接待礼仪:你会打电话吗?
接待工作比较复杂,也是政务礼仪集中的场景,下面按照接待访问团的时间顺
序,从打电话联络一直到送行,讲述接站、见面、介绍、乘车、会场、宴会等各种接
待礼仪。
先说打电话。
电话经常打,但电话礼仪知多少?首先要了解电话与礼仪的底层联系。
第一,你的声音,是他的第一印象。电话里只能听到声音,双方只能从语气上分
析对方。因此,要尽量使自己的语气清晰、亲切、悦耳,尽量使用礼貌用语,如您
好、请问……
第二,你的态度,是个人素质的体现。中国是熟人社会,对熟人和陌生人往往是
两张脸,而在礼仪方面,对陌生人的态度更能体现一个人素质。尽管打电话不见
面,但请相信:一个人是笑着打电话还是黑着脸打电话,电话的另一端的人是能够感
受到的。微笑,别人“听”得见!
第三,你的回答,是单位的形象。回答尽量不用负面语言,对方电话打错了,或
者需要转接的时候,特别能体现单位形象。最忌讳的话是“我不知道”,不知道可以
说“我给您打听一下”“我给您问问”。
具体操作中,如果是给对方打电话,应该:
1.草拟内容。将要沟通的事情写下来,一样一样地落实,避免反复拨打、重复询
问,既占用了彼此时间,又给对方留下不靠谱的印象。
2.选好时间。工作电话尽量在工作时间打,除非特别紧急。重要的事情不要在周
五下午跟对方联系,因为第二天是周末,到周一回来上班,可能沟通的事都忘了。外
国政要、企业会利用这个时间发布不好的消息,以减少关注,减轻事件发酵带来的负
面影响。异性更不要在工作以外的时间打电话,特别是晚上不要打电话。
3.拿起电话后先确认对方的身份。中西方打