审批签字手续。经查，2025年共有23次档案查 阅未在《档案借阅登记簿》上留下完整痕迹，多为口头告知后 直接取阅，事后也未补登。其中涉及两份含有敏感数据的财务 报表查阅，虽确认为内部工作需要，但缺乏书面留痕，不符合 档案安全管理的最小授权原则，存在信息泄露隐患。 再次，到期档案鉴定销毁工作滞后。根据规定，保管期限 为10年的文书档案到期后应进行鉴定，无保存价值的予以销 毁。本单位2013年至2015年间形成的部分短期保管文书早已到 期，但至今未组织鉴定小组进行价值评估和销毁处理。这些档 案占据库房空间，增加了管理成本，且因长期无人问津，存在 误毁或丢失的风险。迟迟未开展鉴定的原因主要是人手紧 张，且担心鉴定失误承担责任，导致采取消极搁置态度。 四、安全管理方面的隐患 安全是档案工作的底线。本次自查重点排查了实体安全和信 息安全，发现物理防护措施存在老化现象，网络安全策略亟待 升级。 一是消防设施维护不及时。档案室配备的干粉灭火器中 有2具压力指针处于红色区域，表明压力不足，无法正常使用。 虽然每月有安全员巡查，但未能及时发现并更换。此外，档案 室门口的烟感报警器电池电量低，曾出现过误报后未及时复位 的情况，反映出日常安全巡检存在盲区，责任心不够强。 二是门禁与监控系统存在死角。档案室安装了门禁系统和视 频监控，但监控探头角度固定，只能覆盖入口和主